Pierwsze takie wdrożenie

Bank Polskiej Spółdzielczości był pierwszym zrzeszeniem banków w Polsce, które podjęło się zbudowania centralnej bazy do obsługi kredytów preferencyjnych w miejsce blisko 780 rozproszonych baz i wdrożenia systemu umożliwiającego szczegółową weryfikację danych.

BPS S.A. powstał w marcu 2002 roku w wyniku konsolidacji sześciu banków regionalnych zrzeszających 2/3 Banków Spółdzielczych w Polsce – łącznie 355 jednostek. Istotnym elementem prowadzonej działalności banków jest obsługa inwestycyjnych kredytów preferencyjnych. Korzystający z nich klienci spłacają tylko część odsetek, a resztę dopłaca Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Banki przygotowywały zapotrzebowania na dopłaty i sprawozdania dotyczące poszczególnych kredytów w postaci plików (do ich generowania od 2000 roku wykorzystywały system SI-Bank), przekazywały je do regionów, skąd trafiały po przetworzeniu do Agencji.

Połączenie Banków Spółdzielczych w jedną organizację stworzyło możliwość wypracowania jednolitego i efektywniejszego rozwiązania do obsługi kredytów preferencyjnych. Założyliśmy, że należy połączyć 6 różnych banków regionalnych w taki sposób, żeby zapewnić terminowe pozyskiwanie środków, więcej - skrócić czas od momentu złożenia zapotrzebowania do przyznania tych środków, a także umożliwić szczegółową weryfikację danych jeszcze w banku – mówi Piotr Matwiej, dyrektor Biura Rozliczeń i Dopłat Banku Polskiej Spółdzielczości S.A.

Region po regionie

W kilka miesięcy po utworzeniu BPS bank rozpoczął wdrożenie systemu SI-OKP*KI
i tworzenie jednej centralnej bazy danych kredytów i kredytobiorców w miejsce kilkuset rozproszonych baz poszczególnych banków. BPS jako pierwszy podjął ryzyko stworzenia takiego rozwiązania na skalę ogólnopolską. Kierunek, który obraliśmy, uchronił nas przed znacznie większymi kosztami, które ponieślibyśmy, adaptując w BPS 6 różnych systemów działających w konsolidowanych bankach – zauważa Piotr Matwiej, prowadzący wdrożenie systemu SI-OKP*KI w BPS.

O skali tego pionierskiego wdrożenia świadczy choćby to, że ze strony banku było w nie zaangażowanych ok. 100 osób – zarówno informatyków, jak i osób merytorycznych w regionach
i w oddziałach banku. Po stronie firmy Bonair uczestniczyło w nim przez pół roku 3-5 programistów
i konsultantów.

Wdrożenie odbywało się etapami – kolejno dla każdego regionalnego banku. Ponieważ było to pierwsze wdrożenie SI-OKP*KI w Polsce, musieliśmy stale stawiać sobie pytanie, czy system właściwie realizuje poszczególne procesy; bazowaliśmy na swoich pomysłach, wiedzy, wyczuciu, jakie rozwiązania będą dobrze funkcjonować w nowej strukturze – relacjonuje dyrektor Piotr Matwiej.  Dzięki temu, że wdrożenie robiliśmy oddzielnie dla poszczególnych regionów, błędy, które pojawiły się na jednym etapie można było wyeliminować i nie powtarzać ich przy podłączaniu do SI-OKP*KI kolejnych regionów.

Wszystko zadziałało

Po zainstalowaniu w centrali BPS systemu SI-OKP*KI rozpoczęła się budowa centralnej bazy od przeniesienia do niej dotychczasowych danych z jednostek podległych jednemu bankowi regionalnemu. Jednocześnie w wszystkich bankach w tym regionie korzystano z systemu SI-BANK*KI (Bank Kredytujący), który pozwala generować pliki zasilające bazę systemu SI-OKP*KI. Aby obie strony – użytkownicy i wdrażający system - mówili tym samym językiem, równocześnie dla pracowników z regionów, którzy do tej pory zajmowali się zbieraniem danych i zasilaniem bazy, prowadzono szkolenia z nowej aplikacji. Mogliśmy przy okazji obserwować reakcje użytkowników, sprawdzać, co się podoba, co jeszcze trzeba poprawić w interfejsie użytkownika. – relacjonuje dyrektor Piotr Matwiej.

Kolejnym krokiem było zasilenie centralnej bazy regionu danymi za ostatni okres rozliczeniowy, wygenerowanymi przez SI-BANK*KI. Zasilenie odbywało się w centrali w Warszawie pod okiem firmy Bonair. Następnie generowano testowe zapotrzebowanie na dopłaty za pomocą systemu SI-OKP*KI i sprawdzano poprawność uzyskanych danych z tymi, które dał wciąż działający stary układ. Weryfikacja danych w systemie SI-OKP*KI umożliwiała przesłanie informacji o wykrytych błędach do banków kredytujących i poprawianie danych przed przekazaniem do ARiMR. Po porównaniu plików z obu systemów (SI-OKP*KI i SI-Bank*KI Bank Pośredniczący danego regionu)
i analizie różnic (liczba danych do poprawki była stosunkowo niewielka) w następnym miesiącu zapotrzebowanie do Agencji było wysyłane już z nowego systemu i można było przejść do wdrożenia SI-OKP*KI w kolejnym regionie
– opowiada Piotr Matwiej.

Pytany o trudności związane z wdrożeniem Piotr Matwiej przyznaje, że największym wyzwaniem było przejście ze sprawozdawczości na poziomie sześciu regionów na wspólną sprawozdawczość na poziomie Centrali BPS (kredyty zostały przeniesione do nowej struktury banków i pliki sprawozdawcze za ten okres obejmowały zmiany do wszystkich kredytów) - Wdrożeniu towarzyszyła nuta niepewności, czy już po podpięciu wszystkich regionów system zadziała: czy serwery podołają przetwarzaniu takich ilości danych, czy wymiana i weryfikacja poprawności danych będą przebiegały tak, żeby wyeliminować jak najwięcej błędów. Zadziałało.

Liczy się czas

Podłączenie wszystkich konsolidujących się banków zajęło - zgodnie z harmonogramem - pół roku. Zwykle w drugim lub trzecim miesiącu od momentu pozyskania danych z regionu do centralnej bazy, zapotrzebowania i sprawozdania dotyczące tego regionu generował już system SI-OKP*KI. Nadal jednak obowiązywała stara organizacja, polegająca na tym, że Banki Spółdzielcze przekazywały dane do central regionalnych i dopiero one zasilały zdalnie centralną bazę danych, przygotowywały dane dla agencji. Ten pośredni etap wydłużał czas obsługi dopłat i pozyskiwania środków dla banku.

Dlatego od stycznia 2004 roku BPS zrezygnował z pośrednictwa banków regionalnych. Poszczególne banki spółdzielcze bądź ich większe oddziały zamiast wysyłać pliki z danymi
o kredytach i kredytobiorcach do regionów, przekazują je bezpośrednio do centrali BPS w Warszawie, gdzie od razu są wczytywane do bazy SI-OKP*KI. Jedynie niektóre wielooddziałowe banki spółdzielcze zbierają dane z oddziałów i generują pliki zbiorcze z danymi do zasilenia centralnej bazy. Przekazywaniem wymaganych informacji do agencji zajmują się pracownicy centrali BPS.  Wyeliminowanie pośredników pozwoliło skrócić czas potrzebny na zebranie danych, ich przetworzenie i przekazanie do agencji o połowę – z 60 do 30 dni – argumentuje Piotr Matwiej.

Szczegółowa weryfikacja - mniejsze ryzyko

Na skrócenie procesu pozyskiwania środków od Agencji ma też z pewnością wpływ lepsza jakość danych przekazywanych do Agencji. Działająca we wszystkich jednostkach banków spółdzielczych aplikacja SI-BANK*KI na etapie wprowadzania informacji o kliencie i kredycie wykonuje jedynie podstawową weryfikację danych pod względem formalnym – sprawdza, czy dane
w poszczególnych polach są właściwego typu i formatu. Natomiast centralny system SI-OKP*KI przeprowadza dodatkowo szczegółową analizę merytoryczną – na takim poziomie jak robi to system monitorujący dane w ARiMR. Weryfikuje informacje o kredycie i kredytobiorcy pod katem ich zgodności z parametrami linii kredytowej, z której dany klient korzysta, a więc kwotę kredytu, udział własny, koszt przedsięwzięcia, wysokość oprocentowania, okres kredytowania, okres karencji spłaty kapitału, wiek kredytobiorców, maksymalną powierzchnię gospodarstwa rolnego itd.

Tak rozbudowana walidacja eliminuje w znacznym stopniu przekazywanie błędnych czy niekompletnych informacji do Agencji, czego skutkiem może być pozbawienie banku części dopłat czy opóźnienia w przekazaniu bankowi środków pieniężnych – wyjaśnia Piotr Matwiej. Przed wdrożeniem SI-OKP*KI niepoprawne dane we wnioskach o dopłaty z sześciu regionalnych banków sięgały łącznie 6 procent. Obecnie oscylują na poziomie 0,3–0,8 proc. – podsumowuje Piotr Matwiej.

To bardzo dobry wynik, jeśli weźmie się pod uwagę, że BPS w skali roku udziela średnio 10 tys. długoletnich kredytów, a dane łącznie z terminarzami płatności idą w miliony pozycji. Obecnie BPS obsługuje ok. 70 tys. aktywnych umów na kredyty preferencyjne, a wszystkich umów w banku jest ok. 85 tys.

Nie bez znaczenia dla poprawności danych był ogrom pracy wykonany przy tworzeniu
i weryfikacji centralnej bazy. Wiadomo, że w zależności od banku, zwraca się uwagę na inny zakres danych. Przenoszenie danych z blisko 800 baz do wspólnej bazy pozwoliło w wielu przypadkach usystematyzować dane i uporządkować je – twierdzi Piotr Matwiej.

Poza tym centralna baza ułatwia wychwytywanie, który z banków przesyła nieprawidłowe dane. Wprowadzenie nowego systemu często wymaga zmiany przyzwyczajeń, procedur. Jeśli widzimy, że w jakiejś jednostce dane są wprowadzane niepoprawnie, kierujemy tam informacje, dlaczego rzetelność jest w tym przypadku tak ważna – opowiada Piotr Matwiej.

Dalszy sukcesywny rozwój

Właściwie proces wdrożenia jeszcze się nie zakończył – stwierdza Piotr Matwiej. Jesteśmy największą grupą banków korzystających z dopłat i zawsze okazuje się, że coś jeszcze jest do zrobienia. Obecnie do systemu SI-OKP*KI podłączane są oddziały własne BPS. Chcemy, by do końca 2006 roku wszystkie jednostki własne korzystające z systemu - 40 oddziałów - zasilały centralną bazę. Kolejnym etapem może okazać się bezpośrednie podłączenie do centralnej bazy danych Banków Spółdzielczych.

Poza tym SI-OKP*KI zmienia się stosownie do nowych warunków stawianych przez ARiMR. Od chwili uruchomienia systemu konieczne było wprowadzenie w nim kilku znacznych zmian wskazanych przez Agencję. Bonair – w ramach umowy serwisowej – modyfikuje system dostosowując go odpowiednio do nowych wymagań.

Przed systemem wkrótce kolejny sprawdzian. Od 1 maja 2007 zmienią się typy kredytów preferencyjnych i przepisy dotyczące ich przyznawania tak aby nastąpiła pełna zgodność
z wymaganiami unijnymi. Tym samym będzie istniała konieczność dostosowania systemu SI-OKP*KI do tych zmian.

Fakty o wdrożeniu

Co
autorski system firmy Bonair SI-OKP*KI (System Informatyczny – Obsługa Kredytów Preferencyjnych i Kredytów Inwestycyjnych z dopłatami Agencji Restrukturyzacji i Rolnictwa) działający centralnie oraz system SI-BANK*KI (System Informatyczny – Bank Kredytujący) działający lokalnie w blisko 1800 placówkach,
dostosowanie systemu SI-OKP*KI do potrzeb klienta; centralna baza danych dla systemu SI-OKP*KI, działająca z wykorzystaniem silnika bazy danych MS SQL, migracja danych z blisko 800 baz rozproszonych do bazy centralnej; szkolenia.

Gdzie
Bank Polskiej Spółdzielczości S.A. specjalizujący się w kompleksowej obsłudze samorządów, rolnictwa, przemysłu rolno-spożywczego, handlu, rzemiosła i turystyki. BPS S.A. zrzesza 355 Banków Spółdzielczych (2/3 wszystkich takich banków w Polsce), mających w sumie 1800 placówek. Ma też 37 oddziałów własnych i 39 filii. BPS jest największą grupą banków w Polsce korzystającą z dopłat do oprocentowania inwestycyjnych kredytów preferencyjnych.

Kiedy
październik 2002-marzec 2003 – wdrożenie systemu SI-OKP*KI w centrali BPS, podłączenie do systemu SI-OKP*KI kolejno sześciu banków regionalnych, budowa i zasilenie baz kredytów i kredytobiorców tych banków w ramach centralnej bazy BPS, wdrożenie w podległych jednostkach bankowych aplikacji SI-BANK*KI, testy, weryfikacja danych generowanych przez SI-OKP*KI dla ARiMR; uruchomienie produkcyjne SI-OKP*KI dla poszczególnych regionów.
marzec 2003 – scalenie baz banków regionalnych w jedną, centralną bazę BPS.
styczeń 2004 – likwidacja pośrednictwa banków regionalnych w zasilaniu centralnej bazy, rozpoczęcie przekazywanie danych z Banków Spółdzielczych bezpośrednio do centrali BPS.
od 2005 roku – sukcesywne podłączanie do systemy SI-OKP*KI jednostek własnych BPS.

System został wdrożony zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, w wyznaczonych terminach.

Korzyści z wdrożenia

  • Usprawnienie pozyskiwania od ARiMR dopłat do oprocentowania kredytów przyznawanych klientom banków
  • Skrócenie o połowę czasu pozyskiwania dopłat
  • Ograniczenie kosztów, głównie osobowych, przez wyeliminowanie etapów pośrednich w przygotowywaniu informacji dla ARiMR
  • Zwiększenie poprawności danych przekazywanych do ARiMR
  • Możliwość kompleksowego zarządzania informacjami o kredytach
  • Wzmocnienie poziomu bezpieczeństwa danych

 

Struktura systemu obsługi dopłat do oprocentowania kredytów w BPS SA

W centrali BPS w Warszawie znajduje się jeden serwer aplikacji z zainstalowanym systemem SI-OKP*KI oraz serwer bazodanowy z silnikiem MS SQL.
Zrzeszone w BPS banki spółdzielcze wykorzystują aplikację SI Bank Kredytujący, która pozwala im generować pliki z zapotrzebowaniami na dopłaty i sprawozdaniami dla ARiMR w odpowiednim formacie. Pliki sprawozdań i zapotrzebowań raz w miesiącu są przekazywane bankową pocztą elektroniczną bezpośrednio do centrali BPS w Warszawie, gdzie są wczytywane do centralnej bazy. Niektóre banki wieloodziałowe gromadzą zapotrzebowania i sprawozdania ze swoich jednostek i generują pliki dla centralnej bazy za pomocą aplikacji SI-Bank Pośredniczący. W sumie do centralnej bazy przychodzą pliki z ponad 800 jednostek.
System SI-OKP*KI weryfikuje te dane, przetwarza je i generuje zbiorcze zapotrzebowanie i sprawozdanie dla Agencji.
Jednostki własne BPS-u są obecnie podłączane do SI-OKP*KI i proces ten ma się zakończyć do końca 2006 roku.