System szyty na miarę

Dom Inwestycyjny Investors SA chce samodzielnie prowadzić sprzedaż produktów inwestycyjnych na znacznie większą skalę niż obecnie. Zdecydował się na budowanie internetowego maklerskiego systemu obsługi Klienta, do którego firma Bonair zrealizowała dedykowany system informatyczny.

Dom Inwestycyjny Investors SA jest domem maklerskim świadczącym usługi m.in. w zakresie zarządzania portfelami, oferowania instrumentów finansowych, prowadzenia rachunków papierów wartościowych oraz doradztwa. Oferuje akcje, obligacje i certyfikaty inwestycyjne swoim klientom w ramach oferty publicznej i prywatnej. Powstał z inicjatywy osób, które kilka lat wcześniej, w 2005 r., założyły Investors Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych SA (Investors TFI) - jedną z pierwszych prywatnych polskich firm zarządzających funduszami inwestycyjnymi.

Na początku Investors TFI założyła, że wszelkie działania niezwiązane z zarządzaniem inwestycyjnym będzie zlecać na zewnątrz. Skutkiem tego sprzedaż produktów finansowych, w tym własnych certyfikatów TFI Investors, była prowadzona poprzez sieć placówek biura Maklerskiego Banku Gospodarki Żywnościowej, który zapewniał wprawdzie szerokie rozpowszechnienie certyfikatów, ale TFI Investors było tam tylko jednym z wielu klientów. Dlatego w 2008 r.założyciele Investors TFI podjęli decyzję o utworzeniu własnego domu maklerskiego - DI Investors. Miał zająć się sprzedażą certyfikatów TFI Investors i stopniowo rozwijać działalność maklerską, czyli przyjmować zlecenia, zarządzać portfelami i świadczyć doradztwo finansowe. - Zastanawialiśmy się nad formą prowadzenia tej działalności, tzn. czy tworzyć krajową sieć sprzedaży, czy budować zautomatyzowany system do sprzedaży przez internet – mówi Jarosław Parczewski, Członek Zarządu, COO Domu Inwestycyjnego Investors SA.

Wybrano drugie rozwiązanie – stworzenie internetowego maklerskiego systemu obsługi. Zdecydowały koszty oraz profil firmy. - Dom Inwestycyjny Investors ma charakter butikowy. Nasi klienci są rozproszeniu po Europie. Internetowy system dostępu i zakupów ułatwi wzajemną komunikację. Wygodniej i szybciej jest wejść na stronę internetową, niż się spotykać bezpośrednio– uważa Jarosław Parczewski.

Jarosław Parczewski oczekuje, że po etapie typowego outsourcingu sprzedaży, zdecydowaną większość klientów firma będzie obsługiwać przez swój system lub przynajmniej będzie to główny kanał sprzedaży. - Internet to dominująca metoda realizacji transakcji papierami wartościowymi w Polsce. Z punktu widzenia domu maklerskiego to także najbardziej efektywny kanał dystrybucji szczególnie w przypadku rynku pierwotnego. Internetowy system obsługi klientów pozwoli też uniknąć tworzenia siatki punktów sprzedaży na terenie Polski– mówi Jarosław Parczewski.

Oczekiwano też, że dobry system zautomatyzuje procesy związane oferowaniem instrumentów finansowych, a tym samym znacząco uprości pracę. Z racji innowacyjnego charakteru projektu wystąpiono o dotację unijną, a po jej przyznaniu rozpoczęto poszukiwania systemu oraz wykonawcy.

SEMBO – system szyty na miarę

Na naszym rynku funkcjonują dwa specjalizowane systemy, zapewniające kompleksową obsługę domów maklerskich: Promak firmy Polsoft i rozwiązanie firmy Asseco. Są to jednak systemy bardzo duże i złożone, posiadające znacznie więcej funkcji, niż potrzebował DI Investors. - Ich producenci niechętnie sprzedają części systemu czy też dostosowują oprogramowanie do indywidualnych wymagań. My jesteśmy małą firmą, nie byliśmy przygotowani na zakup całego systemu do obsługi działalności maklerskiej – mówi Jarosław Parczewski. - Bonair zaproponował zrobienie systemu specjalnie dla nas, dokładnie pod nasze zamówienie. Zobowiązał się też do tego, że w przyszłości rozbuduje SEMBO o funkcje, których będziemy potrzebowali – dodaje.

System SEMBO (sponsora emisji Bonair) można wykorzystać do pełnej obsługi Sponsora Emisji lub tylko do sprzedaży papierów wartościowych, zarówno w sieciach dystrybucji, jak i przez Internet. Spełnia on wszystkie wymagania Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych, w szczególności posiada nowoczesny interfejs do komunikacji z KDPW. System pozwala na obsługę emisji akcji, obligacji oraz certyfikatów inwestycyjnych w obrocie publicznym i niepublicznym.

Zrealizowaliśmy system autorski, dostosowany do potrzeb DI Investors. Ma on zapewnić możliwość współpracy z inwestorami głownie poprzez stronę internetową oraz wspomagać wprowadzanie ofert do sprzedaży oraz zarządzanie nimi. Powinien też wspierać klienta we współpracy z instytucjami infrastrukturalnymi typu KDPW, w automatycznym generowaniu płatności, w tworzeniu raportów, w sporządzaniu i wysyłaniu potwierdzeń transakcji itp. – mówi Kamil Przybyszewski, Project Manager w Bonair SA i szef tego projektu.

Faktycznie system SEMBO ma znacznie więcej możliwości. Składa się z dwóch modułów: internetowego, przeznaczonego dla inwestorów i głównego – do użytku wewnętrznego, dla operatorów systemu. Korzystając z modułu internetowego inwestorzy mogą złożyć zapisy na papiery wartościowe nowych emisji, zarówno publicznych, jak i niepublicznych, śledzić stan posiadania, a także realizować zlecenia umorzeń certyfikatów inwestycyjnych funduszy oferowanych przez DI Investors. Kluczowe operacje są potwierdzane za pomocą jednorazowych haseł SMS. Przy emisjach niepublicznych jedynie zdefiniowane osoby mają uprawnienia do przeglądania zapisów, co również w tym przypadku umożliwia zdalny zakup papierów wartościowych.

Moduł główny jest wykorzystywany w punktach obsługi klienta, księgowości, sieci sprzedaży, obsługi komunikacji z KDPW. Umożliwia automatyczne wczytanie wyciągu z wpłatami klientów oraz dopasowanie wpłat do dokonanych zapisów. Udostępnia bieżącą informację o zapisach i wartości wpłat inwestora, dzięki czemu można łatwo monitorować ewentualne zaległości. Na podstawie zgłoszonych i opłaconych zapisów system rejestruje propozycję przydziału papierów wartościowych. W przypadku redukcji system wyznacza, według wybranego algorytmu, propozycję przydziału oraz aktualizuje prowizje i opłaty. Automatycznie wylicza także podatki przy umorzeniu certyfikatów, wypłacie dywidend, odsetek oraz wykupie obligacji. Wykorzystanie raportów Multicash umożliwia sprawną wypłatę świadczenia klientom oraz zwroty ewentualnych nadpłat. System automatycznie tworzy także całą korespondencję z klientami.

Wszystkie operacje podziału, scalenia, asymilacji, umorzenia certyfikatów, wykupu obligacji oraz przeliczenia kosztów i należnych podatków są dokonywane w sposób prosty i intuicyjny. Są przeprowadzane w ujęciu księgowym, zgodnie z regulacjami KDPW.

Ścisła współpraca klient-wykonawca

Jako że system był pisany pod potrzeby klienta, pracownicy DI Investors odegrali znaczącą rolę w jego tworzeniu. - Byliśmy non stop w kontakcie z konsultantami Bonair, aby wyjaśniać, jak system powinien reagować na różnego rodzaju zdarzenia. Jednym z większych problemów okazała się np. kwestia umarzania certyfikatów. Należało uwzględnić, że teoretycznie nie wszystkie zgłoszone do umorzenia certyfikaty mogą zostać faktycznie umorzone, funduszu ze względu na statutowe ograniczenia funduszy – wspomina Jarosław Parczewski. - Pojawiła się więc kwestia dopisania całego mechanizmu redukcji.

Przede wszystkim jednak tego typu systemy muszą uwzględniać szereg formalnych regulacji. Musieliśmy zwracać uwagę nie tylko na poprawną realizację danej funkcji, ale także, by odpowiadała ona wszystkim regulacjom urzędów nadzorujących takich jak KNF, KDPW czy GIIF. – dodaje Kamil Przybyszewski.

Na pytanie, jak układała się współpraca z Bonair Jarosław Parczewski mówi, że wprawdzie firma branży dopiero zdobywa szersze kompetencje na rynku usług maklerskich, ale widoczna była chęć poznania i szybkiego uczenia się. – Mocną stroną Bonair jest ambicja konsultantów i programistów, którzy chętnie podejmują się nowych wyzwań i się z nich wywiązują. Mają umiejętność rozwiązywania problemów, których wiele napotkali przy pisaniu SEMBO. Poza tym dobrze się z nimi współpracuje, bo to komunikatywni ludzie – ocenia Jarosław Parczewski.

Te elementy systemu, które były pisane od podstaw oceniam bardzo wysoko zarówno pod względem szybkości działania, jak i wyglądu i funkcjonalności interfejsu. Gorzej było elementami i modułami, które Bonair miał gotowe i tylko parametryzował do naszych potrzeb. One nie są spójne z całością, jednak musieliśmy pójść na kompromis– mówi Jarosław Parczewski.

Ze strony DI Investors w nadzór i testowanie było zaangażowanych 5 osób, z Bonair – nad SEMBO pracowało 5-7 osób.

System był budowany przyrostowo, tzn. po przygotowaniu specyfikacji najpierw zrealizowano kluczowe funkcje do obsługi zapisów i przydziału papierów wartościowych oraz do komunikacji z KDPW. Następnie, po weryfikacji i poprawkach, przystąpiono do tworzenia pozostałych funkcji systemu. Poszczególne etapy są opisane w ramce "Fakty o wdrożeniu".

Wszyscy zgodnie oceniają, że największym wyzwaniem przy realizacji systemu było dostosowanie go wymogów urzędów nadzorujących. – Musieliśmy zwracać uwagę nie tylko na poprawną realizację danej funkcji, ale także, by odpowiadała ona wszystkim regulacjom instytucji nadzorujących takich jak KNF, KDPW czy GIIF – mówi Kamil Przybyszewski.

- Już w trakcie prac nas SEMBO weszła w życie dyrektywa MiFID (Markets in Financial Instruments Directive), która ma ochronić interesy klientów oraz zwiększyć bezpieczeństwo ich inwestycji. Należało więc dostosować do niej system – dodaje Michał Leśniewski, Zastępca Dyrektora Sprzedaży ds. Sektora Finansowego Bonair SA.

Jakie korzyści daje SEMBO

Przede wszystkim zastosowanie SEMBO otwiera nowe możliwości przed DI Investors. - Pozwoli na sprzedaż oferty w znacznie szerszym zakresie niż to, co w tej chwili prowadzimy. Możliwe są różne konfiguracje: wystawianie oferty dla wszystkich użytkowników sytemu bądź kierowanie jej do określonej grupy klientów jako ofertę prywatną – mówi Jarosław Parczewski.

Dzięki temu, że system prowadzi ewidencję papierów wartościowych dla poszczególnych inwestorów, w ramach określonych funduszy czy dla danego papieru, firma może pełnić rolę sponsora emisji. - Jeżeli inwestor chce kupić akcje lub obligacje, a nie posiada rachunku inwestycyjnego, to jego papiery wartościowe znajdą się na naszym rachunku specjalnym, zwanym rachunkiem sponsora emisji. Tu będzie zapisana liczba i rodzaje papierów określonego klienta wraz z historią operacji. Mamy sporą grupę klientów, którzy kupili certyfikaty, ale nie mają rachunku inwestycyjnego. Obecnie funkcję sponsora emisji pełni dla nas BGŻ – mówi Jarosław Parczewski.

Także i klienci firmy dostaną nowe możliwości. - Mamy w planach np. emisje certyfikatów inwestycyjnych naszych funduszy w interwałach miesięcznych, dzięki czemu klient będzie mógł inwestować co miesiąc w inny fundusz. Podobnie jest z umorzeniami – mówi Jarosław Parczewski.

Wprowadzenie SEMBO wiele zmieni w codziennej pracy DI Investors. System przejmie i zautomatyzuje wiele rutynowych czynności. Jedną z nich jest wychwytywanie różnicy pomiędzy kwotą zadeklarowaną a wpłaconą na zakup certyfikatów. - Klient, po złożeniu zapisu na zakup określonych jednostek, musiał przelać pieniądze zgodnie deklaracją. Czasem zdarzała się sytuacja, w której kwoty się nie zgadzały. Chodziło o drobną różnicę, np. 50 gr przy sumie zapisu paru milionów, która powodowała zatrzymanie sprzedaży. SEMBO ma wychwytywać takie sytuacje automatycznie: ściągać z systemu bankowego listę wpłat, porównywać ją z listą zapisów dokonanych przez inwestorów i sprawdzać, czy się wszystko zgadza. Jeśli nie, ma to wyraźnie pokazywać, przyspieszając naszą reakcję – opowiada Jarosław Parczewski.

O tym, czy pomysł wprowadzenia internetowego maklerskiego systemu obsługi klientów był trafiony, zadecydują klienci. Wkrótce okaże się, czy użytkownicy będą chętnie korzystać z internetu, czy pozostaną przy dotychczasowych formach komunikacji. - Przed wdrożeniem systemu klient musiał się fizycznie spotkać z doradcą. Teraz te możliwości pozostają, a dochodzi kolejna, dostęp przez internet, z pełną wizualizacją efektów dotychczasowych decyzji inwestycyjnych, bilansem posiadanych zasobów itp. Wierzę, że to się spodoba – mówi Jarosław Parczewski.

Sam panel internetowy, ergonomię interfejsu będzie można ocenić dopiero po kilku miesiącach działania. - W projekt interfejsu internetowego włożyliśmy bardzo wiele wysiłku i uwagi. Tutaj niezwykle cenna była ścisła współpraca z pracownikami DI Investors. Wspólnie udało się stworzyć wiele usprawnień, choć oczywiście zdecydują klienci. Jeśli coś im się nie spodoba, będziemy zmieniać – mówi Kamil Przybyszewski.

Korzyści z wdrożenia SEMBO

  • możliwość dokonywania zapisów na papiery wartościowe zarówno w siedzibie sponsora, jak i za pomocą konta internetowego
  • ociowych automatyzacja przetwarzania komunikatów KDPW
  • wysyłka i odbiór komunikatów z KDPWtworzenie raportów na potrzeby Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF)

Fakty o wdrożeniu

Co

System SEMBO (sponsora emisji Bonair) służący do pełnej obsługi Sponsora Emisji lub tylko do sprzedaży papierów wartościowych w sieciach dystrybucji i przez Internet. Pozwala na obsługę emisji akcji, obligacji oraz certyfikatów inwestycyjnych w obrocie publicznym i niepublicznym. Spełnia wymagania KDPW.

Gdzie

Dom maklerski DI Investors SA, świadczący usługi m.in. w zakresie zarządzania portfelami, oferowania instrumentów finansowych, prowadzenia rachunków papierów wartościowych oraz doradztwa.

Kiedy

grudzień 2009 - styczeń 2010 r. - przygotowanie specyfikacji systemu styczeń - czerwiec 2010 r. - realizacja kluczowych części systemu, m.in. możliwości obsługi klientów, komunikacji z KDPW, szkolenie i weryfikacja systemu, zgłaszanie uwag

maj - czerwiec 2010r. - realizacja pozostałych funkcji systemu, m.in. modułu internetowego; testowanie i wprowadzanie, szkolenie i weryfikacja systemu