Największe wdrożenie AX w Polsce

Wdrożenie Microsoft Dynamics AX w Provimi Polska Sp. z o.o. to największe wdrożenie tego systemu w Polsce. Charakteryzuje je duże rozproszenie terytorialne oraz specyfika rozwiązań branżowych. Z systemu AX korzysta w firmie ponad 420 użytkowników.

Provimi Polska Sp. z o.o. to czołowa firma branży rolno-spożywczej w Polsce, lider w dziedzinie produkcji pasz i żywienia zwierząt. Produkcja pasz jest obecnie prowadzona w 11 wytwórniach na terenie kraju. Oprócz wytwórni pasz, spółka posiada Centralne Laboratorium, mieszczące się w Osnowie oraz Fermę Doświadczalną w Czaplach. Obok produkcji Provimi Polska prowadzi handel krajowy i międzynarodowy towarami rolnymi.

Sytuacja przed wdrożeniem

Provimi Polska powstała w 2005 roku z połączenia dwóch firm: Provimi Polska Holding oraz Rolimpex. Wcześniej Rolimpex składał się kilku przedsiębiorstw, które zostały scalone w jedną firmę o wielu lokalizacjach. W każdej lokalizacji działał inny system. - W całej grupie mieliśmy sześć różnych systemów komputerowych obsługujących wytwórnie, często przestarzałych. Każda wytwórnia stanowiła centrum zysków, z pełną księgowością i obsługą kadr. Lokalizacje były połączone siecią WAN, ale wyłącznie pod kątem komunikacji, Lotusa, natomiast dane finansowe spływały w postaci plików Excela do centrali w Warszawie i tu je łączono. W firmie było sześć różnych systemów finansowych. ­– przedstawia sytuację, Sławomir Gadomski, informatyk w Provimi Polska - Przy tak dużym przedsiębiorstwie to nie miało to racji bytu. Należało znaleźć rozwiązanie. Zdecydowano się na wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie ERP. Wybrano Microsoft Dynamics AX. Dlaczego? - W Provimi Holding pracował system Microsoft Navision, jednak okazał się za mały dla firmy tej skali co nasza, dlatego zdecydowaliśmy się na AX, należący do tej samej rodziny co Navision. – wyjaśnia Sławomir Gadomski. Wykonawcą wdrożenia została firma Bonair. - W spółce Rolimpex pracował system Bonair, Bonmaster. Bonair miał także dobre referencje i duże doświadczenie z AX. Był także największą firmą, z pokaźnym zapleczem ludzkim, a to było duże wdrożenie, angażujące kilkunastu konsultantów i kilku programistów – wyjaśnia Sławomir Gadomski.

Zakres wdrożenia

Wdrożenie było długim i żmudnym procesem. Rozpoczęło się w drugiej połowie 2006 r. i trwało ponad 3 lata. Równolegle w Provimi przeprowadzano zmiany organizacyjne polegające na centralizacji wszystkich procesów biznesowych niezwiązanych bezpośrednio z produkcją. Obecnie w siedzibie spółki w Warszawie skupia się centrum koordynacyjne i organizacyjne, a także handel, zaopatrzenie surowcowe, finanse, administracja. Centrum Operacyjne – Pasze w Osnowie sprawuje nadzór nad produkcją oraz sprzedażą pasz i produktów paszowych. Sprzedaż pasz jest prowadzona przez 5 regionów sprzedaży, w których są zlokalizowane wytwórnie pasz spółki. Funkcjonalnie Microsoft Dynamics AXobejmuje wszystkie obszary działalności firmy. - Wspiera księgowość, kadry i płace, zakupy, sprzedaż, produkcję, w tym szacunek kosztów. Szczególnie istotny jest właśnie ostatni moduł, pozwalający czuwać nad ewidencją kosztów produkcyjnych – mówi Sławomir Gadomski. Zostały wdrożone wszystkie podstawowe logistyczne i finansowe moduły AX: Produkcja, Finanse (Księga Główna, Środki trwałe, Kasa, Banki), Sprzedaż, Logistyka, Zapasy, Formularze i Honoraria. Ponadto po uruchomieniu AX został wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów CasePro autorstwa Bonair, który obejmuje akceptację zamówień i faktur zakupowych w całej firmie – w 5 regionach i centrali. Faktury zaakceptowane w CasePro są automatycznie zapisywane w systemie AX.

Najpierw ujednolicenie i standaryzacja

Pracę rozpoczęto opracowaniem Koncepcji Wdrożenia Systemu (KWS) – dokumentem będącym jednocześnie zapisem planu wdrożenia. Już podczas wstępnych rozmów ustalono, że najpierw należy zestandaryzować w całej spółce procesy biznesowe. - Kiedy rozpoczynaliśmy wdrożenie, to podstawową trudnością była niejednolitość procesów wewnątrz firmy. Inaczej wyglądały procesy w Provimi, inaczej w Rolimpeksie, należało najpierw wydobyć informacje, jak przebiegają. Zmianom podlegała też wizja, jak docelowy system ma wyglądać. Firma była w procesie zmian i ujednolicania, a system musiał być przecież dostosowany do jej działania – mówi Krzysztof Jasek, zastępca dyrektora Działu Rozwiązań Biznesowych w Bonair. Zaczęto od ujednolicenia kodów towarowych. We wszystkich lokalizacjach związanych z wytwórniami niemal każda miała inny sposób indeksowania towaru. To musiało zostać uzgodnione i scentralizowane. Chodziło o to, aby takie same produkty występujące w procesie produkcyjnym, np. kukurydza czy owies, miały we wszystkich regionach i lokalizacjach jednakowe indeksy. - Ujednolicenie danych ze wszystkich systemów w różnych lokalizacjach to była duża sztuka. Należało połączyć ze sobą różne dane, z różnych systemów, różnych koncepcji. Trzeba było przejąć trzy obszary: magazyny, księgi i kadry, ujednolicić kody towarowe, choć część systemów np. nie dawała sobie wprowadzić nowych kodów – mówi Krzysztof Łobos, informatyk w Provimi Polska.

Etapy związane z regionami

Ponieważ Provimi Polska jest organizacyjnie i geograficznie podzielne na sześć części - pięć regionów sprzedażowych oraz centralę w Warszawie – zdecydowano się na uruchamianie systemu AX stopniowo, region po regionie. W pierwszym etapie uruchomiono system w centrali w Warszawie, następnie w pięciu regionach. - Przy tak dużym rozproszeniu terytorialnym i przy tak dużym wdrożeniu nie dałoby się uruchomić wszystkiego jednocześnie z powodów logistycznych. Zbyt dużo danych trzeba było by przygotować. Dlatego wdrożenie odbywało się regionami – mówi Krzysztof Jasek, zastępca dyrektora Działu Rozwiązań Biznesowych w Bonair, odpowiedzialny za wdrożenie w Provimi Polska. - W danym regionie skupiały się wszystkie siły i Provimi, i Bonair, uruchamialiśmy tam produkcyjnie cały system, wszystkie jego moduły i dopiero zabieraliśmy się za następny region. Szczegółowe testy były przeprowadzane centralnie jeszcze przed pierwszym uruchomieniem. Wówczas system był wdrażany w centrali i w tym czasie jeszcze dopracowywany. Dzięki temu powstał model gotowy – po odpowiedniej zmianie danych - do przeniesienia na kolejne regiony, w których można było pominąć etap testów. Takie rozwiązanie pozwoliło realizować wdrożenie zgodnie z harmonogramem, który zakładał bardzo krótki, 3-miesięczny okres przerwy pomiędzy wdrożeniami w kolejnych regionach. W tym czasie trzeba było przenieść dane ze starego systemu oraz zapewnić miesięczne wsparcie techniczne użytkownikom na miejscu, aby nauczyli się radzić sobie z systemem. Gdy kończyło się wdrożenie w jednej lokalizacji, konsultanci Bonair wraz z kluczowymi użytkownikami przygotowywali się do drugiego wdrożenia, gromadząc dane i szkoląc użytkowników następnych lokalizacji. Czas został zatem optymalnie wykorzystywany. Szkolenia były przeprowadzane na bieżąco, tuż przed wdrożeniami, częściowo przez Bonair, częściowo przez Provimi. Przy pierwszym wdrożeniu, w centrali i w regionie, w całości szkolił Bonair, ale sukcesywnie szkolenia przejmowało Provimi. Z uwagi na skalę wdrożenia – dużą liczbę użytkowników i danych - w trakcie uruchomienia był przeprowadzany tuning systemu AX, aby poprawić jego wydajność. Wąskie gardła, które wychodziły już po uruchomieniu, były likwidowane na bieżąco. Fakt, że wdrożenie AX Provimi Polska nie odbyło się wszędzie w jednym momencie stanowił dodatkową trudność. W części regionów działał już nowy system, w części – stary, a raportowanie do centrali musiało się odbywać płynnie i bez opóźnień. W tym okresie przejściowym, trwającym ponad rok Bonair zadbał o to, aby było zapewnione raportowanie w normalnym trybie. Na ten czas zostały zrobione chwilowe rozwiązania.

Poważne modyfikacje AX

We wdrożenie było zaangażowanych ponad 40 osób z Provimi oraz kilkunastu konsultantów i programistów z Bonair. Utworzono 6 zespołów roboczych w różnych obszarach funkcjonalnych z których każdy miał swojego szefa zespołu, pracownika Provimi. Standardowe moduły z AX były poważnie modyfikowane i dostosowywane do potrzeb Provimi. Np. moduł zlecenia produkcyjne, należało zmienić, aby pasował do zlecenia klienta, Obsługi zleceń zasypu, związanego z produkcją pasz i służącego do rozliczania ilościowo-wartościowego produkcji. Produkcja pasz polega na odpowiednim łączeniu i mieszaniu ze sobą różnych składników. Największe modyfikacje w modułach AX dotyczyły modułów produkcyjnych – w rozliczaniu i planowaniu produkcji. Mamy produkcję organiczną produktów rolnych, znacznie trudniejszą do zaimplementowania w każdym systemie niż produkcja dyskretna, podczas której np. składa się urządzenia z różnych części. W produkcji organicznej suma produktów na wejściu zwykle różni się od sumy produktów na wyjściu, bo zawsze zostaje coś na drogach technologicznych, zmienia się wilgotność, wpływając na wagę składników itp. Do tego należało dopasować system AX, standardowo nie uwzględniający takich zjawisk – mówi Sławomir Gadomski.

Zarządzanie recepturami produkcji

Jedną z najważniejszych dla Provimi funkcji systemu AX był moduł zarządzający recepturami pasz. Receptury należą do najcenniejszych i najpilniej strzeżonych tajemnic producentów pasz. Dzięki właściwej recepturze Provimi udaje się zoptymalizować zarówno jakość paszy, jak i jej koszty produkcji. Marże w tej branży są bardzo niskie, więc receptury – poza tym, że mają spełniać normy dietetyczne (odpowiednia ilość kalorii, białka itp.) - muszą być złożone z takich składników, które pozwalają osiągnąć atrakcyjną cenę produkcyjną. Ponieważ cena składników jest różna w różnych regionach, receptury musiały uwzględniać lokalizację, bo pasza o takich samych walorach odżywczych zwykle ma nieco inną recepturę w różnych rejonach. Przy tworzeniu modułu do zarządzania kilkuset recepturami należało więc wszystko to uwzględnić. System AX pobiera receptury ze specjalizowanego programu do ustalania receptur, Bestmix, pamiętając jakiego rejonu dotyczy dana receptura. Standardowy moduł zarządzania produkcją w AX ma aktywną tylko jedną recepturę dla danego produktu w tym samym czasie. Należało więc tak go zmodyfikować, aby jednocześnie obsługiwał kilkadziesiąt receptur, właściwych dla poszczególnych wytwórni. W dodatku każda wytwórnia powinna mieć dostęp tylko do jednej, własnej receptury. Ogranicza to liczbę przypadkowych pomyłek. Dlatego dużo pracy było z tzw. uszczelnianiem systemu, czyli z dodatkowymi zabezpieczeniami uniemożliwiającymi operowanie nie na swoich danych. - Przy dużym rozproszeniu było to bardzo istotne, bo później te dane trzeba było uzgadniać. A pomyłki wychwycone na koniec miesiąca skutkowały tym, że opóźniały zamykanie magazynów i zamykanie miesiąca – mówi Sławomir Gadomski. – Zatem dążyliśmy do minimalizacji liczby pomyłek, bo błędy popełnione lokalnie skupiały się w centrali. Obecnie centrala na bieżąco widzi sytuacje we wszystkich regionach, natomiast regiony widzą tylko swój wycinek danych, w zależności od uprawnień.

Miesięczne raportowanie

Możliwość szybkiego zamknięcia miesiąca była jednym z kluczowych wymagań. Specyfiką Provimi jest rygorystyczny harmonogram raportowania miesięcznego do Provimi Holding. Raporty związane z wynikami za dany miesiąc muszą być gotowe już drugiego dnia roboczego miesiąca następnego. - Jak na tak dużą firmę to niezwykle szybko, zostaje mało czasu na zebranie, obróbkę i przygotowanie danych. Raportowanie nie polega tylko na naciśnięciu guzika „Raport” w systemie. Najpierw trzeba wszystko przeliczyć (np. wycenić magazyny) sprawdzić, czy nie ma niepoprawnych operacji. Wszystkie ewentualne błędy trzeba eliminować wcześniej, aby po zamknięciu miesiąca skupić się tylko na automatycznych operacjach – mówi Sławomir Gadowski. - Zamykanie miesiąca w tak szybkim trybie i zaraz po tym następujące raportowanie to jedna z największych trudności tego wdrożenia. - Żeby się do niego przygotowywać, uzgadnialiśmy z klientem precyzyjny godzinny harmonogram, co ma być wykonywane, gdy się zbliża koniec miesiąca - mówi Krzysztof Jasek.

System obiegu dokumentów CasePro

Po uruchomieniu Microsoft Dynamics AX, Bonair wdrożył system elektronicznego dobiegu dokumentów CasePro. Steruje on obiegiem zamówień zakupu i faktur. Realizuje akceptację zamówień zakupu, które składane są w AX. Zamówienia i faktury spływające do firmy muszą być zaakceptowane przez kilka osób w firmie, w zależności od tego, czego dotyczą, której jednostki biznesowej, na jaką są kwotę itp. Podobną drogę odbywają zamówienia zakupu. Jeśli zamówienia dotyczą lokalnych zakupów, są akceptowane lokalnie. Po centralizacji musiał być wprowadzony elektroniczny obieg dokumentów, bo przy takim rozproszeniu firmy nie wyrobilibyśmy się czasowo – mówi Sławomir Gadomski. Faktury kosztowe, związane z kosztami produkcji (np. za zużytą energię) oraz faktury związane z zamówieniami są weryfikowane w CasePro. Jeśli faktura pokrywa się z zamówieniem, trafia bezpośrednio do modułu Księgowość w systemie AX. Jeśli są rozbieżności – zostaje przesłana na ścieżkę ponownej akceptacji. Po całym procesie akceptacji faktura trafia do systemu finansowego AX, gdzie jest księgowana. Jeśli chodzi o infrastrukturę sprzętową, to wszystkie serwery i zdecydowana większość stacji roboczych została wymieniona. - Sprzęt był już mocno przestarzały, gdyż z zakupami czekaliśmy na nowy system – wyjaśnia Sławomir Gadomski. – Teraz mamy trzy nowe serwerownie: Osnowo i Brzozowo (zapasowa), połączone światłowodem, z łączami idącymi różnymi trasami, w których stoją serwery obsługujące Axaptę i serwerownię w Warszawie, w której znajdują się pozostałe serwery. Wymieniliśmy też ok. 80% stacji roboczych – dodaje Sławomir Gadomski.

Jakie korzyści przyniosło wdrożenie

Bez systemu AX centralizacja nie byłaby możliwa. W Provimi zaszły bardzo poważne zmiany organizacyjne i utrzymanie starego sposobu przetwarzania danych nie wchodziło w grę – mówiSławomir Gadomski. Wprawdzie wcześniej szybkość i jakość informacji, którą otrzymywał zarząd była podobna, jak przy systemie zintegrowanym, jednak oprogramowanie działające w regionach było stare, po części jeszcze DOS-owe, przeważnie nierozwijane ani nieaktualizowane. Co prawda było dobrze znane, dużo prostsze, a zatrudnieni informatycy nad nimi panowali, jednak należało je wymienić. Wdrożenie wymusiło na Provimi jednolity sposób działania we wszystkich lokalizacjach, ustandaryzowało wszystkie procesy. - To był duży plus wdrożenia, ale i jedna z poważniejszych trudności, aby doprowadzić do ujednolicenia i uporządkowania nazewnictwo, używania tych samych indeksów na towary, stosowania tej samej nomenklatury – mówi Krzysztof Łobos, informatyk w Provimi Polska.


Fakty o wdrożeniu

Co

Microsoft Dynamics AX 3.0, moduły: Produkcja, Finanse (Księga Główna, Środki trwałe, Kasa, Banki), Sprzedaż, Logistyka, Zapasy, Formularze i Honoraria. System elektronicznego obiegu dokumentów CasePro.

Gdzie

Provimi Polska Sp. z o.o. to czołowa firma branży rolno-spożywczej w Polsce, lider w dziedzinie produkcji pasz i żywienia zwierząt. Największe wdrożenie Microsoft Dynamics AX w Polsce: 11 lokalizacji na terenie całej Polski, 420 użytkowników.

Kiedy

druga połowa 2006 r. – podpisanie umowy wdrożeniowej, pierwsze przygotowania lipiec 2007 r. – pierwsze uruchomienie w centrali w Warszawie listopad 2007 r. – uruchomienie pierwszym regionie w Osnowie marzec 2008 r. – uruchomienie regionu 2 (kilka lokalizacji) lipiec 2008 r. - uruchomienie regionu 3 (kilka lokalizacji) grudzień 2008 r. – region 5 marzec 2009 r. – region 4

WARSZAWA Centrala Uruchomienie systemu - lipiec 2007 r.

REGION I Świecie, woj. kujawsko-pomorskie Wytwórnie Pasz w Świeciu i w Brzozowie Uruchomienie systemu - listopad 2007 r.

Region II Olsztynek, woj. warmińsko-mazurskie Wytwórnie Pasz w Olsztynku i w Białymstoku Uruchomienie systemu - marzec 2008 r. REGION III Dobryszyce, woj. łódzkie Wytwórnie Pasz w Dobryszycach i w Dobrzelinie Uruchomienie systemu - lipiec 2008 r. REGION IV Tworóg, woj. śląskie Wytwórnie Pasz w Tworogu i w Jarosławiu Uruchomienie systemu - marzec 2009 r. REGION V Bieganów, woj. lubuskie Wytwórnie Pasz w Bieganowie, w Skokowej i w Ujeździe Dolnym Uruchomienie systemu - grudzień 2008 r.

 

Korzyści z wdrożenia

  • jeden zintegrowany system zamiast kilku rozwiązań
  • ujednolicenie danych i uporządkowanie procesów biznesowych w całej spółce
  • wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów
  • łatwy i szybki dostęp do informacji
  • przejrzysty interfejs użytkownika
  • eliminacja ręcznej sprawozdawczości
  • poprawa bezpieczeństwa danych
  • skalowalność systemu – możliwość jego rozbudowy wraz z rozwojem firmy
  • spójna platforma baz danych, ułatwiająca integrację z innymi systemami