Sprawniej i bezpieczniej

Spółdzielczą Grupę Bankową tworzy 206 banków spółdzielczych i SGB Bank SA, będący bankiem zrzeszającym. Jest to silna grupa finansowa, dysponująca siecią ponad 1,8 tys. placówek w Polsce,  3 tys. bezprowizyjnych bankomatów oraz elektronicznymi kanałami dostępu. Rozbudowana sieć placówek pokrywa ponad 55% powierzchni kraju.

Taka sytuacja ma miejsce od 2011 r., kiedy to Gospodarczy Bank Wielkopolski przyłączył  Mazowiecki Bank Regionalny i zmienił nazwę na SGB SA. Jednocześnie do Spółdzielczej Grupy Bankowej przystąpiły także banki spółdzielcze funkcjonujące pod egidą MR Bank SA.

SGB Bank SA, jako bank zrzeszający, pozostaje wsparciem dla całej grupy SGB, współpracując ze zrzeszonymi bankami oraz działając w ich interesie w zakresie uniwersalnej obsługi bankowej osób fizycznych i prawnych oraz obsługi finansowej przedsięwzięć gospodarczych, szczególnie w dziedzinie rolnictwa i przetwórstwa rolno-spożywczego.

Decyzja podjęta

W 2009 r. SGB Bank, jeszcze jako Gospodarczy Bank Wielkopolski, zdecydował się na wdrożenie systemu wspomagającego proces udzielania kredytów. - Bezpośrednim powodem była rosnąca konkurencja na rynku bankowym, wymuszająca przyjmowanie przez banki nowych rozwiązań usprawniających procesy sprzedażowe. Automatyzacja procesów biznesowych zapewnia wyższą efektywność przy jednoczesnej optymalizacji wykorzystania zasobów, a dodatkowo znacznie ogranicza ryzyko operacyjne. Należy jednak podkreślić, że niewątpliwie nadrzędnym celem wdrożenia było wyjście naprzeciw potrzebom Zrzeszonych Banków Spółdzielczych – mówi Ziemowit Stempin, Dyrektor Departamentu Relacji SGB Banku.

Dlaczego wybrano CasePro

Zdecydowano się na autorski system firmy Bonair, CasePro, platformę obsługi procesów biznesowych, ukierunkowaną szczególnie na wspieranie procesów związanych z automatyzacją pozyskiwania, weryfikacji, obróbki, przechowywania i raportowania danych. CasePro pozwala na modelowanie procesów bez potrzeby korzystania z pomocy programistów. Obejmuje warstwę projektową, czyli definiowanie i parametryzowanie spraw – procesów  oraz warstwę wykonawczą w postaci obsługi konkretnych spraw.

Jedną z największych zalet CasePro jest elastyczność, zapewniona poprzez odejście od sztywnych struktur i algorytmów przetwarzania na rzecz podejścia definicyjnego i modelowania w środowisku graficznym. Właśnie to okazało się kluczowe dla SGB Banku przy podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązania. - Podstawową cechą platformy CasePro jest jej zrzeszeniowy charakter oraz dostosowanie do specyfiki sektora spółdzielczego, co bardzo nam odpowiadało. Nie bez znaczenia była też długoletnia dobra współpraca z firmą Bonair i atrakcyjna oferta przedstawioną przez wykonawcę – mówi Ziemowit Sempin.

Warto podkreślić, że udzielanie kredytów należy do głównych procesów funkcjonujących w SGB Banku i obejmuje zarówno centralę, jak również sieć oddziałów. 

Oczekiwania i potrzeby SGB

Bank oczekiwał systemu, który wspomoże cały proces obsługi klienta, poczynając od rozpoznania jego potrzeb i zainicjowania pierwszego kontaktu z klientem, przez zgromadzenie wszystkich danych ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych w jednym miejscu, ocenę zdolności kredytowej, aż do podjęcia decyzji odnośnie kredytu i utworzenie potrzebnych dokumentów. System także miał wspierać proces uruchomienia kredytu oraz monitorować  jego spłatę i ewentualną windykację.

Bank chciał także, aby wszystkie dokumenty były na bieżąco archiwizowane w formie elektronicznej. W ten sposób rozpoczęłaby się budowa własnej bazy danych o kredytobiorcach, umożliwiającej wdrożenie metod statystycznych wspomagających proces oceny ryzyka – scoringu oraz ratingów wewnętrznych. To z kolei pozwoliłoby na automatyzację monitoringu portfela kredytowego oraz wdrożenie w przyszłości zaawansowanych metod wyliczania wymogów kapitałowych.

Udzielanie kredytów w bankach

Proces udzielania kredytu w bankach spółdzielczych wygląda podobnie jak w banku komercyjnym, przy czym jest mniej sformalizowany. Banki spółdzielcze mają lokalny i dość kameralny charakter, co stanowi cenną zaletę dla ich klientów. Banki grupy SGB obsługują różne grupy klientów, z których najważniejsze to: osoby fizyczne, rolnicy, jednostki samorządu terytorialnego oraz przedsiębiorcy prowadzący pełną i uproszczoną sprawozdawczość.

Podczas pierwszego kontaktu z bankiem klient przedstawia zarówno swoje potrzeby kredytowe, jak i możliwości spłat. Pracownik banku ocenia sytuację i przygotowuje wstępną propozycję dla klienta. Jeśli zostanie ona zaakceptowana, rozpoczyna się formalny proces tworzenia wniosku kredytowego. Wypełniony wniosek jest przesyłany do odpowiednich służb, gdzie podlega weryfikacji i ocenie. M.in. sprawdza się sytuację finansową klienta, jego historię kredytową czy zadłużeniową, profil finansowy. Na tej podstawie określa się warunki spłaty kredytu i uszczegóławia wstępną propozycję. Po jej zaakceptowaniu przez klienta, bank przygotowuje umowę.

Przed wdrożeniem – ręcznie i na papierze

Przed wdrożeniem CasePro wszystkie etapy procesu udzielania kredytu były obsługiwane ręcznie, co pochłaniało dużo czasu. Często nie było też jednoznacznych reguł, proces był nieustandaryzowany, a decyzje podejmowane dość subiektywnie. Posługiwano się głównie papierową dokumentacją, zarówno jeśli chodzi o wypełnianie formularzy wniosków, jak i przy zawieraniu umów.

Uciążliwe było także wyszukiwanie potrzebnych informacji w bazach zewnętrznych, takich jak BIK (Biuro Informacji Kredytowej) czy BR (baza klientów niesolidnych), wymagające osobistego przeglądania raportów w celu sprawdzenia, czy zawarte tam dane nie dyskwalifikują konkretnego klienta do otrzymania kredytu. Proces był czasochłonny, gdyż bazy są pokaźne.

Standaryzacja i automatyzacja po wdrożeniu

Obecnie obsługa wniosku kredytowego odbywa się elektronicznie i jest na wszystkich etapach wspomagana przez system. Wiele procesów zostało zautomatyzowanych, a obieg wniosku – ustandaryzowany.

Zasadniczą część funkcjonalną wdrożonego systemu stanowi rejestracja i obsługa wniosków kredytowych wraz z modułami: decyzyjnym, szablonów i generacji dokumentów, raportowym i wymiany danych z systemami zewnętrznymi.

Obsługa wniosku kredytowego w systemie zachodzi etapami, które są ze sobą wzajemnie powiązane i pomiędzy którymi przechodzi się automatycznie.

Obieg wspomagany systemem

Gdy klient zwraca się do banku z pytaniem o możliwość uzyskania kredytu, pracownik przygotowuje mu ofertę wstępną korzystając z danych zawartych w bazie wewnętrznej, a w przypadku nowego klienta, z danych zgromadzonych podczas pierwszego kontaktu. Po jej uzgodnieniu z klientem, następuje przejście do rejestracji wniosku. CasePro importuje już poprzednio wprowadzone dane i uzupełnia je o takie, które na etapie ofertowania nie były potrzebne. Warto wspomnieć, że w systemie zostało zaszytych szereg reguł walidacyjnych weryfikujących poprawność wprowadzanych danych na bieżąco, co pozytywnie wpływa na jakość tworzonej bazy i ułatwia wprowadzanie danych.

Wniosek, po wypełnianiu i potwierdzeniu przez klienta, zostaje zamknięty i skierowany do weryfikacji w systemach zewnętrznych. Tam jest sprawdzany, m.in. pod kątem historii kredytowo-finansowej w źródłach zewnętrznych: Biurze Informacji Kredytowej (BIK), bazie Związku Banków Polskich, bazie klientów niesolidnych (BR) i bazie dokumentów zastrzeżonych (DZ). Weryfikacja z tymi danymi skutkuje przypisaniem klientowi określonego statusu. Dodatkowo zgromadzone we wniosku dane są poddawane weryfikacji w ramach karty scoringowej (dla klientów indywidualnych przy kredycie gotówkowym) lub karty ratingowej (dla instytucji – przy kredycie inwestycyjnym). Tu też następuje przypisanie klienta do konkretnej grupy ryzyka.

Następnie - mając obraz klienta złożony z BIK, BR, DZ i karty scoringowej/ratingowej - system wyznacza rekomendację, oceniając zdolność kredytową klienta. Wniosek z rekomendacją systemu jest przesyłany do analityka, który przygotowuje swoją rekomendację. Kolejny etap to przesyłanie wszystkiego do osoby podejmującej decyzję o udzieleniu kredytu.

Po uzyskaniu pozytywnej decyzji kredytowej, przystępuje się do przygotowania i podpisania umowy, a następnie do uruchomienia środków. Obydwa etapy są także wspomagane przez system.

Wiele zalet i możliwości systemu

- CasePro stanowi zaawansowane narzędzie w zakresie oceny zdolności kredytowej klienta, zarówno pod względem dokonywanej oceny ilościowej, jak i jakościowej. Poza tym oferuje możliwość generacji raportów o szerokim zakresie zmiennych, automatycznego odpytywania zewnętrznych baz danych oraz dostosowania platformy do zmian otoczenia prawnego sektora bankowego – mówi Jolanta Szwedler-Nowacka, Dyrektor Działu Realizacji Wdrożeń Bonair.
– Dzięki systemowi możemy stosować uproszczone zasady oceny zdolności kredytowej klientów indywidualnych, zgodnie z założeniami przyjętymi przez Regulatora. To jedna z ważniejszych zalet rozwiązania CasePro – mówi Ziemowit Stempin.

Warto podkreślić, że opisane procesy są realizowane automatycznie, więc obieg wniosku kredytowego jest płynny i zrealizowany w założonym czasie, dzięki czemu unika się opóźnień w obsłudze klientów. - Automatyzacja wielu powtarzających się procesów zwiększa też efektywność pracy i optymalizuje wykorzystanie zasobów – mówi Ziemowit Stempin.

Kolejną korzyścią z wdrożenia jest budowanie własnej bazy klientów niejako przy okazji obsługi procesu udzielania kredytu. – Zależało nam na tym, aby posiadać własną profesjonalną bazę klientów, którą możemy wykorzystywać np. w celach marketingowych – mówi Ziemowit Stempin. 

Za jedną z największych zalet wdrożonego systemu SGB Bank uważa jego zrzeszeniowy charakter. - Duża elastyczność i prosta konfiguracja na poziomie biznesowym CasePro  pozwala łatwo i szybko przystosować system do indywidualnej polityki kredytowej każdego z banków spółdzielczych. Dzięki temu to system dostosowuje się do banku, a nie bank do systemu – mówi Ziemowit Stempin.

Zrzeszeniowy charakter wdrożonego systemu przejawia się także w tym, że nie trzeba wiązać procesów z miejscem ich zachodzenia. - System pozwala tworzyć elektroniczne teczki kredytów oraz przekazywać dokumenty i zadania między niejednokrotnie odległymi placówkami banku. W przypadku grupy bankowej rozproszonej terytorialnie to rzecz nie do przecenienia – mówi Ziemowit Stempin.

Praktyczne korzyści z wdrożenia

SGB Bank pracuje z systemem CasePro ponad rok. Na pytanie, czy decyzja o wdrożeniu CasePro była słuszna, Ziemowit Stempin odpowiada: - Jak najbardziej. System znacząco przyspiesza procesy kredytowe w banku, co zostało potwierdzone opinią niezależnej firmy zewnętrznej. W wyniku dokonanych analiz stwierdzono, że proces rozpatrywania wniosków uległ znaczącemu skróceniu. Do niewątpliwych zalet należy w tym aspekcie usprawnienie obiegu informacji i zadań pomiędzy użytkownikami systemu, jak również automatyzacja i standaryzacja procesu.
Wdrożenie CasePro usystematyzowało i ustandaryzowało procedury kredytowe, a tym samym  poprawiło ich bezpieczeństwo. Wprowadzenie automatyzacji do wielu powtarzalnych procedur spowodowało znaczące usprawnienie pracy, zmniejszenie czasochłonności obsługi wniosków kredytowych, a tym samym pozytywnie wpłynęło na ograniczenie kosztów.

Przygotowane procesy obsługi produktów kredytowych odpowiadają procedurom i regulacjom SGB Banku. System wymienia informacje z Biurem Informacji Kredytowej oraz bazami Związku Banków Polskich, z bazą klientów niesolidnych i z bazą dokumentów zastrzeżonych. W planach jest rozszerzenie zestawu systemów zewnętrznych o KRD – mówi Ziemowit Stempin.
Docelowo system SGB będzie zintegrowany z systemami centralnymi, z jakimi pracują poszczególne banki Zrzeszenia SGB. Aktualnie zintegrowaliśmy się z systemem centralnym w jednym z banków – mówi Jolanta Szwedler-Nowacka.
- Standaryzacja procesów niesie ze sobą ograniczenie ryzyka operacyjnego. Ważne jest także usprawnienie obiegu informacji i zadań pomiędzy użytkownikami systemu oraz możliwość obsługi szerokiej gamy wniosków niestandardowych – mówi Ziemowit.

Planowany rozwój

Projekt wdrożenia w Zrzeszeniu systemu CasePro stanowi niewątpliwie wyzwanie dla SGB Banku, bowiem wymaga zaangażowania specjalistów z różnych obszarów. - Przed zespołem wdrożeniowym postawiono wysokie wymagania co do posiadanych kompetencji, kreatywności oraz zaangażowania w wykonywane zadania. Z uwagi na fakt, że System CasePro jest dedykowany dla Zrzeszonych Banków Spółdzielczych, jego funkcjonalność znacząco różni się od analogicznych narzędzi wykorzystywanych w bankach komercyjnych. System musi sprostać wymaganiom wielu banków, być narzędziem elastycznym i umożliwiać dostosowywanie do założeń polityki kredytowej przyjętych przez współpracujące banki oraz do przebiegu ich procesów biznesowych – mówi Ziemowit Stempin. - W tym zakresie bardzo pozytywnie oceniam postawę specjalistów z firmy Bonair, którzy na każdym etapie starają się zrozumieć potrzeby Zrzeszonych Banków Spółdzielczych i dostosować do nich CasePro – dodaje Ziemowit Stempin.
Na razie we wdrożeniu uczestniczy bank zrzeszający - SGB Bank i kilka banków spółdzielczych. Do systemu centralnego zainstalowanego w SGB są podłączone banki w Oławie i w Świdnicy. Korzystają one z systemu niezależnie, żaden z nich nie ma wglądu w dane innych. Bank w Dusznikach zdecydował się natomiast na system, który działa w odrębnej instalacji.

- Obecnie system wspomaga obsługę procesów kredytowych w zakresie obsługi kredytu gotówkowego i inwestycyjnego. W końcowym etapie są wdrożenia obsługi kredytu obrotowego i odnawialnego. Kolejne produkty, jakich oczekuje SGB to wsparcie obsługi wniosków kredytów konsorcjalnego i hipotecznego oraz monitoring w zakresie wdrożonych produktów. W planach są także inne produkty – mówi Jolanta Szwedler-Nowacka, Dyrektor Działu Realizacji Wdrożeń w Bonair.

Ziemowit Stempin dodaje: - Planujemy połączenie z bazą Krajowego Rejestru Długów i BIK Przedsiębiorca, co  pozwoli na dodatkowe ograniczenie ryzyka kredytowego. Chcielibyśmy też zintegrować system z modułem ubezpieczeń i zaimplementować w nim funkcje monitoringu.
W planach jest też integracja  CasePro z systemem księgowym SGB Banku oraz wypracowanie standardów komunikacji pasywnej (pobieranie danych klienta) i aktywnej (zakładanie umowy produktu, uruchomienie kredytu) pomiędzy CasePro a systemami księgowymi.

Obieg wniosku kredytowego wspomagany systemem

Gdy klient zwraca się do banku z pytaniem o możliwość uzyskania kredytu, pracownik przygotowuje mu ofertę wstępną korzystając z danych zawartych w bazie wewnętrznej. Po jej uzgodnieniu z klientem, następuje przejście do rejestracji wniosku. CasePro importuje już poprzednio wprowadzone dane i uzupełnia je o takie, które na etapie ofertowania nie były potrzebne.
Wniosek, po wypełnianiu i podpisaniu przez klienta, zostaje zamknięty i skierowany do weryfikacji w systemach zewnętrznych. Tam jest sprawdzany, m.in. pod kątem historii kredytowo-finansowej w źródłach zewnętrznych: Biurze Informacji Kredytowej (BIK), bazie Związku Banków Polskich, bazie klientów niesolidnych (BR) i bazie dokumentów zastrzeżonych (DZ). Weryfikacja z tymi danymi skutkuje przypisaniem klientowi określonego statusu. Dodatkowo zgromadzone we wniosku dane są poddawane weryfikacji w ramach karty scoringowej lub ratingowej. Tu też następuje przypisanie klienta do konkretnej grupy ryzyka.
Następnie system wyznacza rekomendację, oceniając zdolność kredytową klienta. Wniosek z rekomendacją systemu jest przesyłany do analityka, który przygotowuje swoją rekomendację. Kolejny etap to przesyłanie wszystkiego do osoby podejmującej decyzję o udzieleniu kredytu.
Po uzyskaniu pozytywnej decyzji kredytowej, przystępuje się do przygotowania i podpisania umowy, a następnie do uruchomienia środków.

 

Korzyści z wdrożenia

  • Możliwość zaoferowania Zrzeszonym Bankom Spółdzielczym systemu analitycznego umożliwiającego dostosowanie do specyfiki obowiązującej polityki kredytowej każdego z korzystających z niego banków
  • Automatyzacja procesów kredytowych
  • Wyższa efektywność i optymalizacja wykorzystania zasobów
  • Ograniczenie ryzyka operacyjnego
  • Możliwość obsługi wniosków niestandardowych
  • Usprawnienie obiegu informacji i zadań pomiędzy użytkownikami systemu
  • Możliwość generacji raportów o szerokim zakresie zmiennych