Setki raportów z automatu

Wdrożony w Provident Polska SA system ProClarity zautomatyzował generowanie raportów i udostępnianie firmowych danych uprawnionym do tego osobom. Mogą one w łatwy sposób – przez przeglądarkę internetową – śledzić na bieżąco potrzebne informacje.

Provident Polska  udziela pożyczek gotówkowych na terenie całego kraju. Struktura  organizacyjna firmy jest wielopoziomowa. -Dzięki ProClarity możemy szybko, w łatwy sposób dotrzeć do  czytelnych raportów pokazujących, jaki jest trend sprzedaży w danym regionie – wyjaśnia Jacek Maj, kierownik działu controlingu w Provident Polska S.A. Jeśli kogoś zainteresuje jakiś wykres, może prześledzić dane szczegółowe, na podstawie których dany raport powstał, aż do poziomu Przedstawiciela. Można więc sprawdzić, ile każdy przedstawiciel, oddział czy region sprzedał pożyczek w danym tygodniu, ile zebrał spłat, ilu ma klientów.

Sami damy radę

Wcześniej wszystkie raporty były przygotowywane w Excelu przy wykorzystaniu kwerendy z Accessa lub za pomocą pracochłonnych zapytań SQL-owych do bazy MS SQL. Aby zautomatyzować generowanie przynajmniej standardowych raportów, firma zdecydowała się na wdrożenie ProClarity w wersji serwerowej, ProClarity Analytics Server.  – Wybierając tę aplikację, opieraliśmy się m.in. na doświadczeniach kolegów z innych krajów, którzy wdrożyli podobne narzędzie u siebie – stwierdza Jacek Maj. - Przed podjęciem ostatecznej decyzji dostaliśmy z firmy Bonair demonstracyjną wersję aplikacji i sprawdziliśmy, jak działa, jak się ją obsługuje, jak definiuje wskaźniki oraz  jak tworzy się powiązane z nimi kostki analityczne tzw. kostki OLAP.

Dzięki ProClarity Analytics Server raporty wykorzystywane przez użytkowników zorganizowane są w tematyczne książki raportów, które umieszczone są w oddzielnych bibliotekach. Ponadto użytkownicy, podzieleni na grupy, mają możliwość wspólnej pracy. Każda z grup może posiadać uprawnienia do innych bibliotek (lub książek raportów) oraz inaczej skonfigurowany dostęp do różnych funkcjonalności ProClarity.

W kostkach OLAP znajduje się podręczna baza danych zasilana z różnych systemów wykorzystywanych w firmie. Kostki OLAP są podzielone na niewielkie porcje danych, co przyspiesza dostęp do danych i ich analizę. Umożliwiają one analizę danych w dowolnych przekrojach ad-hoc. Pozwalają skoncentrować się na wybranym obszarze działalności, zdefiniowanym za pomocą różnych wskaźników i wymiarów analitycznych (np. struktura, czas).

- Doszliśmy do wniosku, że nie będzie problemów ani z nauczeniem się systemu ProClarity, ani z samodzielnym budowaniem kostek OLAP – opowiada Jacek Maj.

Wdrożenie bez problemów

Provident Polska zakupił system ProClarity 31 marca 2005 r. Licencje nabywał sukcesywnie i obecnie ma ich 43. Bonair zainstalował system na serwerze, zapewniając odpowiednie warunki do podłączania kostek OLAP. Wyszkolony specjalista miał około miesiąca na stworzenie finałowych wersji poszczególnych kostek  i ich przetestowanie. - Przy tworzeniu pierwszych kostek pomogła nam posiadana wiedza z zakresu IT oraz spójna, uporządkowana sprzedażowa baza danych.. Nie musieliśmy poświęcać czasu na tzw. proces czyszczenia danych oraz łączeniu informacji z wielu źródeł. To niewątpliwie sprawiło, że  wdrożenie systemu było sukcesem – ocenia Jacek Maj.

Testowanie kostek OLAP polegało na tym, że wyniki, które wygenerowały kostki były porównywane z danymi z bazy. Należało sprawdzić, czy jest zachowana spójność danych, czy jakieś informacje nie pogubiły się przy budowie kostek. – Do testów włączaliśmy też końcowych użytkowników. Oni najlepiej potrafili ocenić, co warto zmienić i jakich danych im brakuje – opowiada Jacek Maj.

Równolegle z tworzeniem kostek, odbywały się szkolenia dla końcowych użytkowników. Bonair przeszkolił 10 osób z działu controlingu, które w pierwszej kolejności miały korzystać z programu. Następni użytkownicy, w tym zarząd, przeszli szkolenia wewnętrznie. - System jest na tyle prosty, że nie wymaga rozbudowanych, intensywnych szkoleń – ocenia Jacek Maj. – Żeby nauczyć się wchodzenia na wykresy, prostego wyszukiwania informacji, drążenia bazy danych, wystarczy posadzić użytkownika przed monitorem na kilka godzin i pokazać, gdzie znajdują się potrzebne opcje i jak z nich korzystać.

Dużo trudniejsze było zdobycie odpowiedniej wiedzy przez specjalistów od budowania kostek OLAP. Ci szkolili się sami, ale – jak twierdzi Jacek Maj - dla młodych osób z zacięciem informatycznym nie jest to rzecz nie do pokonania.

Co kryją kostki

Raportowanie w Provident Polska można nazwać rozproszonym. Firma korzysta z ośmiu kostek OLAP i w miarę potrzeby dodaje kolejne. Kostki pobierają dane z różnych, często oddzielnych baz.
Jako pierwsza powstała kluczowa kostka OLAP do analizowania sprzedaży. Pobiera ona dane z bazy, do której tygodniowo dodawanych jest 13 tys. nowych rekordów. Miary, według których kostka analizuje dane, to struktura sprzedaży i czas. Raporty mogą pokazywać, jaką sprzedaż realizują poszczególni menedżerowie, oddziały czy regiony w zadanym czasie.

Inna kostka OLAP pobiera dane z bazy, w której zapisywane są informacje  finansowo-księgowe i budżet firmy. Wymiary poddawane analizie to czas (np. ile wydano w danym miesiącu), departament (który ile wydał) i struktura operacyjna. W tym przypadku raporty służą monitorowaniu kosztów w firmie. Pokazują, jaki jest budżet poszczególnych działów i jego wykonanie, jakie jest odchylenie od założeń. Kolejna kostka służy do generowania raportów na temat premii dla przedstawicieli Provident Polska. Wiąże ona takie informacje, jak struktura, czas i rodzaj premii.

Wsparcie w projektach pilotażowych

Z raportów ProClarity korzysta zarząd – zwłaszcza dyrektor działu sprzedaży, szefowie 5 dywizji, a także pracownicy działu controlingu oraz działu ryzyka kredytowego. Szereg operacyjnych statystyk służy do obserwowania relacji biznesowych lub wpływu działań firmy na kluczowe wyniki. Automatyzacja w generowaniu raportów jest bardzo przydatna np. w czasie prowadzenia pilotażowych projektów w wybranych oddziałach firmy. Wprowadza się w tych oddziałach nowe rozwiązania organizacyjne i sprawdza, jaki to ma wpływ na wyniki, co więcej porównuje się je z wynikami oddziału kontrolnego. Dla takich projektów ProClarity generuje 200-300 raportów. - Przy zastosowaniu innej technologii nie udałoby się generować tylu raportów, gdyż to wymagałoby za dużo pracy. Skupilibyśmy się na kilku kluczowych danych podejmując ryzyko iż pewne informacje nie zostaną przeanalizowane. – tłumaczy Jacek Maj - Dzięki ProClarity wystarczy na początku projektu stworzyć kostkę OLAP, a potem szczegółowe dane dostajemy automatycznie.