Referencje

Intranet w KPRM wykorzystujący Microsoft Office SharePoint Server

Dwustronna komunikacja

Intranet w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów do niedawna pełnił jedynie rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń. Dziś jest to portal korporacyjny do zarządzania informacjami, zasobami oraz komunikacją wewnętrzną Kancelarii. 

Do października 2008 roku wewnętrzny portal informacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM) był obsługiwany przez strony WWW, które służyły do przekazywania informacji i ogłoszeń dla pracowników, umożliwiały pobieranie dokumentów czy formularzy. Były to strony niespójne, realizowane
i zarządzane „ręcznie”
– ocenia Dariusz Nowak-Nova, Naczelnik Wydziału ds. Informatyki Biura Administracyjnego KPRM. Kancelaria potrzebowała narzędzia, które usprawni organizację pracy, zapewni szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych do podejmowania decyzji, ułatwi wymianę wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników. Chcieliśmy też doprowadzić do sytuacji, w której każdy zainteresowany pracownik merytoryczny może publikować treści w intranecie, bez pomocy informatyków.

Dlaczego SharePoint

Początkowo zakładano, że portal powstanie w języku PHP i będzie wykorzystywał systemy CMS (Content Management System), umożliwiające publikowanie treści. W trakcie postępowania przetargowego pięć firm zaprezentowało pięć różnych rozwiązań. Jedynie Bonair pokazał coś, co nie było zwykłym CMS-em -  technologię SharePoint, która dawała znacznie większe możliwości niż proste publikowanie treści - mówi Dariusz Nowak-Nova.
Ostatecznie o wyborze środowiska Microsoft Office SharePoint Server 2007 zadecydowało kilka czynników, m.in. jego ścisła integracja z aplikacjami biurowymi z pakietu Office, wykorzystywanymi w KPRM, skalowalność platformy oraz łatwość konstruowania systemu przy użyciu predefiniowanych modułów funkcjonalnych, a także specjalizowanych kontrolek webowych (Web Parts) wzbogacających sposób prezentowania informacji. Technologia SharePoint jest bardzo elastyczna. Umożliwia kształtowanie systemu jak z plasteliny - z gotowych, lecz konfigurowalnych modułów, które można modelować według potrzeb -  podkreśla Dariusz Nowak-Nova. Ponadto jest to środowisko bardzo przyjazne dla użytkownika.
Zaawansowany, ale intuicyjny w obsłudze system CMS umożliwia publikowanie wielu typów informacji przez osoby nietechniczne, bez angażowania personelu informatycznego. Użytkownicy portalu, dysponujący odpowiednimi uprawnieniami mogą sami tworzyć strony serwisu, w czym pomagają im predefiniowane szablony stron i gotowe wzorce witryn tematycznych z predefiniowanym interfejsem użytkownika, układem prezentacji treści na stronach oraz zawartością.

Zrozumieć nowy system

Wstępne prace wdrożeniowe wymagały ustalenia przez pracowników każdego z departamentów KPRM, jakie informacje z ich punktu widzenia powinny być dostępne w intranecie, co chcieliby komunikować innym. Jak przyznaje Dariusz Nowak-Nova, na tym etapie brakowało jeszcze świadomości, że intranet nie musi być statycznym rozwiązaniem, lecz może służyć do dwustronnej komunikacji i pracy grupowej. - Trzeba było uświadomić użytkownikom, z jakiego rodzaju rewolucją będą mieli do czynienia, żeby ich pomysły nie ograniczały się do stwierdzenia, że chcą opublikować takie zarządzenia, taki dokument - relacjonuje Dariusz Nowak-Nova. Potrzebne były demonstracje działania systemu, pokazujące i wyjaśniające, na czym polega zmiana. Po tym etapie, informacje o oczekiwaniach stały się bardziej precyzyjne.
Musieliśmy też zorientować się, na ile jesteśmy w stanie zmienić nasze uregulowania wewnętrzne
i przyzwyczajenia, żeby zamówienia wewnętrzne związane ze sprzętem biurowym, eksploatacyjnym czy przeprowadzkami przenieść na platformę elektroniczną, likwidując  zgłoszenia papierowe
– dodaje Nowak-Nova.
Oczekiwania pracowników, funkcje przyszłego systemu intranetowego oraz  jego architektura zostały opisane w dokumencie projektowym, który stanowił podstawę do dalszych działań.

Płynnie, krok po kroku

We wdrażanym intranecie znalazło się 20 elementów, np. ogłoszenia, formularze wniosków, wzory
i szablony pism, plany budynku, biuletyny elektroniczne, pulpit pracy grupowej. Były one sukcesywnie opracowywane, udostępniane do testów, poprawiane w razie potrzeby aż do uzyskania akceptacji.   
Podczas wdrożenia KPRM pracował na dwóch środowiskach – produkcyjnym i testowym. Pracownicy departamentu, dla którego dany element  intranetu był przygotowywany, dostawali go do testu, korzystali
z niego i zgłaszali swoje poprawki. Przyjęliśmy zasadę, że zgłoszenia będą przekazywane na bieżąco,
a firma wdrożeniowa będzie od razu wprowadzać poprawki. To zapewniło płynność prac
wdrożeniowych – stwierdza Dariusz Nowak-Nova.
Intranet wystartował produkcyjnie w październiku 2008. Znacznie wcześniej, bo pod koniec kwietnia 2008 została uruchomiona Elektroniczna Skrzynka Podawcza, by zgodnie z rygorem ustawowym Kancelaria mogła ją udostępnić obywatelom od 1 mają 2008. ESP nie jest wykonana w technologii SharePointowej, ale przekazywane przez nią podania czy dokumenty są importowane do intranetu za pomocą odpowiedniego interfejsu stworzonego w SharePointcie. Ponieważ Kancelaria musi potwierdzić odbiór każdego dokumentu przekazanego na ESP, pomiędzy ESP a intranetem ustawiono serwer pocztowy, który – w uproszczeniu -  pośredniczy w komunikacji między urzędem a obywatelem.
Jednocześnie z pracami wdrożeniowymi odbyły się trzy rodzaje szkoleń. Najbardziej zaawansowane dla administratorów, dotyczyło administrowania bazą danych i aplikacją. Prezentowało też możliwości rozszerzania funkcji SharePointa przez dział informatyki. Drugą szkoloną grupą byli użytkownicy zaawansowani, którzy nie muszą mieć wiedzy informatycznej, ale powinni wiedzieć, że SharePoint umożliwia łatwe dodawanie nowych funkcji, które nie musiały być przewidziane na początku wdrożenia. Ta grupa to liderzy w poszczególnych departamentach, dzielący się wiedzą z innymi osobami w swoich działach. Dla trzeciej grupy użytkowników zostały opracowane szkolenia e-learningowe, uruchomione
w ramach SharePointa jako klasyczna witryna pomocy.

Przybyło możliwości

Wdrożony portal intranetowy KPRM służy do gromadzenia, udostępniania oraz wymiany informacji między komórkami organizacyjnymi oraz pracownikami wewnątrz Kancelarii. Z jego poziomu można sprawdzać pocztę, pisać dokumenty, zarządzać zadaniami dla pracowników.
- Oprócz klasycznych dla każdego intranetu elementów w portalu Kancelarii zostały wprowadzone dodatkowe moduły i możliwości.  Jedną z najważniejszych jest dwustronna komunikacja – w module do realizacji zamówień publicznych pozwala przygotować całą procedurę w systemie, a w module do zarządzania awariami przez dział IT – umożliwia przyjmowanie zgłoszeń, oraz delegowanie zadań na poszczególnych pracowników – wymienia Dariusz Nowak-Nova.
Przyjrzyjmy się bliżej kilku modułom. 

Przydatne drobiazgi

Największą popularnością cieszy się w intranecie książka telefoniczna. Kiedyś w sieci można było znaleźć imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu stacjonarnego oraz e-mail pracownika. Teraz jednocześnie wyświetla się numer pokoju, który jest powiązany z planem budynku; także można na nim zobaczyć, w której części gmachu dany pokój się znajduje.
Z kolei moduł rezerwacji zasobów umożliwia rezerwację przez intranet sal i ich wyposażenia. Diagram kalendarzowy z odpowiednimi salami pokazuje, kiedy, które pomieszczenia są dostępne. Przeniesienie tej procedury na platformę elektroniczną radykalnie zmniejszyło zużycie papieru – twierdzi Dariusz Nowak-Nova. Rzadziej dostajemy pisma z prośbą o wyposażenie stanowiska w komputer czy przygotowanie jakiegoś pomieszczenia na konferencję na papierze. Stopniowe eliminowanie dokumentów papierowych jest możliwe dzięki temu, że konsekwentnie popularyzuja się formularze elektroniczne. Napisane zostały w aplikacji InfoPath z pakietu MS Office, a SharePoint pozwala publikować je w intranecie, tak by można było je wypełniać w przeglądarce.

Elektroniczne formularze zamówień

Wszystkie zamówienia wewnętrzne KPRM - na materiały biurowe, wyposażenie, zgłoszenia zakupów, zgłoszenia awarii itd. - będą w przyszłości realizowane elektronicznie. Na razie obowiązują jeszcze 2 formy formularzy. Formularz tradycyjny  wypełniany w komputerze, ale później drukowany i przesyłany pocztą wewnętrzną w postaci papierowej. Formularz elektroniczny   wypełniany w komputerze, zatwierdzany elektronicznie przez przełożonego i przesyłany dalej w systemie, aż trafi do komórki odpowiedzialnej za realizację zamówienia. Dane wprowadzone do formularza trafiają do baz danych, w których zarejestrowane są materiały. Docelowo nastąpi integracja tych danych z Systemem Inwentaryzacji Majątku. Po planowanej integracji zamówienie będzie realizowane na podstawie informacji ilościowych z baz danych.

Praca grupowa na dokumentach

SharePoint umożliwił stworzenie dla poszczególnych departamentów wydzielonych witryn, na których pracownicy danej komórki mogą wspólnie opracowywać dokumenty. - Dzięki powiązaniu SharePointa z aplikacjami Microsoftu można opublikować w intranecie dokument np. przygotowany
w Wordzie. Nie trzeba go przesyłać mailem, by zainteresowane osoby mogły edytować go, wprowadzać zmiany i poprawki.  Robią to na serwerze, a odpowiednie mechanizmy chronią przed nadpisywaniem wprowadzonych poprawek
– wyjaśnia Dariusz Nowak-Nova..
Zachowana została struktura uprawnień do dokumentów, rejestrowane są wprowadzane zmiany
i zapisywane kolejne wersje dokumentu. O tym, że dokument został zmodyfikowany zainteresowane osoby są powiadamiane e-mailem. Tą samą drogą dostają też informacje o pojawieniu się nowego dokumentu.
Przeniesienie pracy grupowej do intranetu pozwoliło zmniejszyć obciążenie poczty elektronicznej,
a u nas pracuje się na sporej ilości dokumentów o dużej objętości – ocenia Nowak-Nova.

Zarządzanie zadaniami, pracownikami i projektami

Portal dostarcza także narzędzi usprawniających przepływ informacji i zadań w zespole. Biblioteki zadań umożliwiają przełożonym grupowanie zadań i przydzielanie ich pracownikom, którzy są o tym powiadamiani e-mailem. W intranecie odpowiedzialne za dane zadanie osoby mogą uaktualniać informacje o stanie jego realizacji, co od razu jest widoczne na stronie dostępnej dla przełożonego. Pracownicy
w swoim domyślnym widoku widzą zadania, które zostały im przypisane wraz z informacją o osobie zgłaszającej i priorytecie zgłoszenia. Możliwe jest prezentowanie zbiorczych zestawień realizowanych zadań w postaci czytelnych diagramów. W ten sposób przełożeni mogą łatwiej monitorować obciążenie pracowników  i  przydzielać zadania odpowiednio do możliwości konkretnych osób.

Standaryzacja i automatyzacja procesów

Wydział ds. Informatyki wykorzystuje narzędzie do bieżącej obsługi zadań, problemów, uwag
i błędów zgłaszanych przez pracowników. Mechanizmy i gotowe komponenty portalu ułatwiają standaryzację i automatyzację procesów zarządzania projektami realizowanymi w KPRM. Intuicyjny i wygodny interfejs pozwala na szybkie harmonogramowanie zadań oraz efektywne zarządzanie zasobami projektowymi. Dostępne narzędzia służą m.in. do definiowania i przydziału zasobów, przygotowywania raportów o stanie kluczowych wskaźników wydajności projektów. Raporty te są przygotowywane z wykorzystaniem usług Excel Services, dzięki czemu diagramy i wykresy z raportu prezentowane są bezpośrednio w portalu. Można je łatwo modyfikować i odświeżać  dane, na podstawie których powstały. Interesującą funkcją jest prezentowanie grupy zadań powiązanych ze sobą w widoku wykresu Gantta bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności używania dedykowanego oprogramowania.

Idziemy dalej

Intranetowy portal jest stale rozwijany. Dodawane są nowe funkcjonalności, które nie były przewidziane w trakcie wdrożenia. Wiele z nich dział informatyki wdraża, wykorzystując przygotowane przez Microsoft aplikacje dla SharePointa. - Gdy zorientowaliśmy się, że są to w dużej mierze gotowe środowiska, zaczęliśmy je implementować już po zakończeniu podstawowego wdrożenia. Dlatego dzisiaj jesteśmy dalej, korzystamy z większej liczby funkcji niż w chwili uruchomienia nowego intranetu. Możemy też bardziej świadomie planować kolejne moduły i sposób ich powiązania z następnymi modułami – mówi z satysfakcją Dariusz Nowak-Nova.
Jak podkreśla Naczelnik Wydziału ds. Informatyki Biura Administracyjnego KPRM, intranet, który kiedyś nazywał się systemem komunikacji wewnętrznej, teraz stał się portalem  korporacyjnym
z prawdziwego zdarzenia. Jest tak przygotowany, by mógł spójnie łączyć się z trzema dużymi, obecnie wdrażanymi systemami: obiegu dokumentów, ERP i zarządzania majątkiem. Systemy, które działają i będą działać w KPRM-ie stworzą jednorodne środowisko, w którym SharePoint - dzięki swojej plastyczności - umożliwia budowania interfejsów ułatwiających przełączanie się między dużymi, kluczowymi aplikacjami.

 

Fakty o wdrożeniu

Co: 
Portal intranetowy realizowany w technologii Microsoft Office SharePoint Server 2007,  Elektroniczna Skrzynka Podawcza ESP, połączona z intranetem.

Gdzie:
Warszawa, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.

Kiedy:
kwiecień 2008 – umowa wdrożeniowa
1 maja 2008 – instalacja i uruchomienie ESP
maj 2008 – analiza i opracowanie projektu rozwiązania
czerwiec-wrzesień 2008 – sukcesywna budowa prototypów poszczególnych rozwiązań, testy wewnętrzne, instalacja testowa, testy akceptacyjne poszczególnych elementów intranetu
październik 2008 – start produkcyjny

Struktura intranetu w KPRM
Na jednej fizycznej maszynie zostały postawione dwa serwery wirtualne. Na jednym znajduje się baza danych MS SQL 2005, na drugim zaś środowisko SharePointa. Intranet, oparty na aplikacji Office SahrePoint Server 2007, jest dostępny dla wszystkich pracowników KPRM w zakresie zgodnym
z przydzielonymi uprawnieniami.
SharePoint będzie zintegrowany z dużymi, kluczowymi  systemami, obecnie wdrażanymi w KPRM, takimi jak Elektronicznym System Obiegu Dokumentów, ERP, System Zarządzania Majątkiem. SharePoint komunikuje się również z Elektroniczną Skrzynką Podawczą – ustawowo wymaganą w Kancelarii funkcją, umożliwiającą składanie elektronicznie podań przez obywateli i instytucje.

Korzyści z wdrożenia
– sprawniejsza i efektywniejsza realizacja zadań związanych z zarządzaniem zasobami oraz komunikacją wewnętrzną
- możliwość integrowania online rozproszonych zasobów
– ułatwione gromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji biznesowych oraz kluczowych wskaźników efektywności działania, a także ich dynamiczne wizualizowanie za pomocą znanych narzędzi
- szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych przy podejmowaniu decyzji
- sprawne wyszukiwanie i wykorzystywanie potrzebnych danych
- obniżenie kosztów procesów wewnętrznych
- wyeliminowanie drogi papierowej w wielu aspektach funkcjonowania Kancelarii
- możliwość bezpośredniego dzielenia się wiedzą, informacjami i doświadczeniami przez pracowników