Zintegrowane zarządzanie finansami

Bonair wdrożył w spółce Giełda Papierów Wartościowych SA system Microsoft Dynamics AX 2009. Dział rachunkowości finansowej Giełdy wybrał to rozwiązaniez uwagi na łatwość w obsłudze.

Giełda Papierów Wartościowych SA w Warszawie jest spółką akcyjną powołaną przez Skarb Państwa. Jej zadaniem jest organizacja obrotu instrumentami finansowymi. Giełda zapewnia koncentrację w jednym miejscu i czasie ofert kupujących oraz sprzedających, w celu wyznaczenia kursu i realizacji transakcji.

GPW jest jedną z najszybciej rozwijających się giełd wśród europejskich rynków regulowanych i rynków alternatywnych regulowanych przez giełdy oraz największą giełdą krajową w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Dynamiczny rozwój GPW SA oraz debiut spółki na giełdzie w listopadzie 2010 r. spowodowały znaczący wzrost potrzeb raportowych spółki i obciążenie zespołu rachunkowości finansowej.

Przed wdrożeniem w GPW korzystano z oprogramowania finansowego firmy Oracle. Ponieważ miało ono niewielkie możliwości raportowania, wszelkie modyfikacje okazywały się bardzo drogie, a moduł raportowania nie spełniał wymagań ustawy o rachunkowości, zdecydowano się na jego wymianę. – Program był mało elastyczny, nie miał wielu potrzebnych funkcji i możliwości dokonywania zmian we własnym zakresie. Był też uciążliwy w bieżącej obsłudze – mówi Lidia Michalska, Główna Księgowa GPW SA.

Fakty o wdrożeniu
Co

Wdrożenie Microsoft Dynamics AX 2009, 28 licencji.
Gdzie

Giełda Papierów Wartościowych SA

Kiedy
Styczeń – marzec 2011 r. – analiza i opracowanie Koncepcji Wdrożenia Systemu.
Marzec – maj 2011 r. – budowa rozwiązania.
Maj – lipiec 2011 r. – szkolenia i testy.
Sierpień 2011 r. – start produkcyjny.
Październik 2011 r. – zakończenie modyfikacji.

Czas na zmiany

Pod uwagę brano różne systemy, równorzędne co do jakości i bezpieczeństwa, w tym Microsoft Dynamics AX oraz system firmy Simple. Wybrano Microsoft Dynamics AX, o czym zdecydowały głównie dwa powody. – Podczas prezentacji AX sprawiał wrażenie bardzo przyjaznego, łatwego w użytkowaniu przy jednocześnie dużych możliwościach. Ponadto dział IT optował za rozwiązaniami Microsoftu, gdyż mamy inne systemy tej firmy – wyjaśnia Lidia Michalska. AX bazuje na rozwiązaniach Microsoft SharePoint, więc dział IT uznał, że będzie dobrze współpracować ze środowiskiem informatyczno-biurowym GPW oraz że łatwiej go będzie wdrożyć.

Na wykonawcę została wybrana firma Bonair. – Firma ma swoim koncie wiele wdrożeń AX, dużo osiągnięć w tym zakresie oraz fachowy zespół. Podobało nam się, że pracownicy byli bardzo dobrze przygotowani na każde spotkanie, na nasze pytania i prośby reagowali bezzwłocznie. Widać było zaangażowanie i dużą wiedzę merytoryczną, co dobrze rokowało na przyszłość, pokazywało, jak powinna przebiegać nasza współpraca – mówi Lidia Michalska.

Wdrożenie objęło standardowe moduły Microsoft Dynamics AX 2009: księgę główną, środki trwałe, gospodarkę magazynową, rozliczenia z bankiem, zakupy oraz sprzedaż. AX wspiera prowadzenie ksiąg rachunkowych we wszystkich aspektach, zarówno finansowych, jak i podatkowych, łącznie z tworzeniem raportów. Z systemu korzysta cały zespół rachunkowości finansowej oraz osoby z innych działów zajmujące się wystawianiem faktur sprzedaży.

Rozpoczęcie wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się grudniu 2010 r. i składało się z kilku faz, zgodnie z metodyką wdrożeniową firmy Bonair. Pierwszą fazę stanowiło przygotowanie projektu, drugą – analiza wdrożeniowa, zakończona dokumentem Koncepcji Wdrożenia Systemu, określającym zakres projektu. Dokument zawierał też najważniejsze punkty do realizacji, np. opis procesów, które będą obsługiwane w nowym
systemie, wykaz interfejsów pomiędzy systemami, zakres danych, które należy przenieść z dotychczasowego systemu, zakres modyfikacji standardowych modułów oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia. – Przygotowanie dokumentacji wdrożenia, a następnie jej aktualizacja po szkoleniach i testach systemu oraz przygotowanie wszystkich instrukcji i procedur, co do których byliśmy zobowiązani umową wdrożeniową, okazały się dla nas najbardziej pracochłonnym i żmudnym elementem wdrożenia. Ta uwaga dotyczy zwłaszcza aspektów technicznych – mówi Monika Raszewska, Kierownik Zespołu Wdrożeń w Bonair. Sporego nakładu pracy od Bonair wymagało także udokumentowanie interfejsów, przy zmieniających się założeniach w stosunku do pierwotnych wymagań.

W lutym 2011 r., po zweryfikowaniu i zaakceptowaniu Koncepcji Wdrożenia Systemu przez Klienta nastąpił etap budowy rozwiązania, trwający do sierpnia 2011 r. – Przewidywaliśmy, że wdrożenie zajmie ok. pół roku, ale jeszcze do końca października Bonair dopracowywał nam różne funkcje, których potrzebę zgłaszaliśmy już po tym, jak zaczęliśmy korzystać z systemu – mówi Lidia Michalska.

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, po przygotowaniu modyfikacji i interfejsów, zostały przeprowadzone szkolenia dla wszystkich użytkowników i administratorów mających korzystać z systemu AX. – Były prowadzone fachowo i w sympatycznej atmosferze. Zresztą muszę powiedzieć, że tak też przebiegała cała współpraca, z której jesteśmy bardzo zadowoleni – mówi Lidia Michalska.

Zgodnie z metodyką, po szkoleniach użytkowników nastąpiły testy systemu. Polegały one na przejściu użytkowników przez wszystkie procesy opisane w Koncepcji Wdrożenia Systemu, w celu potwierdzenia ich prawidłowości. We wdrożenie było zaangażowanych kilkanaście osób: po stronie Klienta cały sześcioosobowy zespół rachunkowości finansowej oraz 5–6 informatyków z działu IT, po stronie Bonair – 3–5 konsultantów i programistów.

Przejście na nowy system nie wymagało zmian w strukturze organizacyjnej spółki, natomiast trzeba było dokupić nowe serwery i bazę danych SQL. – W ramach wdrożenia przygotowaliśmy dokumentację infrastruktury systemowo-sprzętowej i bazodanowej, w której zawarliśmy opis optymalnej konfiguracji. Na tej podstawie Klient we własnym zakresie zapewnił odpowiedni sprzęt i zasoby – mówi Beata Aussenberg, Dyrektor Sprzedaży w Bonair.

Specyfika rozwiązań Giełdy

Microsoft Dynamics AX współpracuje z trzema specyficznymi systemami używanymi przez księgowość GPW: z systemem obsługującym obieg dokumentów księgowych, z systemem do budżetowania oraz z systemem bilingowym, służącym do wystawiania faktur. Ponadto AX obsługuje system homebankingu w zakresie eksportowania przelewów oraz importu wyciągów bankowych oraz współpracuje z oprogramowaniem do obsługi wynagrodzeń. Uruchomiona została również możliwość importowania dowolnych zapisów z arkusza Excel.

Oprogramowanie dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych musi być na tyle elastyczne, aby się łatwo łączyło z systemami zasilającymi te księgi. Mamy specyficzny system wystawiania i ewidencji faktur. Faktury są pobierane z tzw. systemu billingowego, który te faktury tworzy – mówi Lidia Michalska.

W systemie AX dokonano wielu modyfikacji, dopasowując go do wymagań klienta. – Najważniejsze było dopasowanie modułów AX do specyficznego sposobu fakturowania. Faktury GPW nie są fakturami typowymi, więc wymagały odrębnego opracowania – mówi Monika Raszewska.

Korzyści z wdrożenia

  • Kompleksowe rozwiązaniena integracja Microsoft Dynamics AX ze specyficznymi systemami Klienta
  • Przyjazny i łatwy w użyciu system
  • Dobra integracja rodowiskiem biurowym i Microsoft SharePoint
  • Prosta obsługa systemu pod względem informatycznym


Większość modyfikacji była uwzględniona i opisana już na poziomie wymagań funkcjonalnych, np. zbudowanie interfejsów do innych systemów, z którymi współpracuje AX, m.in. do systemu obiegu dokumentów, fakturowania, kontrolingowego czy też do importu list płac. – Oprócz tego w czasie wdrożenia okazywało się, że wartobyłoby pewne rzeczy zmienić, dostosowując system do naszychpotrzeb. Chodziło głównie o wygodę użytkowania i ergonomię pracy oraz zaspokojenie pewnych wymagań, które pojawiły się, gdy już zaczęliśmy testować system – mówi Lidia Michalska.

Dla zespołu Giełdy najtrudniejszym elementem wdrożenia okazała się migracja danych. – Wypełnianie arkuszy migracyjnych okazało się bardzo żmudnym i czasochłonnym zajęciem dla całego zespołu rachunkowości na wiele dni. W dodatku tę pracę wykonywaliśmy równolegle z naszymi normalnymi obowiązkami. To było dla nas ogromne obciążenie – mówi Lidia Michalska. Ze względów bezpieczeństwamigracja danych była robiona dwukrotnie, pierwsza– próbna, latem, druga – robocza, jesienią.

Z kolei dla zespołu Bonair największą trudnością były ograniczenia związane z bezpieczeństwem, m.in. brak dostępu zdalnego do systemu Klienta. – Wszystkie problemy wymagające analizy danych musieliśmy rozwiązywać w siedzibie Klienta. Dlatego w pierwszym okresie po uruchomieniu, kiedy system jeszcze nie jest stabilny i ostatnie zmiany są wprowadzane dynamicznie, zapewniliśmy dużą asystę użytkownikom na miejscu. Po pierwszym miesiącu intensywnych prac z nowo uruchomionym systemem sytuacja się ustabilizowała – mówi Monika Raszewska.

AX przyjazny i łatwy w obsłudze

Zespół rachunkowości finansowej Giełdy pracuje z systemem Microsoft Dynamics AX od niedawna, ale widzi pierwsze pozytywne efekty. – Przede wszystkim AX jest znacznie łatwiejszy w użyciu. Działa bardziej przejrzyście, nie wymaga skomplikowanych operacji technicznych jak nasz poprzedni system. Ma też więcej funkcji i możliwości, które ułatwią nam pracę – mówi Lidia Michalska.

Postęp jest znaczny, gdyż poprzedni system nie był systemem zintegrowanym, pewne zapisy trzeba było przesyłać do Księgi Głównej (np. rozrachunki, środki trwałe), uzgadniać dane pomiędzy poszczególnymi elementami systemu. Obecnie każdy dokument od razu ma odzwierciedlenie na kontach Księgi Głównej.

Myślimy o dalszych modyfikacjach np. raportów i o uruchomieniu nowych funkcji. Szczególnie chodzi o automatyzację pracy i poprawę współpracy pomiędzy AX a innymi systemami, jakich używamy. Rozmawiamy już o tym z Bonair, gdyż jesteśmy bardzo zadowoleni z dotychczasowej współpracy z tą firmą – mówi Lidia Michalska.