System dla dynamicznej firmy

Dynamiczny rozwój firmy Iglotech spowodował zamianę dotychczas wykorzystywanego sztywnego systemu wspomagającego działanie przedsiębiorstwa na nowoczesne elastyczne rozwiązanie - MS Dynamics AX.

Iglotech zajmuje się dostarczaniem wyspecjalizowanym firmom monterskim urządzeń i elementów, niezbędnych do montażu systemów chłodniczych, grzewczych i klimatyzacyjnych. Przez wiele lat korzystał z kilku programów, które wspomagały obsługę różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Były to programy dobre, np. oparty na platformie linuksowej program Travers do obsługi magazynu, ale technologicznie nienowoczesne – nie dające możliwości wyciągania informacji i komunikacji z innymi systemami, zgodnie z najnowszymi standardami. - Nasza firma pracowała na bardzo sztywnym systemie. Uniemożliwiał on elastyczną rozbudowę o nowe funkcjonalności, które w naszej bardzo dynamicznej firmie musiały być wprowadzane - podsumował sytuację sprzed dwóch lat Wojciech Pokwicki, szef działu IT w Iglotechu. Firma zdecydowała, że trzeba uporządkować dane nagromadzone przez lata działalości oraz zamienić zbiór wielu programów, wyspecjalizowanych w wąskich dziedzinach, na jeden program, stworzony w nowoczesnej technologii.

Dlaczego Dynamics i Bonair

Iglotech rozpisał przetarg na wdrożenie takiego programu. Zgłosiło się do niego ponad 10 firm. Na podstawie odpowiedzi, wybrano Bonair z systemem MS Dynamics AX. - Wybrane firmy dostały zadanie zmapowania małego fragmentu procesu zachodzącego w naszej firmie – opowiada Wojciech Pokwicki, kierujący wdrożeniem. - Firma Bonair najlepiej wypadła z firm prezentujących – pokazała najwyższy stopień profesjonalizmu - ocenia Pokwicki.     

Iglotech zdecydował się na wdrożenie MS Dynamics AX, utworzenie kostki OLAP służącej do generowania raportów oraz instalację programu do analizy i raportowania ProClarity. Bonair dostarczył zarówno oprogramowanie i trzy serwery HP.

Niespodziewana zmiana koncepcji

Gdy zapadła decyzja o wdrożeniu (koniec 2005 roku), Iglotech określił, jakie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa ma wspomagać system MS Dynamics AX. Bonair natomiast wskazał, które moduły systemu należy wdrożyć. Konsultanci Bonair zapoznawali się z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, przygotowali model przyszłego systemu i opracowali dokument Koncepcji Wdrożenia Systemu.

Jednak tuż po zakończeniu spotkań modelujących zmieniła się sytuacja w Iglotechu – została z niego wydzielona firma  Refsystem, która miała się zajmować projektowaniem i realizacją inwestycji związanych z obróbką powietrza. Zarząd Iglotechu podjął decyzję, że obie firmy będą pracować na jednej instalacji MS Dynamics AX i że wdrożenie musi odbyć się równocześnie. Trzeba więc było przyjrzeć się, czy model systemu przygotowany dla Iglotechu będzie też dobry dla nowej spółki. W tym celu należało jeszcze raz przedyskutować kształt przyszłych procesów w pewnych obszarach systemu oraz zaproponować zmiany w konfiguracji i parametryzacji. Po modyfikacji koncepcji wdrożenia mogło się ono toczyć równolegle dla obu firm.

Magazyn i logistyka to podstawy

Główna różnica między firmami polega na tym, że Refsystem ma niewielki magazyn na części potrzebne do świadczenia usług serwisowych, zaś w Iglotechu magazyn i jego obsługa stanowią podstawę działalności. Aby zapewnić płynność obsługi klientów – a na tym przede wszystkim zależy Iglotechowi – w magazynie musi się znajdować odpowiednia ilość urządzeń i części, takich, na które czeka się dość długo po złożeniu zamówienia u producenta. Trzeba też wiedzieć, że oferta Iglotechu to w dużej części urządzenia elektroniczne i automatyka przemysłowa, które szybko starzeją się technologicznie. Dlatego precyzyjne prognozy handlowców są bardzo istotne. Dane historyczne z poprzednich lat mają drugorzędne.

Organizacja logistyki w dotychczasowym systemie powodowała, że stany magazynowe były przeszacowane, co podwyższało koszty magazynowania i mogło generować straty. Celem wdrożenia Dynamics AX było ich obniżenie przy jednoczesnym zachowaniu płynności obsługi klientów.

W obszarze logistyki Dynamics AX obsługuje magazyny, zakupy i planowanie zaopatrzenia. Dodatkowo powstało dedykowane dla Iglotechu rozwiązanie do obsługi obszaru reklamacji. W Iglotechu jest to proces specyficzny, wynikający z potrzeby dopasowania się do procedur reklamacyjnych dużych dostawców. Iglotech posiada certyfikat zgodności z normą ISO 9001:2000. Norma ta kładzie duży nacisk na dbałość o wysoki poziom usług i zadowolenie klienta, a sposób obsługi reklamacji ma na to duży wpływ.

Sporo pracy miał Iglotech      

Gdy Bonair zajmował się przygotowywaniem zmian w systemie, dostosowujących go do potrzeb Iglotechu i Refsystemu, pracownicy firmy zajmowali się przygotowaniem danych. Zajęło im to sporo czasu, gdyż musieli wyekstrahować dane z kilku systemów, ujednolicić je i uporządkować. Bonair dostarczył szablony excelowe, które mówiły, w jakiej postaci te dane powinny być przygotowane. Resztą zajmowała się komórka IT w Iglotechu. We wdrożenie byli zaangażowani nie tylko informatycy z Iglotechu, ale i pracownicy ze wszystkich działów. Było to konieczne, by nowy system zawierał wszystkie potrzebne im elementy.

Na etapie budowy rozwiązania konsultanci i programiści Bonair importowali do systemu dane przygotowane przez dział IT i jednocześnie wgrywali na testową instalację w Iglotechu zamówione modyfikacje systemu. Osoby, które tych modyfikacji żądały i z którymi na wcześniejszym etapie zostało ustalane, jak one mają wyglądać, przeprowadzały testy cząstkowe. W trakcie testów sprawdzały zachowanie się systemu dla różnych przypadków biznesowych, np. spóźnienie się dostawy, zmiana zawartości zamówienia przez klienta. Weryfikacji podlegały zarówno poprawność działania systemu, jak i jego zgodność z opisem koncepcji wdrożenia. Oceniano, czy przyjęte rozwiązania są życiowe, i czy firma jest gotowa do pracy zgodnie z przyjętymi regułami postępowania.

Dokument Koncepcji Wdrożenia Systemu KWS opisywał, jak ma działać system. Jednak aby tak działał, trzeba było zmienić procedury organizacyjne obowiązujące w firmie lub wprowadzić nowe. Iglotech wykonał tu dużą pracę – dopasowując procedury do wyobrażeń o funkcjonowaniu firmy po wdrożeniu. Największym wyzwaniem podczas wdrożenia było zmotywowanie pracowników do pracy nad dodatkowym systemem informatycznym – ocenia szef projektu w Iglotechu Wojciech Pokwicki.

Kluczowi użytkownicy poznawali i szkolili się z systemu na etapie analizy i modelowania. Natomiast dla końcowych użytkowników, którzy powinni znać ostateczną wersję systemu, szkolenia odbyły się po testach całości systemu i jego akceptacji przez zespół wdrożeniowy po stronie Iglotechu. Została wtedy zaimportowana reprezentacyjna próbka danych, na których można było przeprowadzić szkolenia. Jeszcze przed szkoleniami przez zespół wdrożeniowy Iglotechu na podstawie Dokumentu Koncepcji Wdrożenia zostały opracowane instrukcje obsługi systemu na poszczególnych stanowiskach.

Start systemu i perspektywy

Wreszcie można było zaimportować do instalacji produkcyjnej dane będące bilansem otwarcia obu firm. Mimo to, tuż przed uruchomieniem systemu część danych trzeba było wprowadzić ręcznie, bo przecież firmy działały bez przerwy i do ostatniej chwili zmieniały się takie dane jak stan zamówień czy stany towarów na magazynie. Na początku 2007 roku, zgodnie z przyjętym harmonogramem, MS Dynamics AX zaczął działać w firmach Iglotech i Refsystem. Jesteśmy dopiero na początku drogi, obecnie szlifujemy wszystkie procesy, które wspiera MS Dynamics – ocenia Wojciech Pokwicki.

Na wdrożenie czekają kolejne obszary. Przygotowywane jest uruchomienie systemu raportowania i analiz ProClarity. Powstanie kilka kostek OLAP z danymi, na podstawie których będzie można generować potrzebne raporty. ProClarity pozwoli na dynamiczne „rozwijanie” raportów na ekranie. Jeśli raport pokazuje ogólną sprzedaż w okresie czasu, to będzie można zobaczyć, jak ta sprzedaż wygląda w każdym z oddziałów, jakie produkty wygenerowały tę sprzedaż, którzy handlowcy ile sprzedali. Dodatkowo pozwoli na prezentowanie analizowanych danych w postaci różnorodnych wykresów. Wprowadzanie systemu raportowania w czasie wdrażania MS Dynamics AX nie jest dobrym pomysłem. Zwykle nowy system działa inaczej niż dotychczas wykorzystywany i inaczej prezentuje przechowywane dane. Dlatego dopiero teraz Iglotech może realnie ocenić, jakie raporty są mu potrzebne. Poza tym, dopiero teraz dysponuje danymi, na których można wiarygodnie przetestować kostki OLAP.

Drugie zadanie to obsługa w MS Dynamics AX nowego magazynu wysokiego składowania, w którym system, a nie człowiek ma zarządzać rozmieszczeniem towarów. Rozpoczęto też prace nad uruchomieniem elektronicznej wymiany dokumentów między Iglotechem a odbiorcami i dostawcami przy wykorzystaniu technologii EDI. W planowanym rozwiązaniu dokument stworzony w MS Dynamics AX, np. zamówienie zakupu bezpośrednio zostanie wysłany do dostawcy w takiej postaci, która umożliwi automatyczne odczytanie i zarejestrowanie w systemie ERP dostawcy tak, by był gotowy do dalszej obróbki.

Fakty o wdrożeniu

Co
MS Dynamics AX – moduły Finanse podstawowe i rozszerzone, Formularze, Bankowość elektroniczna, Środki trwałe, Handel, Umowy handlowe, Logistyka, Planowanie główne, Zasoby, Projekty podstawowe, Projekty rozszerzone, CRM – automatyzacja procesu sprzedaży, Honoraria, Narzędzia programowania wraz z kodem źródłowym; modyfikacje dostosowujące system do wymagań klienta; dostarczenie 3 serwerów HP; w przygotowaniu system raportowania i analiz ProClarity, magazyn wysokiego składowania.

Gdzie
Iglotech – spółka specjalizująca się w zaopatrzeniu technicznym dla przedsiębiorstw związanych z chłodnictwem i klimatyzacją; oferuje urządzenia wentylacyjne, automatykę przemysłową i aparaturę elektryczną; centrala w Kwidzyniu, 3 oddziały i dwa biura na terenie Polski, kolejne oddziały w trakcie powstawania.
Refsystem – firma wyodrębniona w 2006 roku z Iglotechu, zajmująca się projektowaniem i wykonaniem inwestycji związanych z obróbką powietrza. 

Kiedy
styczeń 2006 – rozpoczęcie wdrożenia
styczeń - czerwiec 2006 – modelowanie, szkolenia z podstaw Axapty, przygotowanie Dokumentu Koncepcji Wdrożenia
czerwiec – wrzesień 2006 – przygotowywanie modyfikacji systemu
wrzesień - październik 2006 – testowanie modyfikacji, przygotowanie testowej aplikacji wraz z testowymi danymi.
listopad – grudzień - szkolenia dla użytkowników końcowych - pracowników na co dzień korzystających z systemu
styczeń 2007 - uruchomienie MS Dynamics AX
styczeń – marzec 2007 – asysta powdrożeniowa
marzec 2007 – do dziś – umowa supportowa oraz dalszy rozwój systemu.

Cele wdrożenia

  • Poprawa organizacji obsługi klienta poprzez uzyskanie szybkiej informacji o historii kontaktów, sprzedaży, warunkach płatności, wiarygodności i preferencjach klientów
  • Poprawa wydajności pracy
  • Wprowadzenie nowoczesnej polityki logistycznej opartej na rozwiązaniach informatycznych - Stworzenie jednolitej komputerowej bazy danych kontaktów z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi firmy w powiązaniu z operacyjnymi bazami danych systemu zarządzania przedsiębiorstwem. 
  • Wdrożenie mechanizmów wspierających budżetowanie oraz kontrolę kosztów
  • Usprawnienie procesów sprawozdawczości finansowej i operacyjnej

Korzyści z wdrożenia

  • jeden zintegrowany system zamiast kilku rozwiązań
  • łatwy dostęp do informacji
  • jednorazowe wprowadzanie dokumentów do systemu
  • lepsza obsługa reklamacji

System MS Dynamics AX w firmach Iglotech i Refsystem
System jest zainstalowany w centrali Iglotechu w Kwidzynie. Korzystają z niego pracownicy centrali i pięciu oddziałów (dwa kolejne oddziały są podłączane), a także pracownicy wydzielonej z Iglotechu spółki Refsystem. Wszyscy łączą się przez Internet z serwerem terminalowym RDP w centrali, dopiero na nim uruchamiają aplikację i na serwerze odbywa się praca z systemem. Oznacza to, że jednocześnie może być uruchomionych na tym serwerze tyle instancji MS Dynamics AX, ile wynika z licencji Iglotech. Osoby łączące się z terminalem wykorzystują klienta usługi terminalowej RDP, wbudowanego w system operacyjny swoich komputerów . Transmisja miedzy oddziałami a centralą odbywa się po łączach DSL, a w centrali po łączu synchronicznym o przepustowości 2 Mb/s.
Planowany do wdrożenia system raportowania i analiz ProClarity zostanie zainstalowany na serwerze OLAP-owym i na serwerze terminalowym albo tylko na tym pierwszym. Na serwerze OLAP-owym zostanie utworzone kostki OLAP, serwer ten będzie ściągał dane z serwera bazodanowego i agregował je. Z kostek OLAP i ProClarity będzie korzystać grupa osób odpowiedzialna za przygotowanie raportów. Gotowe raporty będą dystrybuowane do zainteresowanych osób: zarządu, dyrektorów, logistyków itd.