Kompleksowe rozwiązanie dla dewelopera

Ronson Development to jeden z wiodących deweloperów w Polsce. Wdrożenie kompleksowego rozwiązania dla deweloperów, Microsoft Dynamics AX oraz DeweloperPro firmy Bonair SA, pozwoliło spółce na rozwój funkcji wspierających sprzedaż.

Ronson Development funkcjonuje na polskim rynku od 2000 roku, a od 2007 roku zarejestrowana w Holandii spółka Ronson Europe N.V. jest spółką giełdową, a jej akcje są przedmiotem obrotu na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Swoje działania firma koncentruje głównie na rynku warszawskim, ma jednak także inwestycje oraz oddziały w innych dużych miastach Polski, tj. w Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie. W całej Grupie pracuje około 60 osób. Ronson Development prowadzi wiele inwestycji jednocześnie, każda jest prowadzona przez odrębną spółkę i każda liczy po ok. 300 produktów (mieszkań, garaży, komórek lokatorskich).

Tak duża skala działania wiąże się z potrzebą posiadania odpowiednich systemów wspomagających zarządzanie. W Ronson Development od kilku lat działał system Microsoft Dynamics AX 3.0 ze specjalnym modułem sprzedażowym przystosowanym do potrzeb firmy deweloperskiej, który wraz z rozwojem firmy w coraz mniejszym stopniu spełniał jej oczekiwania. Zdecydowano się więc na jego zmianę oraz na aktualizację systemu AX. – Potrzebowaliśmy głównie rozwinięcia nowych funkcji oprogramowania wspierającego sprzedaż. Rozbudowa ich w starym systemie AX 3.0 nie miałaby sensu – mówi Tomasz Łapiński, Dyrektor Finansowy Grupy Ronson.

Na firmę wdrażającą wybrano Bonair. Zdecydowały o tym dwa aspekty:duże doświadczenie we wdrażaniu Microsoft Dynamics AX orazposiadanie specjalizowanego rozwiązania branżowego dla deweloperów– DeweloperPro. – Rozważaliśmy wdrożenie Microsoft Dynamics AX 2009 i wykonanie przez obsługującą nas firmę informatyczną nowego deweloperskiego modułu sprzedaży, ale z uwagi na to, jak istotna byłaby to operacja, chcieliśmy sprawdzić inne możliwe rozwiązania dostępne na rynku. Wybraliśmy Bonair, bo jest znaczącym partnerem Microsoftu jeżeli chodzi o wdrożenia i serwis AX oraz ze względu na posiadanie w miarę gotowego dla nas produktu, DeweloperPro, wykorzystywanego przez znaczącego innego dewelopera – wyjaśnia Tomasz Łapiński. W grudniu 2009 r. zarządRonson Development podjął decyzję o wdrożeniu kompleksowegorozwiązania Microsoft Dynamics AX 2009 wraz z DeweloperPro.

Specyfika DeweloperPro

DeweloperPro to system informatyczny dla deweloperów. Wspomaga obsługę klientów, proces sprzedaży i prowadzenie inwestycji. Program ma dwa podstawowe moduły: inwestycyjny i sprzedażowy. Moduł inwestycyjny obsługuje proces prowadzenia inwestycji, od zakupu działki do wybudowania osiedla. Z tego modułu Ronson nie korzysta.

Moduł sprzedażowy wspomaga proces sprzedaży w sposób kompleksowy, od przygotowania oferty produktowej, poprzez rezerwację lokali, opracowanie dokumentów sprzedażowych, tworzenie harmonogramu płatności, aż do obsługi spłaty należności. System wspomaga wystawianie umów z klientami dostarczając dane do umowy.

Istotnym elementem systemu usprawniającym pracę handlowców jest repozytorium wspólnej oferty sprzedażowej. Rozwiązanie umożliwia m.in. wybór i prezentację lokali dla klientów, budowanie pakietów rezerwacyjnych, zarządzanie rezerwacjami, cenami nieruchomości i ich zmianami, przygotowywanie materiałów i dokumentów dla klienta. Istotną częścią rozwiązania jest szeroki zestaw raportów do monitorowania przebiegu sprzedaży i rozliczeń z klientami oraz możliwości analizy danych ad-hoc, pomocne przy podejmowaniu strategicznych decyzji na rynku mieszkaniowym.

Zakres wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się w grudniu 2009 r. i było prowadzone etapami. Pierwszy etap stanowiła analiza przedwdrożeniowa, zakończona Koncepcją Migracji Systemu określającą zakres projektu. Dokument zawierał też najważniejsze punkty do realizacji, np. procesy, które będą obsługiwane w nowym systemie, interfejsy pomiędzy systemami, zakres danych, które należy przenieść z dotychczasowego systemu, zakres modyfikacji standardowych modułów oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia. W lutym 2010 r. przystąpiono do wdrażania najpierw Microsoft Dynamics AX, następnie DeweloperPro. Wdrożenie zakończyło się w czerwcu 2010 r. Było w nie zaangażowanych 8 kluczowych osób, po 4 ze strony Ronson Development i Bonair SA.

Wdrożenie objęło standardowe moduły Microsoft Dynamics AX 2009: księgę główną, środki trwałe, rozliczenia z bankiem, zakupy, CRM oraz sprzedaż. Standardowy moduł sprzedaży AX jest wykorzystywany do wystawiania faktur, a zasadnicze funkcje sprzedażowe, m.in. obsługę klienta oraz analizę sprzedawanych produktów realizuje DeweloperPro. Integracja pomiędzy AX i DeweloperPro została zrealizowana na poziomie księgowości, co pozwala na pełną informację także o zobowiązaniach i należnościach z poziomu DeweloperPro.

Pracochłonne przenoszenie danych

Najbardziej uciążliwy podczas wdrożenia, zarówno dla pracowników Ronson Development, i jak Bonair, był proces przenoszenia danych do DeweloperPro. – Należało wprowadzić dane ze wszystkich inwestycji, zarówno bieżących, jak i tych już zamkniętych, a następnie – porównując ze starym systemem oraz dokumentacją księgową – sprawdzić czy wszystko się zgadza. To było bardzo pracochłonne, bo dotyczyło kilkudziesięciu inwestycji, z których każda miała po 200–300 produktów – mówi Anna Wojtasińska, Samodzielna Księgowa Ronson Development.

Fakty o wdrożeniu

Co
Kompleksowe rozwiązanie dla deweloperów: Microsoft Dynamics AX 2009 zintegrowany z systemem DeweloperPro

Gdzie
Ronson Development SA istnieje, jeden z większych polskich deweloperów

Kiedy
Grudzień 2009 r. – analiza i opracowanie Koncepcji Migracji Systemu
Luty 2010 r. – rozpoczęcie wdrożenia
Maj 2010r.  - zakończenie wdrożenia
Czerwiec 2010 r. – start produkcyjny

Z tą opinią zgadza się Czesław Czyrkowski, Główny Specjalista z firmy Bonair. – Migracja i weryfikacja danych z dotychczasowego systemu do nowego była najtrudniejszym etapem wdrożenia. Uzgodnienie stanu wyjściowego i potwierdzenie prawidłowości danych w nowym systemie oraz przygotowanie go do działalności produkcyjnej były pracochłonne i wymagały dużej wnikliwości – mówi Czesław Czyrkowski.

Grażyna Zalewska i Czesław Czyrkowski zgodnie podkreślają duże zaangażowanie pracowników działu księgowości Ronson Development. – Aby potwierdzić poprawność procesów migracyjnych, należało sprawdzić dokumenty wszystkich klientów, przejrzeć tysiące umów, by zweryfikować, czy to, co zawiera nowy system jest zgodne ze stanem faktycznym – wyjaśnia Grażyna Zalewska,Dyrektor Działu Rozwiązań Biznesowych w Bonair.

Podstawowe weryfikacje zajęły pracownikom Ronson Development około 2 miesięcy. W tym czasie Bonair przygotowywał system do wymagań biznesowych i do wewnętrznych procedur klienta.

Modyfikacje i zmiany w DeweloperPro

Wdrożenie systemu AX 2009 nie nastręczało trudności, modyfikacji było niewiele, a użytkownicy w Ronson Development dobrze znali ten system w starszej wersji. Zdecydowanie więcej pracy wdrożeniowej było po stronie DeweloperPro. – Chcieliśmy, aby DeweloperPro był w pełni dostosowany do naszych wymagań i specyfiki działania, więc Bonair musiał dokonać szeregu modyfikacji w istniejącym programie. Dużo czasu i pracy zajęło nam także dopracowanie odpowiednich raportów. To spowodowało, że wdrożenie trwało dłużej niż to na początku zakładaliśmy – mówi Agnieszka Kiełkiewicz- Kowalska, Samodzielna Księgowa, Ronson Development.

Korzyści z wdrożenia

  • Automatyzacja wielu procesów
  • Kompleksowe rozwiązanie, pełna integracja Microsoft Dynamics AX i DeweloperPro
  • Zintegrowana baza wszystkich produktów deweloperskich: m.in. mieszkań, lokali użytkowych, garaży
  • Automatyzacja procesu przygotowania dokumentacji dla klientów
  • Możliwość pracy zdalnej
  • Możliwość samodzielnego tworzenia nowych spółek dla nowych inwestycji
  • Zarządzanie cennikami oraz możliwość łatwego wczytywania nowych cenników do systemu

 

Jedną z takich specyficznych i jednocześnie ważnych dla Ronson Development funkcji była możliwość prostego przenoszenia niesprzedanych lokali pomiędzy inwestycjami. Chodzi o to, że pod względem formalno-prawnym każda inwestycja Ronson Development stanowi odrębną spółkę, którą tworzy się dla nowej inwestycji i zamyka – gdy przychodzi moment końcowego rozliczenia. Aby można było inwestycję zamknąć i formalnie zakończyć działalność spółki, nie może ona zawierać niesprzedanych produktów (mieszkań, garaży, komórek), co w praktyce rzadko ma miejsce. Stosuje się więc taką praktykę, że przesuwa się niesprzedane produkty do innego podmiotu. W AX 3.0 nie było dobrego wspomagania dla tych operacji, więc trzeba je było realizować ręcznie. Bonair przygotował mechanizmy pozwalające na szybkie przeniesienia pojedynczych niesprzedanych lokali w zakończonych już inwestycjach do innego podmiotu.

Bonair zautomatyzował też proces tworzenia spółek dla nowych inwestycji. – Wbudowaliśmy w DeweloperPro i AX 2009 narzędzia pozwalające na samodzielne tworzenie firm dla nowych inwestycji.
Dzięki temu klient jest niezależny w tym zakresie, a to ważne dla dewelopera działającego na dużą skalę i prowadzącego nawet kilkanaście inwestycji jednocześnie – mówi Grażyna Zalewska.Jednym z ważniejszych elementów rozwiązania usprawniającympracę handlowców, jest repozytorium wspólnej oferty sprzedażowej.Rozwiązanie umożliwia m.in. wybór i prezentację lokali dla klientów.
– Zaletą DeweloperPro jest to, że w jednym systemie mamy podgląd wszystkich produktów, które można przeglądać wg różnych parametrów. Przykładowo, jeśli klienta interesują mieszkania dwupokojowe w konkretnej okolicy, to teraz możemy szybko i łatwo otrzymać listę takich mieszkań spełniających podane kryteria. Wcześniej te informacje były rozproszone w różnych miejscach – mówi Anna Wojtasińska.

Kompleksowe rozwiązanie

Cały czas są pomysły, jak wykorzystać możliwości DeweloperPro, by rozwinąć i zautomatyzować tworzenie dokumentów i raportowanie, monitorowanie historii klientów itp. Integracja pomiędzy Microsoft Dynamics AX i DeweloperPro jest w pełni zautomatyzowana i dwa systemy komunikują się między sobą w czasie rzeczywistym.

– Istotną cechą tego projektu jest to, że dostarczyliśmy klientowi kompleksowe rozwiązanie, składające się z dwóch produktów: Microsoft Dynamics AX i DeweloperPro. Kontrakty zarejestrowane w DeweloperPro są źródłem zamówień rozliczanych, ewidencjonowanych i księgowanych w AX. Jednocześnie dane z AX są wykorzystywane w systemie DeweloperPro, np. w celu ponownego przeliczenia wysokości rat przy zmianie harmonogramu spłat – mówi Grażyna Zalewska.