Pełna kontrola i automatyzacja

Dokładne wyliczenia kosztów i rentowności produktów, możliwość analiz controllingowych oraz automatyzacja wielu czasochłonnych procesów - to główne cele kompleksowego wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX w spółce WZK Victoria SA zrealizowanego przez firmę Bonair SA. Korzyści jest znacznie więcej.

- Od samego początku zauważalną korzyścią jest orientacja przedsiębiorstwa na procesy biznesowe oraz standaryzacja i integracja procesów magazynowania, produkcji, sprzedaży. Efektem oczekiwanym jest optymalizacja kosztów procesów, dzięki możliwości monitorowania miejsc powstawania kosztów oraz możliwości przeprowadzania analiz rentowności na poziomie produktu, klienta, grupy klientów itp. - mówi Fryderyk Krukowski, Prezes Zarządu Wałbrzyskich Zakładów Koksowniczych Victoria SA.

Wałbrzyskie Zakłady Koksownicze Victoria SA do niedawna korzystały z kilku oddzielnych programów. Wiele danych rejestrowano na papierze, by następnie wprowadzić je do programu np. finansowo-księgowego, co było nie tylko czasochłonne, ale też mogło powodować błędy. Wdrożenie nowego systemu informatycznego podyktowane było potrzebą implementacji nowych rozwiązań w dziedzinie rachunkowości zarządczej oraz informatyzacją przetwarzania danych całego przedsiębiorstwa.

Wdrożenie Microsoft Dynamics AX przez firmę Bonair SA i integracja systemu ze specyficznymi systemami używanymi w Victorii sprawiły, że firma ma jedno spójne źródło danych. Zalety takiego rozwiązania są ogromne - przede wszystkim bieżąca informacja o kosztach uzyskania produktów gotowych i ich rentowności oraz automatyzacja wielu czynności.

Microsoft Dynamics AX wspiera wszystkie ważne procesy realizowane w Victorii - począwszy od przyjęcia surowców potrzebnych do produkcji koksu, po wysyłkę gotowych produktów do kontrahentów.

Prawdziwy koszt zakupu surowców

Dla Victorii przy rozliczaniu produkcji istotne było ustalenie, ile w rzeczywistości kosztuje wyprodukowanie właściwego koksu, a ile - produktów towarzyszących i ubocznych. Możliwość wykonania takich rozliczeń to jedna z najważniejszych korzyści wdrożenia. Wcześniej rentowność produkcji określano na podstawie szacunków. Teraz to ścisłe rachunki.

Surowce do produkcji koksu są przywożone do Victorii na wagonach. Każdy jest ważony i rejestrowany w systemie wagowym. Wcześniej ilość surowca była szacowana przez pracownika i zapisywana na papierze. Obecnie, obok systemu wagowego, działa nowy moduł rejestracji zdarzeń na wagonach, który przesyła do systemu AX dane o przyjętej ilości surowca. Takie zdarzenie jest łączone z dokumentem przyjęcia na magazyn surowców. Efektem jest wystawienie dokumentu dostawy w module zakupów.

Dostosowanie do specyfiki produkcji

W module Produkcja systemu AX wdrożono funkcjonalność zleceń produkcyjnych dla produkcji procesowej. W systemie zakładane są dwa zlecenia. Jedno na mieszankę koksowniczą, produkowaną z surowców. Drugie - na koks, który zostanie z tej mieszanki wyprodukowany. Wcześniej zapisywano dane na papierze i wprowadzano do arkuszy. Na koniec ważono produkt gotowy i na tej podstawie szacowano ilość surowca zużytego do produkcji. Obecnie dokładnie wiadomo, ile jakich surowców zużyła produkcja, dzięki systemom automatyki przemysłowej powiązanym z taśmociągami i podajnikami oraz systemem AX. Pozwala to na szybkie i precyzyjne rozliczenie kosztów produkcji koksu.

Także zastosowany w Victorii moduł produkcji procesowej AX - rozwiązanie Full Scope - uwzględnia specyfikę produkcji koksu, m.in. bierze pod uwagę, że z jednego zlecenia do magazynu zostanie przyjętych wiele różnych produktów gotowych. Unikatowa w module Full Scope wdrożonym w Victorii jest możliwość generowania reguł procentowego podziału kosztów własnych na produkt główny oraz produkty towarzyszące i uboczne uzyskane z jednego zlecenia.

Dokładne rozliczenia - czyli ile nas to kosztuje

Zlecenie produkcyjne jest tworzone jedno na cały miesiąc. W ciągu miesiąca narastająco ewidencjonowane są surowce skierowane do produkcji i produkty gotowe przyjęte na magazyn. Na koniec miesiąca następuje rozliczenie zlecenia i wtedy wiadomo, jakie koszty poniosła Victoria i jak zostały rozdzielone na poszczególne produkty.

Ważny harmonogram dostaw do klientów

W systemie AX jest zaimplementowany cały proces obsługi sprzedaży, począwszy od wprowadzenia zamówienia sprzedaży a na fakturowaniu sprzedaży skończywszy. Na podstawie zawartych kontraktów z klientami w module sprzedaży jest automatycznie generowany harmonogram dostaw. Pokazuje on, jakiego rodzaju koks czy produkty uboczne będą potrzebne, aby zrealizować umowy z klientami. Szef produkcji porównuje harmonogram z planami produkcyjnymi i zatwierdza go lub wprowadza poprawki, które następnie są nanoszone w systemie. Dział sprzedaży widzi więc, czy realizacja dostaw przy przyjętych założeniach produkcyjnych jest zagrożona i może zareagować uzgadniając z klientami nowe terminy dostaw. Harmonogram pomaga też w organizacji dostaw, bo pozwala z wyprzedzeniem przekazać do PKP Cargo, z którym Victoria współpracuje, informację o zapotrzebowaniu na zestawy wagonowe.

Zarządzanie transportem

Ważnym elementem wdrożenia jest dodatkowy moduł - system rejestracji zdarzeń na wagonach i samochodach. Bonair napisał go od podstaw na potrzeby Victorii, która dziennie obsługuje ponad 200 wagonów. Rejestrowany jest w nim każdy pojazd, który wjechał na teren zakładów i każde zdarzenie z nim związane: rozładunek, przyjęcie wagonu pustego lub pełnego, załadunek na sprzedaż, załadunek na potrzeby własne itd.

Dane do tego modułu są wprowadzane automatycznie z różnych miejsc systemu AX. Współpracuje z nim również system wagowy - zważone pojazdy są w nim ewidencjonowane automatycznie. Przed wdrożeniem „zarządzanie wagonami" odbywało się na papierze. Automatyka wagowa generowała raporty, które drukowano, a zawarte w nich dane były ręcznie wprowadzane do systemu.

Usprawniona ekspedycja, automatyczna faktura

W systemie AX są rejestrowane na bieżąco zamówienia sprzedaży oraz tzw. listy pobrania, które określają planowane załadunki: ilość produktu i termin wysyłki. Pozwala to wygenerować listę załadunków planowanych na dany dzień, która jest widoczna w systemie wagowym. Obsługa wag może więc powiązać pojazd załadowany ustaloną ilością produktu z konkretnym wierszem z dyspozycji dziennej. Do raportu w systemie wagowym dopisuje się informację, do jakiego odbiorcy ma trafić dany pojazd. Raport wagowy zawiera też takie dane, jak numer rejestracyjny pojazdu, nazwisko kierowcy, numer ewidencyjny wagonu bądź kontenera.

Raport jest automatycznie przesyłany do AX, w którym dane o za-ładunku są przypisywane do zamówień sprzedaży i generowany jest dokument wydania z magazynu. Wystawienie faktury w AX odbywa się szybko i sprawnie, bo system sam „zbiera" potrzebne dane i przenosi je do faktury sprzedaży. AX, znając koszt własny uzyskania produktów, pokazuje dodatkowo rentowność produktów.

Unikatowe rozwiązania, ciekawe modyfikacje

  • Zastosowanie rozwiązania Full Scope dedykowanego produkcji procesowej - umożliwia m.in. ścisłe wyliczenie rentowności produktów gotowych
  • System rejestracji zdarzeń na wagonach i samochodach - napisany w całości przez Bonair i jego integracja z modułem Produkcja oraz systemem wagowym
  • Funkcja generowania harmonogramu dostaw do klientów - napisana przez Bonair
  • Rozwiązanie BI do controllingu - pozwala zobaczyć, jak kształtują się koszty stałe i koszty zmienne użytkowania taboru kolejowego, zapewnia spójną koncepcję budżetowania, raportowania i sprawozdań wyników

Fakty o wdrożeniu
Co
Microsoft Dynamics AX (Finanse, Środki trwałe, Sprzedaż, Logistyka i Zakupy, Produkcja - znacznie modyfikowana, CRM i Honoraria) - 100 licencji. Integracja z systemem wagowym. Plan 9000 firmy 4Tech do obsługi remontów i inwestycji, zintegrowany z AX w zakresie pobierania faktur z puli faktur, przypisania kosztów i przekazania środków trwałych z inwestycji.BI, Eureca Controlling System - narzędzie do analiz controllingowych.

Gdzie
Wałbrzyskie Zakłady Koksownicze Victoria SA

Kiedy
Październik 2010 - marzec 2012

 

Korzyści z wdrożenia

  • Jedno źródło danych do celów controllingu
  • Ewidencja wszystkich bieżących zdarzeń umożliwiająca bieżącą kontrolę
  • Automatyzacja wielu operacji
  • Ścisłe wyliczanie kosztów oraz rentowności