Siła centralnej bazy

Główne zadania systemu obsługi kredytów preferencyjnych SI-OKP*KI w BGŻ SA to generowanie zapotrzebowań na dopłaty do oprocentowania kredytów preferencyjnych oraz przygotowywanie sprawozdań w tym zakresie dla ARiMR.

Poprzednik SI-OKP*KI wprawdzie realizował te zadania, ale miał mniej wydajną strukturę i przestarzałą technologię rozproszonych baz danych MS Access 95. 

Dyrektor Departamentu Operacji Krajowych w Banku Gospodarki Żywnościowej Sławomir Koprowski twierdzi, że praca w rozproszonej strukturze baz danych była dla banku niewygodna, kosztowna i niebezpieczna. Baza danych w centrali była zasilana plikami z danymi raz w miesiącu i wtedy następowało spiętrzenie prac. W niedługim czasie należało wczytać dane do bazy, zweryfikować je, poprawić i wygenerować pliki dla ARiMR. Trzeba było utrzymywać podsystemy i bazy danych w ponad 100 jednostkach. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu było mało przejrzyste. Zdecydowaliśmy, że stworzymy jedną, centralną bazę kredytów preferencyjnych, a dane będą do niej wprowadzane na bieżąco, bezpośrednio przez naszych pracowników w jednostkach – relacjonuje Sławomir Koprowski. Zamierzenie to zostało zrealizowane w dwóch etapach.

Na dobry początek

W pierwszym etapie w Centrali BGŻ wdrożono podsystem SI-OKP* KIBank Pośredniczący
i zbudowano centralną bazę danych kredytów i kredytobiorców. Przeniesiono do niej dane zapisane
w rozproszonych bazach banków kredytujących starego systemu. W tym celu  wczytano dane ze specjalnie przygotowanych  plików, które oddziały BGŻ dostarczyły do centrali, a po zbudowaniu centralnej bazy danych kredytów i kredytobiorców  sprawdzono poprawność i kompletność danych
z bazami banków kredytujących . Potem przez jeden okres sprawozdawczy (czyli miesiąc) równolegle obsługiwano dokumenty sprawozdawcze w  nowym i starym systemie. Wygenerowane  w obu systemach zapotrzebowania na dopłaty oraz sprawozdania dla ARiMR porównano. W wyniku porównania do ARiMR zostały przekazane dokumenty sprawozdawcze wygenerowane w systemie SI-OKP*KI. Etap wdrożenia podsystemu Bank Pośredniczący  zakończono rozliczeniem otrzymanych
z ARiMR dopłat do przekazanych zapotrzebowań.

Od tej pory Centrala BGŻ przygotowywała dokumenty sprawozdawcze dla ARiMR tylko  w nowym systemie SI-OKP*KI.

Podłączenie oddziałów

Po kilku miesiącach bezawaryjnej produkcyjnej eksploatacji Systemu BGŻ przystąpił do drugiego etapu wdrożenia – instalacji w centrali podsystemu „Bank Kredytujący”
i podłączenia do niego wszystkich oddziałów. – Wdrożenie podsystemu „Bank Pośredniczący ” umożliwiło nam stworzenie centralnej bazy kredytów preferencyjnych, ale po pierwsze - zasilanej 
z miesięcznym opóźnieniem, po drugie - plikami z oddziałów,  a to nie było dla nas satysfakcjonujące –
tłumaczy Sławomir Koprowski.

Najpierw do nowej wersji aplikacji „bank kredytujący” zostały podłączone 3 oddziały. Oddziały te pracowały przez jeden okres sprawozdawczy równolegle w starym systemie SI-Bank i w systemie SI-OKP*KI podsystem ‘Bank Kredytujący’. W Centrali BGŻ  równolegle działały dwie instalacje systemu SI-OKP*KI: jedna w wersji ‘Bank Pośredniczący’ i druga w wersji pełnej, obejmującej Bank Pośredniczący i Bank Kredytujący . Do wersji Bank Pośredniczący zostały wczytane pliki przygotowane w oddziałach w starym systemie SI-Bank, w pełnej wersji oddziały wprowadzały dane
i generowały dokumenty bezpośrednio w bazie danych w Centrali. Następnie w Centrali generowane były zapotrzebowania i sprawozdania z obu  wersji systemu, a później porównywano, czym te sprawozdania się różnią, a w czym są zgodne. - Jeśli różnice były wytłumaczalne i wynikały ze specyfiki nowego systemu, uznawaliśmy je i przechodziliśmy do następnej fazy – opowiada Sławomir Koprowski.

Procedura ta została powtórzona w następnym miesiącu  przy podłączeniu 20 regionalnych oddziałów BGŻ, a w kolejnym miesiącu – przy podłączeniu pozostałych jednostek terenowych, ok. 80.

Obecnie cały system SI-OKP*KI znajduje się w Centrali BGŻ w Warszawie. Obsługuje 17,5 tysiąca kredytów preferencyjnych z dopłatami ARiMR. Wszystkie oddziały terenowe łączą się z centralna bazą danych i pracują na niej niezależnie od siebie. Poszczególni użytkownicy systemu, w zależności od przydzielonych im uprawnień, mają dostęp do określonego zakresu danych. Np. oddziały mogą tylko przeglądać i modyfikować swoje dane, Centrala na dostęp do danych wszystkich oddziałów. Użytkownicy mogą także wykonywać określone czynności i operacje  np oddziały mogą rejestrować umowy kredytowe, generować i weryfikować zapotrzebowania swojego oddziału, użytkownicy w Centrali mogą przeglądać i  weryfikować dane, generować sprawozdania oraz eksportować  dokumenty sprawozdawcze do ARiMR, a nie mają uprawnień rejestracji umów kredytowych). 

Weryfikacja danych

Obu etapom wdrożenia towarzyszył powtarzający się ciąg czynności kontrolnych. Sprawdzano, co oddziały wprowadzają do systemu, czy robią to dobrze, jak reaguje na to system. Weryfikacja danych wczytanych do nowej bazy czy zawartych w nowo utworzonych zapotrzebowaniach na dopłaty i sprawozdaniach dla ARiMR była najtrudniejszym i jednocześnie najbardziej czasochłonnym  zadaniem wdrożeniowym – wystarczy sobie uświadomić, że m.in. trzeba było porównywać 104 rozproszone bazy z zawartością nowej centralnej. Za weryfikację merytoryczną odpowiadali pracownicy BGŻ, natomiast za kompletność danych – Bonair. 

Sporym problemem logistycznym była organizacja szkoleń z obsługi nowego systemu. Oprócz pracowników jednostki, która rozlicza kredyty preferencyjne w centrali, z systemu korzysta zwykle jedna osoba w każdym z ponad 100 oddziałów BGŻ w całej Polsce. Wszystkie te osoby trzeba było ściągnąć do centrali BGŻ w Warszawie. Tu zorganizowano szkolenia dla ośmiu 12-osobowych grup. Każde prowadziły 2 osoby z Bonairu oraz pracownik BGŻ nadzorujący projekt od strony technicznej.

Więcej możliwości

SI-OKP*KI i centralna baza danych stworzyły większe możliwości weryfikacji poprawności danych już na pierwszym etapie ich wprowadzania: jakość danych jest oceniana według tych samych reguł, które stosuje system ARiMR, a błędy w sprawozdaniach i zapotrzebowaniach można poprawić na szczeblu oddziału i centrali banku. Poza tym nowy system umożliwia automatyzację  operacji, które wcześniej były wykonywane „ręcznie” ( np. zatwierdzenie umowy kredytowej lub  zapotrzebowania  w oddziale automatycznie udostępnia dane Centrali, wcześniej musiały być przekazywane pliki).

Np. z obsługą dopłat do oprocentowania kredytów preferencyjnych wiąże się kalkulacja limitów kredytów. System SI-OKP*KI zawiera szczegółowe informacje o wnioskach banków kredytujących i centrali, limitach (kredytów i dopłat do każdej z 13 linii kredytowych) przyznanych bankowi przez Agencję oraz ich wykorzystaniu. Limity dopłat dodatkowo uwzględniają podział na kredyty stare i nowe. W systemie rejestrowane są też informacje o wysokości limitów przydzielonych poszczególnym oddziałom i centrali w każdym roku kalendarzowym, z podziałem na linie kredytowe
i kredyty stare i nowe .- Przeszliśmy z kalkulacji wykonywanych przez poszczególne jednostki gdzieś na boku na system zautomatyzowany, który analizuje i prognozuje wysokości dopłat na podstawie terminarzy, a oddziały uzupełniają te kalkulacje jedynie o dane dotyczące konkretnych klientów, np. wstrzymanie czy opóźnienie obsługi kredytu – wyjaśnia Sławomir Koprowski.

Również wykorzystanie limitów jest automatycznie wyliczane na podstawie zrealizowanych zapotrzebowań. Dzięki temu można odpowiednio wcześniej zorientować się, że limity nie zostaną
w pełni wykorzystane, i zgłosić to ARiMR, aby uniknąć kar ze strony Agencji.

Fakty o wdrożeniu

Co

System Informatyczny - Obsługa Kredytów Preferencyjnych i Kredytów Inwestycyjnych SI-OKP*KI*KI  z dopłatami ARiMR, autorstwa firmy Bonair, ponad 100 użytkowników; centralna baza danych dla tego systemu, działająca z wykorzystaniem silnika bazy danych MS SQL; dostosowanie
i parametryzacja systemu, wdrożenie, szkolenia.

Gdzie 
Centrala Banku Gospodarki Żywnościowej BGŻ w Warszawie

Kiedy

Listopad 2003 – luty 2004 – wdrożenie podsystemu „Bank pośredniczący”; budowa i zasilenie centralnej bazy danych, weryfikacja danych i sprawozdań generowanych dla Agencji Restrukturyzacji
i Modernizacji Rolnictwa;  jednorazowe rozliczenie dyspozycji finansowych z ARiMR; szkolenia dla pracowników centrali BGŻ z obsługi  SI-OKP*KI „Bank pośredniczący”.

Październik 2004 - grudzień 2004 – wdrożenie podsystemu „Bank kredytujący” i podłączenie do niego etapami: 3, 20 i ok. 80 terenowych jednostek BGŻ; porównywanie danych z nowego i starego systemu, szkolenia z zakresu obsługi SI-OKP*KI „Bank kredytujący” dla pracowników jednostek terenowych BGŻ.  

System został wdrożony zgodnie z zapisanym w kontrakcie budżetem i terminami.

Korzyści z wdrożenia

  • Bardziej przejrzysty proces zasilania centralnej bazy danymi
  • Łatwiejsza kontrola operacji wykonywanych w placówkach terenowych
  • Natychmiastowa weryfikacja danych przekazanych do centrali - możliwość błyskawicznego reagowania na błędy lub nieprawidłowości
  • Szybsze przygotowywanie zapotrzebowań na dopłaty i sprawozdań dla ARiMR
  • Znacznie mniejsza liczba zwracanych błędów
  • Automatyczne wyliczanie wykorzystania limitów dopłat przyznanych przez Agencję
  • Możliwość zgłoszenia niepełnego wykorzystania limitu z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalająca uniknąć kar
  • Odejście od przestarzałej zdecentralizowanej architektury przetwarzania danych
  • Wykorzystanie nowoczesnej, wydajnej relacyjnej bazy danych MS SQL
  • Lepsze wykorzystanie czasu pracy specjalistów

 

Struktura Systemu Obsługi Kredytów Preferencyjnych w BGŻ SA

SI-OKP*KI jest systemem scentralizowanym. Zapewnia m.in.:

  • centralizację przechowywania i przetwarzania danych o kredytach preferencyjnych
  • centralne administrowanie uprawnieniami użytkowników w zakresie dostępu do danych i funkcji systemu (dotyczy tylko Centrali Banku)
  • gospodarowanie limitami dopłat oraz wyliczanie wielkości dopłat w latach przyszłych na podstawie terminarzy
  • import informacji o przyznanych dopłatach oraz zmianach w kredytach z centralnego systemu bankowego oraz import danych o kredytach nowo udzielonych