Rozwiązania

Najem powierzchni

Moduł Najem Powierzchni w systemie CRM dedykowany jest parkom technologicznym i firmom deweloperskim, które zajmują się wynajmem przestrzeni komercyjnych i biurowych, placów oraz miejsc parkingowych.


 Oprócz standardowych pól systemu CRM, moduł zawiera funkcjonalności  przygotowane specjalnie dla branży deweloperskiej, takie jak:

  • Inwestycje,
  • Umowy najmu i pozycje umów najmu,
  • Obiekty najmu.

Moduł Najem Powierzchni umożliwia pracownikom przechowywanie uporządkowanych danych na temat inwestycji, umów oraz klientów. Na podstawie zgromadzonych informacji można szybko raportować i analizować postęp w procesie handlowym. System jest dostępny zarówno na urządzenia stacjonarne, jak i mobilne, a korzystanie z jego funkcjonalności jest możliwe za pośrednictwem witryny www oraz z poziomu programu Outlook.


Funkcjonalności:

  1. Inwestycje – baza wszystkich inwestycji, zawierająca takie dane, jak: typ inwestycji, powierzchnia całkowita, lokalizacja oraz struktura powierzchni wynajętej/wolnej. Zebrane informacje pozwalają na szybką analizę możliwych zysków.
  2. Umowy – zbiór wszystkich umów: od wersji roboczych, przez aktualne, aż po archiwalne, dotyczących pozycji umów najmu i obiektów najmu. Umowy mogą być zawierane na czas określony, a zebrane w systemie dane pozwalają na analizę dat upływu najmu i aktualnych przepływów pieniężnych związanych z umowami.
  3. Klienci – baza zawierająca dane klientów, kontaktów oraz potencjalnych klientów. Zabrane informacje mogą służyć do analizy potrzeb klientów lub powodów rezygnacji z przedłużenia umowy.


Zakres przechowywanych danych: 

  1. Obiekty najmu – w systemie możliwe jest gromadzenie informacji na temat wykorzystania obiektów najmu, czyli części inwestycji (np. pięter w przypadku biurowca lub części placu, np. pod rynek ze zdrową żywnością). Rozwiązanie zapewnia łatwy dostęp do danych mówiących o tym, która część powierzchni jest już wynajęta, a która pozostaje jeszcze wolna.
  2. Umowa najmu i pozycje umów najmu – umowa najmu jest ściśle powiązana z obiektem najmu. Mogą one dotyczyć wynajmu pokoju w przypadku powierzchni niepodzielnej lub części powierzchni w przypadku open space. Pozycje umów najmu dotyczą szczegółowego podziału powierzchni pomiędzy klientów korzystających z usług.


Korzyści biznesowe: 

1. Szybki dostęp do pełnych danych – w jednym miejscu znajdziemy bazę danych klientów, inwestycji i umów, dzięki czemu możemy szybciej reagować na potrzeby naszej firmy i klientów.

  • W przypadku kontaktu od klienta zainteresowanego dokupieniem powierzchni, w szybki sposób można sprawdzić, w jakiej inwestycji klient ma już wykupioną pozycję, i zaproponować mu wynajem powierzchni znajdującej się obok lub przeniesienie się do lokalu, który bardziej odpowiada jego oczekiwaniom.

2. Wielowymiarowe wyszukiwanie – analiza i przegląd obiektów mogą być przeprowadzane z wielu stron, np.:

    • Wiedząc o tym, że „sklep X” znajduje się na 1. piętrze Galerii Handlowej, możemy przejść do inwestycji „Galeria Handlowa”, odnaleźć obiekt najmu w postaci 1. piętra galerii i tam odszukać pozycję „sklep X”. Widoczna będzie umowa oraz szczegóły dotyczące tej pozycji.
    • Z drugiej strony wiedząc, że „sklep X” należy do grupy sklepów, możemy wyszukać w bazie klientów odpowiedni rekord i tam odnaleźć podpisane umowy – jedna z nich będzie dotyczyła szukanej przez nas pozycji.

3. Szybkie raportowanie – na podstawie zebranych danych możliwe jest przygotowywanie raportów dotyczących wszystkich obszarów działalności:

  • Raport porównujący wpływy z wynajmu i usług dodatkowych według inwestycji
  • Raport dotyczący dat wygasania umów najmu – pozwala przesunąć moce sprzedażowe do odpowiedniego obszaru na odpowiednią inwestycję
  • Raport dotyczący przychodów z inwestycji i możliwych do wygenerowania zysków

4. Wykresy i analiza – dzięki systemowi CRM możliwe jest generowanie wykresów z poziomu programu Outlook. Pozwalają one na szybszą analizę stanu inwestycji – graficzna wizualizacja jest dużo przyjemniejsza w odbiorze i łatwiejsza do interpretacji.

  • Możliwość analizy realizacji celów sprzedażowych

Obsługa zamówień publicznych

Wychodząc naprzeciw potrzebom klientów zespół konsultantów Bonair opracował zestaw funkcjonalności wspierających proces obsługi zamówień publicznych. Prosty import list zamówień publicznych z zewnętrznych źródeł tworzy wspólną bazę w organizacji, nad którą może pracować cały zespół. Odpowiednio skonfigurowane przepływy pracy wspierają automatyczne rozdzielanie zadań oraz kontrolują terminy zadań. Zintegrowany moduł raportowy pozwala szybko oceniać postępy prac nad przetargami oraz ich skuteczność.


Cele wdrożenia/komunikaty biznesowe

  • Automatyzacja działań związanych z obsługą zamówień publicznych
  • Rejestr przetargów publicznych, które trafiły do organizacji
  • Usprawnienie pracy zespołowej w działach zajmujących się obsługą zamówień publicznych
  • Wsparcie raportowania wydajności działów obsługi przetargów

Adresaci biznesowi

  • Działy obsługi przetargów
  • Działy sprzedaży

Korzyści dla klienta

  • Import danych ze stron zamieszczających zamówienia publiczne -jednolita baza potencjalnych klientów
  • Szybka dystrybucja danych o przetargach do odpowiednich osób w organizacji
  • Szybki dostęp do bazy zamówień publicznych
  • Monitorowanie stanu pracy zespołów sprzedażowych
  • Zbiór aktualnych dokumentów załączanych do oferty

Produkty

  • Microsoft Dynamics CRM moduł „Zamówienia publiczne”

Skrócony opis scenariusza

  • Automatyczny import danych baz przetargów do systemu. Wyselekcjonowane na podstawie zdefiniowanych kryteriów listy przetargów ze stron TED (lub innych źródeł) zapisywane są do szablonu, który w łatwy i powtarzalny sposób przenosi dane do Microsoft Dynamics CRM. Import uruchamia proces obsługi przetargów w systemie. Istnieje możliwość ręcznego tworzenia i edycja przetargów
  • Mechanizm przypominający o zbliżających się datach istotnych dla procesu składnia zapytań ofertowych, (termin składania ofert, odwołań, dodatkowa możliwość określenia własnych dat)
  • Wbudowane mechanizmy wyszukiwania informacji w archiwalnych i aktualnych przetargach
  • Możliwość określenia zasad automatycznego przydzielania przetargów do użytkowników lub zespołów.
  • Wsparcie pracy zespołowej nad procesem składania ofert
  • Zarządzanie procesem składania odwołań
  • Pełen zakres danych opisujących przetarg i proces jego obsługi (ramy czasowe, zakres składania zapytań i ofert zbiór dokumentów opisujących zamówienie)
  • Dostęp do biblioteki aktualnych dokumentów wymaganych do złożenia oferty (KRS, KRK, US, ZUS itp.) oraz funkcjonalność korzystania z przygotowanych szablonów dokumentów zdefiniowanych w systemie
  • Pulpity zbudowane w sposób umożliwiający analizę wydajności pracy. Raporty prezentujące wygrane oraz przegrane przetargi 

Utrzymanie bazy klientów

Głównym zadaniem systemu CRM jest automatyzacja procesów związanych z utrzymaniem bazy obecnych klientów. Dzięki temu handlowcy mogą wygospodarować więcej czasu, aby w pełni skupić się  na zdobywaniu nowych klientów.


Microsoft Dynamics CRM wzbogacony o autorskie Mechanizmy Handlowego Ostrzegania Bonair pomaga handlowcom szybko oceniać sytuację i unikać ryzyka. Automatyczna analiza zamówień i faktur pobieranych z systemu ERP zapewnia użytkownikom proste i jasne wskazówki mówiące o tym, który z klientów jest zagrożony odejściem, który zmienił swoje zachowania konsumenckie, oraz co należy zrobić, aby uniknąć spadku sprzedaży.

Wartość klienta wyznaczana jest na podstawie czterech głównych wskaźników:

  • Wielkość obrotu – suma zakupów dokonanych przez klienta w określonym czasie, wynikająca z zarejestrowanych zamówień . Dane importowane są z systemu ERP. Interwał wyliczający sumę zakupów zależy od charakteru działalności organizacji.
  • Częstotliwość zakupów – liczba dni, jakie upłynęły od ostatniego zamówienia złożonego przez klienta. Po imporcie danych o zamówieniach z systemu CRM możliwe jest zapisywanie daty ostatniego złożonego zamówienia. Od tego czasu liczone są dni, a ich ocena określa częstotliwość zakupów klienta.
  • Struktura sprzedaży – wskaźnik informujący o tym, na jakich warunkach klient kupuje towary w zadanym okresie. Jego wprowadzenie pozwala szybko określić, czy klient kupuje produkty z przypisanych mu cenników regularnie, czy też korzysta wyłącznie ze sprzedaży specjalnie rabatowanej lub akcji promocyjnych.
  • Kontakty handlowe – data ostatniego kontaktu handlowego z klientem. W tym przypadku nie należy uwzględniać kontaktów wynikających z negatywnych relacji (windykacja, problemy z płatnościami). Wskaźnik ma na celu określenie częstotliwości, z jaką handlowiec kontaktuje się z klientem.

Dodatkowe parametry oceny jakości klienta:

  • Płatności
  • Ocena trendu sprzedaży
  • Ocena zadowolenia klienta

System świateł: zestaw flag (zielona, pomarańczowa, czerwona), określających działania, jakie należy podjąć w związku z danym klientem.

  • Flaga zielona – sytuacja stabilna, nie ma konieczności podejmowania żadnych działań. 
  • Flaga pomarańczowa – wykryto odstępstwa od założonych norm – klient jest zagrożony odejściem lub zmniejszeniem sprzedaży. System proponuje działania naprawcze,, które jednak nie są obowiązkowe do wykonania.
  • Flaga czerwona – wykryto poważne odstępstwa od założonych norm. System informuje o możliwej utracie klienta i generuje działania obowiązkowe do wykonania.

Działania generowane są dla handlowca wyznaczonego jako opiekuna danego klienta, a także dla jego przełożonego (określonego w systemie).

System flag świetlnych ma na celu automatyczne generowanie działań dla handlowca, które pomogą mu zapobiegać sytuacjom odejścia klienta lub utraty sprzedaży. Generowane są działania naprawcze i wyprzedające oraz korygujące.|

Przykład:

W przypadku działań przy fladze pomarańczowej handlowiec otrzymuje:

1. Komunikat o zaistnieniu sytuacji zagrożenia

2. Kontakt i wyjaśnienie

  • Telefon lub mail do klienta
  • Notatka w systemie z wyjaśnieniem oraz wybór z listy przyczyny spadku sprzedaży

3. Plan naprawczy

  • Zmiana klasyfikacji klienta lub zmiana planu sprzedaży
  • Automatyczne uruchomienie kontroli nowego planu

4. Raporty i analizy

  • Czas obsługi zdarzeń – ocena wydajności pracy handlowca
  • Analiza powodów zdarzeń – pokazanie na mapach najczęściej występujących przyczyn (na przykład spadku sprzedaży)
  • Analiza stanu klientów – szybkie raporty określające kondycję klienta według określonych wskaźników