Teoretycznie wdrożenie Microsoft Dynamics AX w Südzucker Polska SA polegało na aktualizacji wersji 3.0 do 4.0. W praktyce okazało się większym wyzwaniem, gdyż system miał bardzo niestandardową instalację i wiele modyfikacji.

Südzucker Polska, członek europejskiej Grupy Südzucker, to lider branży cukrowniczej w Polsce i Europie. W 2009 r. firma wyprodukowała 374 tys. ton cukru, a jej sztandarową marką firmy jest „Cukier Królewski”. Spółka zatrudnia ok. 700 pracowników, a jej przychody za rok obrotowy od 1 marca 2009 r. do 28 lutego 2010 r. sięgnęły 1,1 mld PLN.
Główna siedziba spółki i zarządu Südzucker Polska mieści się we Wrocławiu. Sprzedażą oraz promocją produktów zajmuje się Biuro Handlowe w Krakowie, przy współpracy z dwoma biurami regionalnymi zlokalizowanymi przy cukrowniach Cerekiew w Ciężkowicach i przy cukrowni Ropczyce. Produkcja odbywa się w pięciu zakładach zlokalizowanych na Śląsku oraz w południowo-wschodniej Polsce.

Sytuacja przed wdrożeniem

Opisana struktura organizacyjna obowiązuje od roku 2008, kiedy zakończyła się – rozpoczęta w 2004 r. - konsolidacja 18 spółek cukrowniczych w jedną całość. Już na początku procesu konsolidacji zdecydowano się na zakup systemu wspomagającego zarządzanie, aby mieć lepszą kontrolę nad procesami w zakładach produkcyjnych. Postawiono na system AX 3.0. Tamto wdrożenie - a właściwie seria wdrożeń, zmieniających się w miarę przejmowania przez Südzucker Polska kolejnych spółek cukrowniczych - stanowiło wyzwanie biznesowe i informatyczne. Można powiedzieć, że wszyscy się wtedy uczyliśmy. Praktycznie przez cały czas wprowadzaliśmy różne zmiany funkcjonalne i strukturalne, dostosowując system do swoich potrzeb – mówi Marek Witkowski, Dyrektor IT w Südzucker Polska. W wyniku takich działań system miał bardzo dużo modyfikacji i nietypowych funkcji, niewiele w nim pozostało rozwiązań standardowych. Ta sytuacja powodowała słabą wydajność i wolne działanie systemu. W dodatku modyfikacje były słabo opisane, często brakowało jakiejkolwiek ich dokumentacji. Dlatego, gdy zapadła decyzja o migracji do wersji 4.0, postanowiono przy okazji te kwestie uporządkować.

Zastosowanie rozwiązań standardowych

Jednym z ważniejszych założeń migracji była standaryzacja systemu i rezygnacja z większości autorskich rozwiązań, które rozwijano w AX 3.0. Podjęto decyzję, aby wdrażać system w wersji możliwie standardowej, w miarę możliwości dostosowując procesy wewnątrz firmy do oferowanych przez niego funkcji. Organizacyjnie okrzepliśmy na tyle, że nie potrzebowaliśmy już rozwiązań na żądanie. Bardziej zależało nam na stworzeniu systemu stabilnego, niż elastycznego. Woleliśmy zmienić pewne procesy wewnątrz firmy, dopasowując je do standardowych funkcji systemu, niż dopisywać tysiąc linii kodu, choć oczywiście, jeśli jakieś rozwiązanie tłumaczyło się biznesowo, to je zostawialiśmy. Postanowiliśmy przeprowadzić migrację tak, jakby to było wdrożenie, zupełnie od zera, by się uwolnić od błędów i zaszłości historycznych – mówi Marek Witkowski.
Do konkursu na przeprowadzenie migracji stanęły 4 firmy. Wybrano Bonair. Szukaliśmy partnera stabilnego, zabezpieczonego m.in. przez zmianami kadrowymi, u którego np. odejście programisty nie spowoduje opóźnień w realizacji. Wybraliśmy Bonair, bo to firma dość duża, z ustalonymi procedurami i od wielu lat działająca na rynku. Przekonali nas, że dobrze nam się będzie współpracowało i… mieli rację – mówi Marek Witkowski.

Najpierw audyt

Współpraca firmy Südzucker i Bonair zaczęła się jesienią 2008 r. od audytu wydajności i funkcjonalności działającego od kilku lat systemu Microsoft Dynamics AX 3.0. Po audycie klient zlecił firmie Bonair migrację do wersji 4.0, z uwzględnieniem wyników audytu.
W praktyce okazało się, że aktualizacja systemu wymaga podobnego nakładu pracy co nowe wdrożenie. Po pierwsze, okazało się, że większość modyfikacji AX 3.0 należało zaimplementować także w nowej wersji. Po drugie klient nie miał praktycznie żadnej dokumentacji działającego systemu, więc trzeba było przeanalizować wszystkie procesy, podobnie jak to się robi przy wdrażaniu projektów od zera.

Najważniejszy etap - analiza biznesowa

Wszyscy zgodnie twierdzą, że najbardziej pracochłonnym etapem wdrożenia była właśnie analiza procesów biznesowych oraz modyfikacji w systemie. Ten etap trwał bardzo długo, prawie 3 miesiące, głównie dlatego, że nie mieliśmy praktycznie żadnych opisów modyfikacji funkcjonalnej systemu. Bazowaliśmy na wywiadach z użytkownikami, którzy często niewiele nam mogli powiedzieć, bo sami nie wiedzieli, co jest standardem, a co zostało zmodyfikowane w systemie - mówi Krzysztof Jasek, Zastępca Dyrektora Działu Rozwiązań Biznesowych w Bonair i szef tego projektu.
We wdrożenie było zaangażowanych łącznie piętnaście osób: 5 konsultantów z Bonair i 10 pracowników prowadzących po stronie klienta. Nad wszystkim czuwał szef projektu. Pracowano w 3-osobowych zespołach, dedykowanych do poszczególnych modułów systemu: Finansów, Zakupów, Sprzedaży, Magazynu, Projektów. W każdym z zespołów był użytkownik kluczowy z Südzucker, odpowiadający za pracę zespołu i koordynujący wszystkie modyfikacje systemu oraz konsultant Bonair. Konsultanci przepytywali osoby z zespołów wdrożeniowych, starając się zidentyfikować procesy. Nad tymi, które zrealizowano w niestandardowy sposób dyskutowaliśmy na bieżąco i często decydowaliśmy się na zmianę istniejących rozwiązań – opowiada Tomasz Kokoszka, Kierownik projektu i Dyrektor ds. Finansów/Treasury w Südzucker Polska. Kładliśmy ogromny nacisk na analizę biznesową, gdyż jej dobre zrobienie znacząco ułatwia przeprowadzenie wdrożenia - uważa Tomasz Kokoszka.
W wyniku analizy powstał Dokument Koncepcji Wdrożenia Systemu, czyli dokładny opis zarówno procesów, jak i koniecznych modyfikacji w systemie. Teraz mamy wszystkie procesy wyspecyfikowane i dobrze opisane - dodaje Marek Witkowski.

Nietypowe rozwiązania i wyzwania

Jakich modyfikacji wymagała wersja 4.0 w stosunku do 3.0? Najwięcej, bo niemal połowę, zmieniliśmy w modułach Projekty i Sprzedaż, mniej w Finansach i Zakupach. Ale generalnie system AX wymaga dużych modyfikacji, aby pasował do naszej specyfiki produkcji – twierdzi Tomasz Kokoszka. Ok. 80 proc. modyfikacji przeszło z wersji 3.0, napisać na nowo należało ok. 20 proc. funkcji. Ponadto część modyfikacji z wersji 3.0 wymagała lekkich zmian – dodaje Tomasz Kokoszka.
Inną trudnością było to, że w Südzucker korzystano z kilku nietypowych rozwiązań, z którymi wersja 4.0 również musiała współpracować. Przeprowadzając migrację należało je więc zaimplementować do nowego systemu.
Jednym z takich rozwiązań był tzw. portal do systemu AX, zrealizowany specjalnie na zamówienie Südzucker. Portal jest rodzajem interfejsu, pozwalającym na dostęp do wybranych funkcji AX przez przeglądarkę internetową. Służy zarówno do wprowadzania danych, jak i np. oglądania czy drukowania raportów. Jego zastosowanie optymalizuje koszty licencji AX, gdyż bezpośredni dostęp do systemu byłby znacznie droższy. Z Portalu korzysta wielu użytkowników głównie w części magazynowej. 
Innym nietypowym rozwiązaniem był moduł (Add-On) do obsługi kadr i płac, jeden z kilku dostępnych na rynku  i zastępujący standardowy moduł systemu AX.
Ponieważ wymienione specjalizowane programy były napisane przez firmy zewnętrzne, we wdrożeniu brało udział trzech partnerów, w dużej mierze od siebie niezależnych. To okazało się istotnym wyzwaniem dla firmy Bonair, gdyż jako przeprowadzająca proces migracji systemu, była odpowiedzialna za całość wykonania, nie mając przełożenia formalnego na partnerów. Na szczęście dobro klienta i sukces wdrożenia był czynnikiem dla wszystkich najważniejszym.

Porządek i dobra dokumentacja

Przeprowadzając migrację do wersji 4.0 Bonair zrealizował optymalizację systemu pod kątem wydajności, programując od nowa dużą część kodu AX i ujednolicając całość. Należało to zrobić, gdyż wcześniej różne części systemu były kodowane przez różnych programistów i nie zawsze dobrze współpracowały ze sobą. W wersji 4.0 jeden programista projektował dany algorytm od początku do końca.
Bonair wprowadził także uporządkowaną metodykę wdrożenia. Sądzę, że to był jeden z powodów, dla których klient zdecydował się na nas. Wprowadziliśmy porządek do dotychczas dość żywiołowo rozwijanego systemu. Po nas znacznie łatwiej byłoby ten projekt przejąć, gdyż wszystko zostało udokumentowane i opisane – podkreśla Krzysztof Jasek.

Reżim czasowy

Wdrożenie było przeprowadzane etapami. Umowę podpisaliśmy w grudniu 2008 r., w marcu 2009 r. zamknęliśmy etap analizy, od kwietnia do czerwca trwały prace programistyczne, w lipcu i sierpniu – testy. 1 września 2009, zgodnie z terminem wszystko ruszyło, co nie zakończyło prac nad wdrożeniem, bo do grudnia 2009 r. trwało dopracowywanie i poprawianie systemu - mówi Marek Witkowski. W kwietniu 2010 r. ruszyliśmy z wdrożeniem modułu śledzenia partii cukru WMS (śledzenia partii produkowanego cukru) - dodaje.
Nie było etapu, w którym dane są wprowadzane do starego i nowego systemu równolegle. Uruchomienie nastąpiło jednego dnia, 1 września 2009 r., miesiąc przed rozpoczęciem kampanii cukrowej. Ta data była jednym kluczowych parametrów wdrożenia.
Specyfiką branży przetwórstwa spożywczego jest sezonowość. W przemyśle cukrowniczym najbardziej gorący okres produkcyjny to czas od września, po rozpoczęciu kampanii cukrowej, do stycznia. Reszta roku stanowi przygotowanie do produkcji. Wdrożenie musiało się więc zakończyć przed 1 września, zanim rozpocznie się kampania cukrowa. Chcieliśmy uniknąć zamieszania związanego z bilansem otwarcia i rozpoczęciem księgowania w wersji 4.0. Musieliśmy wdrożenie zakończyć przed okresem, kiedy pojawia się dużo transakcji związanych z przetwarzaniem buraków – mówi Marek Witkowski. Niedotrzymanie daty oznaczało półroczne przesunięcie uruchomienia nowego systemu, do kwietnia 2010 r.

Dodatkowe funkcje

Po zakończeniu migracji systemu AX do wersji 4.0, Bonair wdrożył system śledzenia partii cukru - WMS (Warehouse Management System). Współpracuje on bezpośrednio z modułem Magazyn i jest zintegrowany z mobilnymi czytnikami kodów paskowych. Ta część wdrożenia była realizowana wspólnie z podwykonawcą firmą IT Piast w ramach odrębnego projektu, trwającego od maja do września 2010 r. W szybkim tempie należało zaprogramować i wdrożyć nowe funkcje, bo termin 1 września był krytyczny. 

Kto korzysta z systemu?

Wspomagający zarządzanie Microsoft Dynamics AX współpracuje z pozostałymi głównymi systemami w Südzucker: produkcyjnym oraz z systemem SharePoint, do którego należą m.in. elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie kadrami, obsługa floty samochodowej, zarządzanie telefonami itp. Wszystkie cukrownie mają dostęp wyłącznie do rekordów ich dotyczących.
Z systemu AX korzystają obecnie działy Sprzedaży, Zakupów, Magazyn, Finanse i Projekty. Ciekawe jest zastosowanie modułu Projekty, wykorzystywanego do budżetowania i rozliczania projektów jednostkowych, które nie mają charakteru powtarzalnego, takich jak np. wymiana fragmentu instalacji technologicznej, poważniejsze remonty czy śledzenia efektywności różnych inwestycji, np. nowo zakupionych maszyn.

Korzyści z wdrożenia

Przede wszystkim mamy obecnie stabilnie i efektywniej działający system oraz wizję jego rozwoju. Uporządkowaliśmy swoją organizację. Wyznaczyliśmy ostatecznie czterech kluczowych użytkowników systemu, posiadających najwyższe kompetencje. Poprzednie wersje AX były w pewnym sensie polem doświadczalnym, na którym się uczyliśmy. Teraz w końcu wiemy, czego możemy wymagać i oczekiwać od systemu. Zlikwidowaliśmy też wąskie gardła, powodujące, że część procesów czasem przestawała już działać – mówi Marek Witkowski.
Udało nam się także zmniejszyć liczbę licencji, gdyż część użytkowników, zwłaszcza tych korzystających dość sporadycznie z AX, przenieśliśmy do aplikacji współpracujących z systemem AX, np. do Portalu lub SharePointa lub OLAPa. Obecnie w Südzucker korzystamy ze 100 licencji plus z 20 dodatkowych dla naszych dostawców – dodaje Tomasz Kokoszka.

 

Korzyści z wdrożenia

  • Znacznie stabilniejszy i bardziej przewidywalny system
  • Wykorzystanie standardowych funkcji i modułów zamiast tworzenia modyfikacji
  • Znacząca poprawa szybkości działania systemu
  • Zmniejszenie kosztów licencji dzięki reorganizacji korzystania z AX

Fakty o wdrożeniu

Co
Microsoft Dynamics AX 4.0 w obszarach: Finanse, Magazyn, Sprzedaż, Zakupy i Projekty; 120 licencji. Wykonanie systemu śledzenia partii cukru - WMS (Warehouse Management System), współpracującego bezpośrednio z modułem Magazyn i zintegrowanego z mobilnymi czytnikami kodów paskowych.

Gdzie
Südzucker Polska, lider branży cukrowniczej w Polsce i Europie, zatrudnienie ok. 700 pracowników, obroty za rok obrotowy 2009/2010 r.- 1,1 mld PLN. Główna siedziba spółki - Wrocław, Biuro Handlowe - Kraków, dwa biura regionalne w Cerekwi i w Ropczycach; produkcja odbywa się w pięciu zakładach zlokalizowanych na Śląsku oraz w południowo-wschodniej Polsce.

Kiedy
grudzień 2008 r. - podpisanie umowy
luty – kwiecień 2009 r. - analiza i modelowanie
maj – lipiec 2009 r. - budowa systemu: tworzenie nowych lub przenoszenie starych modyfikacji do nowej wersji, przy jednoczesnym ich testowaniu
sierpień 2009 r. - szkolenie (krótkie, gdyż klient znał system)
sierpień 2009 r. - przygotowanie do uruchomienia (m.in. przenoszenie danych)
wrzesień - grudzień 2009 r. - uruchomienie i wsparcie po uruchomieniu
kwiecień - sierpień 2010 r. - wdrożenie systemu śledzenia towaru i kodów kreskowych