Szybciej i efektywniej

Firma CHI Polska, właściciel sieci kawiarni coffeeheaven, lidera na rynku polskim, rozwija się dynamicznie. Widać to po rosnącej liczbie lokali – obecnie w całej Polsce jest ich 62, a pracuje w nich prawie 800 osób. Zarządzanie tak dużą i rozproszoną firmą wspomaga system Microsoft Dynamics AX.

Wcześniej, od 2004 roku, była to wersja 2.5, a od listopada 2009 roku - Microsoft Dynamics AX w wersji 4.0. Decyzja o migracji do nowej wersji była spowodowana dwoma względami. Koszty utrzymywania starego systemu rosły, bo coraz trudniej było znaleźć firmę, która chciałaby się nim zajmować. Ponadto nowa wersja oferowała bogatszy zestaw funkcji, stwarzając lepsze możliwości. Wiedzieliśmy, że chcemy Microsoft Dynamics AX, a nie inny system ERP, bo mieliśmy dobre doświadczenia i byliśmy zadowoleni z pracy w tym systemie. Utrzymywanie przestarzałej wersji 2.5, którą Microsoft przestał już wspierać i mało kto chciał serwisować, przestawało mieć sens, bo stawało się bardzo kosztowne. To była główna przyczyna wdrożenia. Przy okazji okazało się, że najwięcej zmian nowa wersja ma w module Honoraria, który w firmie takiej jak CHI, zatrudniającej prawie 800 osób jest bardzo istotny - mówi Tomasz Lachowski, Accounting Manager CHI Polska SA.

Przygotowanie do wdrożenia

Na wykonawcę wdrożenia wybrano firmę Bonair, z którą CHI Polska współpracowała już wcześniej przy realizacji zmian w wersji 2.5. - Byliśmy bardzo zadowoleni ze współpracy. Widzieliśmy, jaką jakość usług świadczy Bonair, więc gdy szukaliśmy solidnego partnera do wdrożenia Microsoft Dynamics AX 4.0 wybór był naturalny i jak widać trafny – twierdzi Tomasz Lachowski. - Oczywiście sprawdziliśmy konkurencję.

Wdrożone moduły w CHI Polska to: Finanse (w tym Środki trwałe), Sprzedaż, Logistyka, Zapasy oraz dwa moduły napisane przez Bonair: Honoraria - moduł kadrowo-płacowy i moduł Formularze - przeznaczony do drukowania deklaracji podatkowych oraz innych raportów. Praca polegała na dopasowaniu modułów do potrzeb klienta, na odpowiednim zmodyfikowaniu i sparametryzowaniu Microsoft Dynamics AX 4.0 oraz na przeniesieniu danych z wersji starszej do nowszej.

Wdrożenie trwało od kwietnia 2009 do listopada 2009 roku, z dwumiesięczną przerwą. Podzielono je na etapy. Do czerwca włącznie odbywała się analiza i modelowanie procesów biznesowych firmy oraz pierwsze szkolenia pracowników. W lipcu trwała budowa rozwiązania, a w sierpniu – przygotowania do startu, który nastąpił w listopadzie 2009 r. Z firmy Bonair oddelegowano 3 konsultantów, którzy odpowiadali za cały proces realizacji. Ze strony klienta wdrożenie koordynował Tomasz Lachowski. - We wdrożenie byli zaangażowani wszyscy z firmy. Ja byłem odpowiedzialny za nowe rozwiązania i modyfikacje wersji 4.0, ale decydując się na migrację mieliśmy wizję tego, jak system ma wyglądać, co chcemy aby robił - mówi Tomasz Lachowski.

Analiza procesów i dokumentowanie zmian

Proces wdrożenia konsultanci Bonair rozpoczęli od rozmów klientem, poznaniu jego potrzeb i wyjaśnianiu jakie są możliwości nowego systemu. To pozwoliło określić optymalne rozwiązanie. - Zrobiliśmy analizę procesów biznesowych i patrząc na nowy system musieliśmy zdecydować, co można w prosty sposób przenieść z wersji 2.5, co trzeba zmodyfikować, a z czego w ogóle zrezygnować w wersji 4.0 – mówi Wanda Piotrowska, konsultant z Bonair SA, szef wdrożenia.

Wszystkie ustalenia zostały zawarte w dokumentacji, którą otrzymał klient. We wdrożeniach realizowanych przez Bonair zasadą jest, że dokumentacja zmian odbywa się przed modyfikacją. Na etapie ustaleń początkowych szczegóły techniczne są omówione i opisane. Także już podczas samego wdrożenia zmiany
i odstępstwa od standardowych ustawień AX są robione na wersji testowej systemu, dokumentowane
i dopiero później przenoszone. - Co nam się bardzo podoba we współpracy z Bonairem to fakt, że proces modyfikacji standardowych rozwiązań jest dokładnie opisany w dokumentacji - mówi Tomasz Lachowski. - Dzięki temu dowolny pracownik potrafi odtworzyć, co i gdzie zostało zrobione oraz doprowadzić system do stanu używalności bez żadnych dodatkowych kosztów.

Dokumentacja, jaką przygotowuje Bonair dla klienta obejmuje nie tylko modyfikacje, ale cały system, od opisanych procesów dla wszystkich poziomów użytkowników, przez wszelkie płaszczyzny parametryzacji systemu, wszelkie informacje techniczne, np. zawartość tabel, kwerend, struktury danych itp. Znajdują się
w niej również opisy procesów biznesowych (instrukcje stanowiskowe), ze wskazaniem na uruchamiane funkcje i czynności. Klient wie, kiedy ma wykonać daną czynność, kliknąć na określony przycisk, wprowadzić dane, zatwierdzić je. Mając taki dokument, klient może przeprowadzić samodzielnie test, czy faktycznie ten proces biznesowy jest w taki sposób realizowany, jak go opisano oraz czy system działa zgodnie z tym, co zostało zapowiedziane w koncepcji wdrożenia. Dokumentacja może służyć również jako instrukcja użytkowania systemu, bo opisuje krok po kroku, jak działają wszystkie funkcje systemu oraz jak się je uruchamia.

Programowanie i realizacja

Po fazie analizy procesów biznesowych nastąpiło programistyczne przeniesienie z wersji 2.5 do 4.0 funkcji niestandardowych dla AX, tych, które były wykonywane specjalnie na potrzeby CHI. Dorobiono też nowe funkcje, nieobecne w wersji 2.5. Po tym etapie Bonair przygotował model firmy, tzn. sparametryzował system AX zgodnie z procesami zachodzącymi w CHI Polska.

Kolejny etap to testy akceptacyjne, czyli weryfikacji poprawności wdrożenia. Jest to ważny czas dla zespołu realizacyjnego, gdyż weryfikuje działanie zamodelowanych procesów biznesowych w nowym systemie
z procesami rzeczywistymi i prawdziwymi danymi klienta. Podczas tego etapu na bieżąco poprawia się nieprawidłowości i dostraja pracę systemu.

Po testach akceptacyjnych, stanowiących końcowy etap wdrożenia, nastąpił start produkcyjny, czyli realizacja zadań w firmie już w nowym systemie. - Chrzest bojowy nowy system przechodził przy realizacji wypłat w module Honoraria – mówi Wanda Piotrowska. - Zawsze podczas startu produkcyjnego jesteśmy
u klienta, aby go wspierać i na bieżąco reagować na potrzeby. – Wszystko poszło sprawnie, nie pojawiła się żadna awaria, która spowodowałaby opóźnienie pracy – dodaje Tomasz Lachowski. - Start w finansach również przebiegał bez najmniejszych problemów. Z dnia na dzień użytkownicy „przesiadali” się z AX 2.5 na 4.0 i kontynuowali pracę bez żadnego opóźnienia spowodowanego problemem z systemem. Ogólnie dostępne statystyki wdrożeń ERP wyglądają pod tym względem zdecydowanie gorzej.

Migracja danych – najtrudniejszy etap

Największa i najdłużej trwająca praca to przenoszenie danych. Rozpoczęto ją zaraz po starcie produkcyjnym nowego systemu. - Przez pewien czas pracowaliśmy jeszcze na starym i na nowym systemie. W wersji 4.0 rozpoczęliśmy księgowanie nowego miesiąca, a jednocześnie w wersji 2.5 zamykaliśmy stary miesiąc, wprowadzaliśmy korekty. Naturalną rzeczą w księgowości jest pewne opóźnienie w księgowaniu transakcji. Dopiero po zamknięciu starego miesiąca mogliśmy przenieść dane do nowej wersji – mówi Tomasz Lachowski.

Dane Bonair pobierał z wersji 2.5, ale to klient musiał je wcześniej przygotować, czyli przeanalizować
i uporządkować. Szczególnej pracy wymagały słowniki (zawierają zasób pojęć, stanowisk, zakresu działań obowiązujących w firmie), które w stosunku do wersji 2.5 uległy znaczącej rozbudowie.

Przed przeniesieniem danych było przeprowadzane szkolenie. - Szkoliliśmy wszystkich użytkowników,
a program szkoleń został dopasowany do indywidualnych potrzeb, tzn. pracownicy działu płac byli przede wszystkim szkoleni z kartotek pracowniczych i formularzy. W księgowości szkolono głównie z tego, jak funkcjonuje arkusz finansowy i moduł środki trwałe, czy jak zrobić konkretny raport - mówi Tomasz Lachowski. W ramach szkolenia Bonair instruował o innych procesach, w celu ewentualnej potrzeby korzystania z nich w przyszłości, bądź w ramach ogólnej informacji jak system działa.

Moduł honoraria – tu były największe zmiany

Nietrudno zgadnąć, że w firmie o tak dużym zatrudnieniu jak CHI Polska moduł Honoraria obsługujący kadry i płace jest jednym z kluczowych w systemie. Po upgradzie właśnie tam zaszły największe różnice. Po pierwsze w wersji 2.5 Microsoft Dynamics AX obsługa kadr i płac była dość ograniczona, nie zawierała wielu funkcji ułatwiających zarządzanie. Po drugie nawet te funkcje, które w programie istniały były nie najlepiej zaimplementowane lub były przestarzałe. - Wdrożenie modułu Honoraria było wdrożeniem od podstaw, bo wiele nowych funkcji trzeba było od nowa parametryzować, a zmodyfikować parametry tego, co już było zainstalowane – mówi Wanda Piotrowska.

Poza tym wdrożenie wersji 4.0 w CHI Polska zbiegło się z modyfikacją systemu ewidencji czasu pracy pracowników. Dotychczasowy wyglądał tak, że menedżer kawiarni przesyłał na koniec miesiąca informację
o liczbie godzin przepracowanych przez pracowników, które w centrali były ręcznie wprowadzane do AX 2.5. Jak było to pracochłonne przy ponad 60 kawiarniach i prawie 800 zatrudnionych osobach można sobie wyobrazić – mówi Tomasz Lachowski. - Wersja 4.0 po pierwsze potrafi importować dane z plików Excela przesyłanych z kawiarni. Nie trzeba więc już tych danych wprowadzać ręcznie. To stanowi ogromne ułatwienie, zwłaszcza, że – na skutek zmiany sposobu rozliczania przepracowanych godzin – liczba danych wzrosła wielokrotnie. O ile wcześniej kawiarnie przesyłały informacje o łącznej liczbie przepracowanych godzin w miesiącu przez każdego z 800 pracowników, o tyle obecnie są przysyłane informacje o tym,
w jakich godzinach pracowała dana osoba każdego dnia. Na tej podstawie system sam wylicza liczbę przepracowanych godzin, automatycznie uwzględniając ich rodzaj (zwykłe, nadliczbowe, nocne), czyli różne stawki. Do tego dochodzi jeszcze fakt, że każdego miesiąca do systemu są wprowadzane dwa grafiki: na początku miesiąca - planowany, pod koniec - wykonany. - Taki system rozliczeń wiąże się odpowiednią alokacją kosztów – wyjaśnia Tomasz Lachowski.

Zmiany w module Finanse

Wielu modyfikacji w stosunku do wersji ”pudełkowej” systemu wymagał też moduł finanse, a zwłaszcza jego część - Środki trwałe. Pewne typy operacji na środkach trwałych były zupełnie inaczej określone w wersji 2.5 niż w wersji 4.0, w związku z tym ich przenoszenie wymagało sporo pracy. Tym bardziej, że klient życzył sobie, aby przenieść wszystkie dane transakcyjne od początku roku obrotowego (ponad pół roku kalendarzowego). ----- – Wstępnie poważnie zastanawialiśmy się nad przeniesieniem całej historii transakcji, jednak Bonair doradził nam, aby tego nie robić – mówi Tomasz Lachowski. - Proces stałby się zdecydowanie bardziej skomplikowany i czasochłonny. Wersja 2.5 też podlegała zarówno modyfikacjom, jak i zmianom
w ujęciu różnych procesów w czasie, stąd sprowadzenie całej historii do wspólnego mianownika byłoby zadaniem dość poważnym. Kolejnym argumentem przemawiającym na nie, był fakt że zgodnie z literą prawa jesteśmy zobowiązani utrzymywać stary system jeszcze kilka lat, jedynie w celu dostępu do niego.

Klient chciał także m.in. zachowania wyglądu raportów oraz części funkcji, np. aby sposób realizowania transakcji na kontach finansowych pozostał jak w wersji 2.5. Poza tym trzeba się było dostosować do zdefiniowanego już systemu finansowego, do rachunkowości zarządczej, np. miejsca powstawania kosztów. To wszystko wymagało dużych modyfikacji wersji 4.0.

Dodatkowe inwestycje – niewielkie

Na pytanie, czy migracja AX do wersji 4.0 wymagała inwestycji w sprzęt i dodatkowe oprogramowanie Tomasz Lachowski odpowiada: - Sprzęt, serwery i komputery, wykorzystaliśmy istniejące, z niewielką rozbudową. Natomiast wszystkim użytkownikom AX zmieniliśmy wersję Office’a na 2007. Powód? Microsoft Dynamics AX bardzo dobrze współpracuje z Excelem 2007, a przy wcześniejszych wersjach Excela są problemy z importem danych. My dość często do wprowadzania lub wstępnego przygotowania danych korzystamy z Excela, a następnie, wykorzystując narzędzie importu, wczytujemy te dane do AX. Podobnie postępujemy z danymi sprzedażowymi.

Konieczny okazał się też zakup SQL Sewera w 2005, co znacząco zwiększyło możliwości raportowania. - Na co dzień używamy nakładki Crystal Raport i dzięki temu możemy samodzielnie łatwiej i szybciej tworzyć różne raporty, które są też bardziej atrakcyjne wizualnie – mówi Tomasz Lachowski.

Duża poprawa

Czy migracja Microsoft Dynamics AX do wersji 4.0 była zasadna? – Zdecydowanie tak. Ewidentnie poprawiła się efektywność naszej pracy – mówi Tomasz Lachowicz. - Szybciej przebiega proces wprowadzania danych, wersja 4.0 znacznie szybciej działa. Od momentu wdrożenia nie zatrudniliśmy żadnej osoby, choć liczba kawiarni wzrosła. Nie widać też takiego obciążenia pracą, aby myśleć o dodatkowych pracownikach. Przy wersji 2.5 wyraźnie to zauważaliśmy, że jeśli nie zmienimy systemu, to trzeba zwiększyć zatrudnienie.

Jest jeszcze jedna korzyść z wdrożenia. Obecnie w CHI Polska funkcjonują dwie wersje systemu AX – produkcyjna i testowa, całkiem od siebie niezależne. - To bardzo wygodne i bezpieczne rozwiązanie doradzone przez Bonair. Można testować nowe rozwiązania i procesy, nie narażając na ryzyko wersji produkcyjnej – mówi Tomasz Lachowicz. - Nowe rozwiązanie zostaje zaimplementowane w wersji produkcyjnej dopiero wówczas, gdy wszystko działa w wersji testowej tak, jak tego oczekujemy. Nie trzeba wprowadzać zmian na żywym organizmie.

 

Korzyści z wdrożenia

  • zwiększenie efektywności pracy
  • eliminacja ręcznego wprowadzania danych
  • znacznie szybsze działanie systemu
  • możliwość szybkiego i samodzielnego tworzenia raportów
  • skalowalność systemu – możliwość jego rozbudowy wraz z rozwojem firmy

Fakty o wdrożeniu

Co

Microsoft Dynamics AX 4.0, moduły: Finanse (w tym Środki trwałe), Sprzedaż, Logistyka, Zapasy, Honoraria i Formularze, 15 licencji; modyfikacje i nowe funkcje systemu; szkolenia.

Gdzie

CHI Polska, właściciel sieci kawiarni coffeeheaven

Kiedy

kwiecień – czerwiec 2009 r.– przygotowanie, analiza i modelowanie procesów biznesowych

lipiec - sierpień2009 r. – budowa rozwiązania, migracja danych

listopad 2009 r. - szkolenia dla użytkowników systemu, start produkcyjny, opieka po starcie