Łatwiejsze i szybsze raportowanie

Pod koniec 2010 r. firma ING Lease zdecydowała się wdrożenie hurtowni danych i rozwiązań klasy Business Intelligence. Powodem były rosnące potrzeby raportowe wewnętrzne i zewnętrzne.

ING Lease Polska jest jednym z największych przedsiębiorstw leasingowych na polskim rynku. Kieruje swoją ofertę do klientów z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw, zapewniając im dostęp do atrakcyjnego finansowania zakupu ruchomości i nieruchomości. Przynależność do grupy ING zapewnia spółce silne zaplecze kapitałowe. W 2010 r. firma sfinansowała aktywa warte 1358 mln zł, z czego 60 proc. stanowiły ruchomości, a 40 proc. – nieruchomości. Spółka, z 33 proc. udziałem w rynku, wciąż pozostaje niekwestionowanym liderem leasingu nieruchomości. W Polsce działa od 1996 r. i zatrudnia obecnie ponad 100 osób.

Cztery różne systemy informatyczne

Procesy biznesowe w ING Lease wspierają cztery specjalistyczne programy: S1, S2, S3 i S4 (nazwy robocze, rzeczywistych klient nie ujawnia). S1 jest systemem sprzedaży wzbogaconym o moduł oceny ryzyka. Służy handlowcom do przygotowania ofert dla klientów oraz pełni rolę systemu CRM. Praca w systemie S1 kończy się podpisaniem umowy z klientem i nadaniem indywidualnego numeru kontraktu. Następnie dane  o kliencie i kontrakcie trafiają do głównego systemu leasingowego - S2, który kompleksowo wspomaga obsługę kontraktu od chwili jego rozpoczęcia aż po zakończenie lub wypowiedzenie. S2 czuwa m.in. nad ustalaniem harmonogramu spłat, wystawianiem faktur i  obsługą płatności. Nie ma jednak modułu wydruku faktur. Ten proces jest realizowany w programie S3, pomocniczym do systemu S2 i służącym tylko do generowania i drukowania faktur na podstawie danych z systemu S2. Takie rozwiązanie wymusiła specyfika działania. Nasi klienci często życzą sobie spersonalizowane faktury, dostosowane do swoich potrzeb i gustów. S3 pozwala nam spełnić ich oczekiwania – mówi Dorota Zwolakowska, IT Manager w ING Lease.

Księga główna to  system S4, do którego eksportowane są dane o zapisach księgowych z S2. Tu znajdują się księgowania zarówno z działalności leasingowej, jak i cała gospodarka własna ING Lease.

Oprócz opisanych systemów ING Lease wykorzystuje jeszcze pliki Excela zawierające różne dane uzupełniające, m.in. słowniki i klasyfikację środków trwałych wg GUS.

Raportowanie trudne i żmudne

Łatwo sobie wyobrazić, że przygotowywanie raportów w takim środowisku było skomplikowane. Po pierwsze dlatego, że każdy z programów zawiera inny zestaw danych, więc trzeba było pamiętać, gdzie jakie dane się znajdują i właściwie je połączyć. Weźmy przykładowo leasing nieruchomości. S2 zawiera harmonogram spłat, informacje o typie leasingu, powierzchni itp., ale nie ma w nim informacji o podatkach od nieruchomości – te są tylko w systemie S4. Sporządzając raport dotyczący całkowitego obciążenia nieruchomości, musieliśmy sięgać do dwóch systemów: S2 i S4 – mówi Dorota Zwolakowska.

Ponadto sporządzanie raportów wymagało powiązania ze sobą danych z różnych programów, występujących w różnych formatach. Radzono sobie z tym importując dane do programów Excel lub Access i tam je przetwarzając za pomocą skomplikowanych formuł czy makr. Uzyskanie danych, ich skonsolidowanie i przygotowanie na tej bazie raportów było czasochłonne i trudne. Już sam proces przygotowania i obróbki, realizowany przez bardzo sprawnego pracownika, zajmował kilka godzin. Kolejne godziny „potrzebował” sam Excel na przetwarzanie tak wielkiej ilości danych - mówi Dorota Zwolakowska. - Mieliśmy bardzo rozbudowane systemy raportowania wykorzystujące Excela, ale program ten z trudnością sobie radził z bardzo dużymi plikami – dodaje.
Były i inne wady stosowanych rozwiązań. W Excelu nie można nadawać praw dostępu, więc praktycznie każdy z grupy uprawnionych użytkowników mógł obejrzeć, wykasować lub zmienić dane i raporty. Poza tym S2 nie przechowuje wszystkich danych historycznych, co utrudniało raportowanie i często stanowiło ograniczenie w możliwościach tworzenia raportów. Przygotowanie raportów z wykorzystaniem danych historycznych wymagało dodatkowych zabiegów. Przykładowo, aby móc w przyszłości skorzystać z danych z poprzednich lat, wszystkie raporty z końca roku przechowywaliśmy w postaci stałej i, w razie potrzeby, dane z nich wprowadzaliśmy ręcznie – mówi Dorota Zwolakowska. To jednak też nie było dobrym rozwiązaniem, bo zachowywały się tylko ostatnio wprowadzone do S2 zmiany. Informacji o stanach wcześniejszych już tam nie było.

Czas na zmiany

Wymagania raportowe w ING Lease rosły i coraz trudniej było im sprostać. Zdecydowano się więc na hurtownię danych i profesjonalne rozwiązanie Business Intelligence . Braliśmy pod uwagę trzy rozwiązania. Pierwsze to system Business Intelligence nie bazujący na technologii OLAP, lecz działający jako nakładka zapisująca dane do obróbki w pamięci operacyjnej. Zaletą jest to, że nie potrzebuje żadnej infrastruktury, wadą natomiast – że korzysta z danych uporządkowanych i w miarę jednorodnych. Drugie rozwiązanie to minihurtownia danych, w której początkowo znalazłyby się najważniejsze, zawężone tematycznie dane i którą stopniowo rozbudowywalibyśmy. Trzecie – pełna hurtownia, w której są zapisywane wszystkie dane. Na ten wariant się zdecydowaliśmy.

Przy wyborze firmy wdrażającej posłużono się standardową procedurą, najpierw prosząc o rekomendację firmę Microsoft oraz partnerów wewnątrz grupy ING, a następnie przesłuchując wybrane firmy. Wygrał Bonair. - Nie tylko przedstawił dobrą ofertę, ale wykazał się dużą kompetencją przy prezentacji możliwości rozwiązań, które zamierzaliśmy wdrożyć.

Zasilanie hurtowni danych

Wymagania były takie, aby wszystkie dane znajdowały się na serwerze w jednej bazie, z której będzie można generować raporty. Powstanie hurtowni danych miało na celu stworzenie spójnego środowiska raportującego dla ING Lease, które integrowałoby dane ze wszystkich źródeł i pozwalało tworzyć raporty. Przy okazji mieliśmy rozwiązać kilka problemów związanych z posiadanymi systemami, które nie spełniały wszystkich potrzeb klienta, jak dostęp do danych historycznych czy możliwość nadawania uprawnień użytkownikom – mówi Dariusz Dulęba, szef projektu ze strony Bonair SA.

Hurtownia jest zasilana danymi z wszystkich czterech systemów: S1, S2, S3 i S4. Każdy z systemów ma swoją niezależną bazę danych. W celu jednoznacznej identyfikacji klientów wykorzystuje się dwa numery: S2 ID i GRID (Group ID). Numer S2 ID jest nadawany w dziale operacyjnym na etapie podpisywania umowy. GRID otrzymuje każdy klient na wniosek pracownika ING Lease do centrali w Holandii.

Integrując dane w jednej hurtowni, trzeba je oczyścić i odpowiednio przygotować. Największym wyzwaniem dla nas był import danych z programu S2, ze względu na to, że ING Lease Polska nie ma do nich bezpośredniego dostępu. System jest zainstalowany na serwerach ING Lease w centrali, a warszawska firma korzysta z niego przez przeglądarkę. Wspólnie z ING Lease Polska stworzyliśmy autorskie rozwiązanie, którym dane z S2 są — poprzez raporty Business Objects — eksportowane do plików tekstowych. Tą drogą, po oczyszczeniu, trafiają do hurtowni.

Rozwiązanie umożliwia ING Lease sterowanie częstotliwością odświeżania danych i ich zakresem oraz pozwala na dostęp do danych historycznych. Bonair opracował też odpowiednie procesy pobierania danych dla pozostałych systemów. Zadanie nie było łatwe, gdyż każdy z systemów pochodził od innego dostawcy i miał zasadniczo różne struktury danych, bazujące na innych platformach. System S1 – korzystał z bazy Oracle, S3 i S4 – z SQL Server 2008, dla systemu S4 źródłem było ok. 20 baz danych, które można dynamicznie włączać i wyłączać w procesie zasilania hurtowni.

W trakcie wdrożenia hurtowni okazało się, iż ING Lease poszerza swoją ofertę o nowy produkt przeznaczony dla mniejszych klientów, Standard Ticket Leasing (STL). Niestety, nie mogliśmy produktu STL od razu włączyć do hurtowni. Wprowadzenie STL poważnie opóźniłoby całe wdrożenie hurtowni. Zdecydowaliśmy się więc wprowadzić dane STL do hurtowni po zakończeniu wdrożenia i robimy to od początku 2011 r.

Wyzwania i trudności

Dla wszystkich pracowników ING Lease – poza działem IT - wprowadzenie hurtowni było przezroczyste. Nie spowodowało żadnych zmian w sposobie pracy, ponieważ obsługa procesu leasingu pozostała taka, jak przed wdrożeniem. Natomiast dla nas nastąpiła mała rewolucja. Mamy zupełnie nowe środowisko pracy. Musimy nauczyć się narzędzi Reporting Services i poznać zasady organizacji hurtowni danych.

Dlatego na pytanie o największe wyzwanie podczas wdrożenia, Dorota Zwolakowska odpowiada, że był to brak znajomości nowego środowiska pracy. Nie chodzi tylko o nowe narzędzia, ale o zmianę filozofii przechowywania danych i korzystania z nich. Musimy się jeszcze wiele nauczyć, by zrozumieć strukturę bazy. Dużym wyzwaniem była też właściwa koncepcja takiej organizacji danych w hurtowni, aby można je było później analizować na wiele sposobów.- Choć hurtownia na szczęście nie jest zamkniętym rozwiązaniem, zawsze można ją rozbudować i zmienić.

Wdrożenie rozpoczęło się w marcu i zakończyło w październiku 2010 r. Było prowadzone etapami, z których główne to: analiza, opracowywanie koncepcji przez Bonair i jej realizacja, testy i szkolenia, wdrożenie pilotażowe i finalne. Na etapie analizy grupa projektowa liczyła 11 osób, gdyż każdy dział biznesowy przedstawiał swoje potrzeby raportowe. Na stałe do projektu oddelegowano po 2 osoby z ING Lease i Bonair.

Klient musiał też rozbudować infrastrukturę o dedykowany serwer do hurtowni danych oraz o środowisko deweloperskie, którego wcześniej nie miał.

Hurtownia danych – szybciej i bezpieczniej

Wdrożenie zapewniło łatwiejszy i szybszy dostęp do bieżących danych, które są spójne, ujednolicone i obejmują całą firmę. Można też bez problemów tworzyć raporty korzystając z danych historycznych, co wcześniej było skomplikowane, a czasem wręcz niemożliwe. Wszystkie raporty są przechowywane na jednej stronie w intranecie, do której można nadawać różnym użytkownikom odpowiednie uprawnienia. Ponadto jedna hurtownia zapewnia, że wszyscy bazują na tych samych danych. Także jeśli okaże się, że trzeba poprawić jakieś dane, wystarczy to zrobić w jednym miejscu – mówi Dariusz Dulęba.

Dorota Zwolakowska także podkreśla fakt zarówno większego bezpieczeństwa, jak i ułatwienia dostępu do raportów w hurtowni danych. Wcześniej nie mogliśmy tego zrobić, gdyż Excel nie pozwalał na zdefiniowanie praw dostępu i praktycznie każdy mógł oglądać, a nawet zmieniać raporty. To było po prostu niebezpieczne. Obecnie poszczególne grupy użytkowników mają dedykowany dostęp do hurtowni, konkretne działy otrzymują tylko te raporty, które ich dotyczą. Do obsługi, czytania i odświeżania raportów mają dostęp wyłącznie uprawnione osoby .

Raporty są wytwarzane w programie Microsoft Reporting Services, w przyszłości dodatkowo ING Lease będzie korzystać także z ProClarity. Na razie uczymy się tych narzędzi, wiele rzeczy jest dla nas nowych. Mieliśmy klika dni szkoleń zewnętrznych, teraz szkolimy się wewnętrznie. Musimy się także pożegnać z naszymi dotychczasowymi przyzwyczajeniami i przestawić się na nowy sposób realizacji raportów.

Zwolakowska mówi, że wszystkie nowo zamawiane raporty realizują już tylko na bazie hurtowni. Będą też zlecać ich pisanie na zewnątrz, ale – jak zauważa – nie jest to trywialna sprawa, dlatego na pewno trochę potrwa i przez jakiś czas trzeba będzie jeszcze korzystać z dotychczasowego sposobu raportowania.

Było warto

ING Lease znajduje się dopiero na początku zmian. W pierwszym etapie wdrożenia, założyliśmy, że uporządkujemy dane, doprowadzając do tego, aby wszystkie gromadzić w jednej bazie. Ten etap zakończyliśmy. Przed nami długi okres tworzenia nowych raportów – mówi Dorota Zwolakowska. Osoba przygotowująca raporty, oprócz znajomości narzędzi, musi mieć wiedzę merytoryczną o przedmiocie raportowania, na bieżąco testować i weryfikować poprawność wyniku.

Już teraz widać, że hurtownia danych znacząco poprawi raportowanie – zarówno pod względem szybkości, jak i możliwości. Coś, co kiedyś zajmowało kilka godzin, teraz robimy prawie jednym kliknięciem. Obecnie stworzenie skomplikowanego raportu zajmuje nam kilkanaście minut. Kiedyś mogło to trwać kilkanaście godzin.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA:

  • Spójne, ujednolicone i całościowe dane w jednym miejscu
  • Łatwiejszy i szybszy dostęp do bieżących danych
  • Znacząca poprawa raportowania zarówno pod względem szybkości, jak i możliwości
  • Uzyskanie dostępu do danych historycznych
  • Wzrost bezpieczeństwa - możliwość zdefiniowania praw dostępu

Fakty o wdrożeniu

Co
Hurtownia danych oraz systemy klasy Business Intelligence: Microsoft Reporting Services i ProClarity

Gdzie
ING Lease Polska, jedno z największych przedsiębiorstw leasingowych na polskim rynku, obsługujące klientów z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw. Spółka ma z 33 proc. udział w leasingu nieruchomości. W Polsce działa od 1996 r. i zatrudnia obecnie ponad 100 osób.

Kiedy
Marzec - maj 2010 r. – prace przygotowawcze, m.in. zebranie wymagań, analiza, określenie infrastruktury technicznej.
Maj – sierpień 2010 r. – wdrożenie, m.in. instalacja i konfiguracja oprogramowania, budowa zasilania hurtowni danych, definicja modelu OLAP, budowa raportów i aplikacji WWW (intranet), definicja uprawnień, testy rozwiązania, warsztaty ProClarity i Reporting Services.
Sierpień – październik 2010 r. – wdrożenie pilotażowe, szkolenie administratorów, instalacja rozwiązania
Listopad 2010 r. –start produkcyjny

Architektura hurtowni danych w ING Lease
Hurtownia jest zasilana danymi z czterech systemów, mających niezależne bazy danych. Przed zapisaniem w hurtowni dane są ujednolicane i oczyszczane. Import danych z programu S2 odbywa się poprzez raporty Business Objects, eksportowane do plików tekstowych. Hurtownia i oprogramowanie Business Intelligence ma dwa rodzaje użytkowników: pracowników IT przygotowujących raporty oraz odbiorców końcowych, korzystających z raportów. Użytkownik ma dostęp do raportów przez program Microsoft Reporting Services. Tu są tworzone raporty stałe, dostępne przez przeglądarkę. W kostce OLAP są dane z systemu S1, korzystanie z niej odbywa się przez ProClarity, z którego raporty służą do analiz ad-hoc. Wszystkie raporty są przechowywane na jednej stronie w intranecie, do której można nadawać różnym użytkownikom odpowiednie uprawnienia.