Referencje

Microsoft Dynamics AX w firmie CD Projekt

CD Projekt potrzebował systemu klasy ERP niemal od ręki.

W dodatku oczekiwał, że będzie on elastyczny, by można było dostosować go do specyficznych potrzeb, i tak wydajny, że udźwignie przetwarzanie setek tysięcy rekordów miesięcznie. MS Dynamics AX wdrożony przez firmę Bonair rozwiązał problem.

Przed uruchomieniem MS Dynamics AX spółka CD Projekt wykorzystywała dwa osobne systemy: Handlowy i Finansowo Księgowy. Niestety, ze względu na problemy z wydajnością, ograniczenia funkcjonalne oraz trudne i kosztowne aktualizacje konieczne było wdrożenie nowego rozwiązania.

System potrzebny od zaraz

Podstawową bolączką starego rozwiązania w CD Projekcie był brak integracji systemów handlowego i finansowo-księgowego, co rodziło różne komplikacje. - Pracownicy korzystali przede wszystkim z systemu handlowego, z którego dane trzeba było importować do systemu finansowo-księgowego. Ale ze względu na mankamenty mechanizmu synchronizacji danych miedzy tymi systemami, pojawiały się błędy. Aby ich uniknąć, prowadziliśmy rozrachunki w obu systemach oddzielnie - dane wprowadzane w części sprzedażowej odtwarzaliśmy w programie FK i sprawdzaliśmy ich poprawność. To była podwójna robota - twierdzi Robert Wesołowski, Dyrektor Finansowy CD Projekt Sp. z o.o., odpowiedzialny za wdrożenie. - Mieliśmy bieżący podgląd sprzedaży, ale nie mogliśmy śledzić, jak w ciągu miesiąca buduje się wynik spółki.

Ponieważ system handlowy był w dużym zakresie modyfikowany, uniemożliwiało to jego prostą aktualizację do nowszych wersji. Spółka CD Projekt bazowała więc na przestarzałym rozwiązaniu. Dostosowywanie go do bieżących przepisów było czasochłonne, kosztowne, aż wreszcie okazało się niemożliwe. - Z wdrożeniem nowego systemu zwlekaliśmy, jak długo się dało. Tymczasem kolejna zmiana stawki VAT rodziła problemy operacyjne, nie dałoby się jej uwzględnić w dotychczasowym systemie. Musieliśmy zastąpić go innym rozwiązaniem

Wybrano system Microsoft Dynamics AX przede wszystkim ze względu na jego elastyczność i możliwość przystosowania do potrzeb firmy. - Potrzebowaliśmy systemu, które daje się łatwo modyfikować, dostosować w jak największym stopniu do specyfiki naszej firmy. Opcja, że wybieramy system, do którego my się naginamy nie bardzo nam odpowiadała - opowiada Robert Wesołowski. - Handlujemy grami komputerowymi, a podstawą ich dystrybucji są kontrakty licencyjne, które rozlicza się w specyficzny sposób, niespotykany w innych dziedzinach gospodarki. Dlatego od razu było wiadomo, że podstawową wersję AX trzeba będzie mocno zmodyfikować, by spełniła nasze oczekiwania.

Jeszcze jeden warunek był istotny - wydajność. CD Projekt generuje dużą ilość dokumentów i wymienia je z firmami zewnętrznymi, a intensywny ruch odbywa się w obie strony. Spółka miesięcznie wystawia tysiące faktur, a jej system przechowuje i przetwarza kilkaset tysięcy rekordów. Uznano, że AX nie będzie miał z tym problemu.

Liczy się nie tylko cena

Decyzja o tym, że wdrożenie przeprowadzi Bonair nie była przypadkowa. Firma wygrała z konkurencją m.in. korzystniejszą ceną i większą liczbą dni szkoleniowych.
- Cena była jednym z głównych czynników, ale ważna dla nas była też opinia o firmie, zaproponowany zespół wdrożeniowy i jego doświadczenie. W dodatku Bonair świadczy usługi serwisowe i ma specjalny zespół do obsługi powdrożeniowej, co oznacza, że będzie do dyspozycji klienta w razie potrzeby, a nie w przerwie w pracy przy kolejnym wdrożeniu - z tego co wiem, mało która firma to oferuje - ocenia Robert Wesołowski. - No i Bonair aż tak bardzo nie przestraszył się napiętego harmonogramu wdrożenia, podczas gdy inni twierdzili, że oczekujemy rzeczy praktycznie niemożliwych.

Sprostać wyzwaniom

CD Projekt oczekiwał, że system wystartuje w 5 miesięcy od podpisania umowy. – Mieliśmy świadomość, że to krótki termin, jak na wdrożenie wymagające sporej analizy potrzeb, przygotowania modyfikacji, testów, szkoleń. Dlatego już na wstępie ustaliliśmy, że w tym czasie zostanie zrealizowane tylko niezbędne minimum projektu, tzn. przeniesienie funkcjonalności z poprzednich systemów i integracja z wszystkimi zewnętrznymi systemami, które pozwalają na funkcjonowanie firmy. Natomiast modyfikacje, które poprawiają ergonomię pracy, usprawniają poszczególne procesy istotne z punktu funkcjonowania organizacji, będzie można wykonać na etapie działania produkcyjnego systemu.

Przed zespołem wdrożeniowym - 5 konsultantów i 5 programistów z Bonair oraz 10 osób po stronie CD Projektu - stało więc nie lada wyzwanie. I sprostał temu.

- Jest to najszybsze wdrożenie nowego systemu w mojej kilkunastoletniej praktyce - twierdzi z dumą Krzysztof Jasek, Product Manager w firmie Bonair. - Zaczęliśmy wdrożenie w listopadzie, a w kwietniu była premiera Wiedźmina i do tego czasu wszystko musiało być gotowe. Analiza trwała 2 miesiące do końca grudnia 2011 r. Od stycznia tego roku zaczęliśmy wdrożenie, w ramach którego musieliśmy zrobić wszystkie modyfikacje i interfejsy, obliczone na 150 dniówek.

Z kolei Robert Wesołowski podkreśla, że CD Projekt wdrażał AX i w tym samym czasie zmieniał operatora logistycznego. - To było duże wyzwanie, bo to rdzeń naszego biznesu. Wszystko robiliśmy tuż przed premierą Wiedźmina i Diablo 3 – niezwykle istotnymi wydarzeniami dla klientów i dla nas. Musiało się powieść.

Dotrzymanie napiętego harmonogramu było możliwe dzięki obustronnemu zaangażowaniu. CD Projekt precyzyjne definiował swoje potrzeby i ustalał priorytety zadań, co bardzo pomagało w pracy. Z drugiej strony pracownicy Bonair potrafili optymalizować czas pracy nad projektem, wykorzystując swoją metodykę wdrożenia, nastawioną na osiąganie efektów w krótkim czasie.

Obok terminowego zamknięcia wdrożenia drugim priorytetem było dopasowanie systemu do potrzeb i specyfiki CD Projektu. - Musieliśmy drugą stronę nauczyć, jak my funkcjonujemy. Przekazanie tej wiedzy w sposób zrozumiały dla odbiorcy było jednym z większych wyzwań - ocenia Robert Wesołowski. - Cały proces wdrożeniowy, a szczególnie ustalanie specyfikacji wymagań systemu, był wsparty szeregiem spotkań wspólnych i wewnętrznych w każdej z firm, nie mówiąc już o wymianie maili i przeprowadzonych rozmowach telefonicznych.

Pracochłonna implementacja interfejsów

Zdaniem kierującego wdrożeniem Krzysztofa Jaska, najwięcej trudności i pracy kosztowała implementacja interfejsów oraz szeroko rozumiana obsługa korekt.

CD Projekt, jako firma dystrybucyjna, współpracuje z wieloma sieciami handlowymi, m.in. Auchan, Real, Tesco, Media Markt, Saturn, Empik. Wszelkie dane, jak zamówienie, potwierdzenie wysyłki, potwierdzenie przyjęcia i faktury wymienia się elektronicznie w formacie ECOD. Implementacja takiego interfejsu była pracochłonna, bo różne sieci stosują różną interpretację tych samych formatów dokumentów. System AX musiał wszystkie różnice uwzględniać. Przykładowo, elektroniczna faktura dla Tesco różni się od elektronicznej faktury dla Auchan mimo deklaracji stosowania tego samego formatu.

Drugi zaimplementowany interfejs umożliwia komunikację z operatorem logistycznym, czyli zewnętrzną firmą, która w swoim magazynie przechowuje produkty dystrybuowane przez CD Projekt. Interfejs ten służy do informowania operatora, kiedy przyjdzie towar, kiedy i jakie produkty ma przygotować do wysyłki dla klienta, czyli konkretnego sklepu. System Dynamics AX wysyła te komunikaty elektronicznie, cyklicznie odbiera potwierdzenia od operatora, a na koniec generuje fakturę elektroniczną dla klienta.

Sprawna obsługa tysięcy korekt

Ta funkcjonalność systemu uwzględnia kilka rodzajów faktur korygujących, m.in. korekty związane ze zwrotem towaru, specyficzne korekty cenowe, gdy sklep dokonuje przeceny produktów na półkach oraz korekty faktur ze starego systemu. - Przy tych ostatnich istotnym elementem wdrożenia był import faktur historycznych z trzech lat. Dzięki temu, że mamy już praktykę w tym zakresie z poprzednich wdrożeń i odpowiednie mechanizmy, ten proces przeprowadzamy szybko i sprawnie.

Faktury korygujące z tytułu zwrotów nie są wystawiane przez AX automatycznie, trzeba zrobić to w systemie "ręcznie", ale pakiet modyfikacji wykonanych przez Bonair ułatwia i przyspiesza całą operację.

Dostosowanie do specyfiki firmy

CD Projekt wykorzystuje dodatkowe aplikacje służące do realizacji nietypowych zadań, jak naliczanie kosztów licencji czy wyliczanie back bonusów dla kontrahentów. Je również należało zintegrować z Dynamics AX. - Dane z programu do naliczania kosztów licencji są eksportowane do AX i tam księgowane. Podobnie jest w przypadku aplikacji, która wylicza, czy naszym kontrahentom należą się dodatkowe rabaty za osiągniecie progu sprzedaży, za akcje marketingowe i inne tego typu usługi - wyliczenia te robione są na podstawie parametrów z umów zapisanych w aplikacji, a także danych z AX o obrocie z danym kontrahentem.

Specyfika dystrybutora wymagała ponadto uwzględnienia w systemie obsługi gratisów oraz gadżetów reklamowych, czyli towarów przekazywanych nieodpłatnie i rozliczanych w koszty CD projektu. W AX został też zamodelowany proces sprzedaży do sieci punktów prasowych, a także sprzedaż do wypożyczalni filmów.

Ergonomia korzystania z systemu

Zgodnie z przyjętymi ustaleniami, już po starcie produkcyjnym systemu Bonair proponował różne usprawnienia i dalsze modyfikacje operacji finansowo-sprzedażowo-magazynowych, zwiększające ergonomię pracy w AX. - Przykładowo zautomatyzowaliśmy proces wyszukiwania dokumentów do korygowania przy obsłudze zwrotów. Jeśli wykazy zwracanych towarów są dostępne w pliku .csv, podczas importowania system sam proponuje dokumenty, które powinny zostać skorygowane. Wcześniej trzeba było wyszukiwać je ręcznie, co było bardzo pracochłonne i zajmowało wiele czasu – podkreśla Krzysztof Jasek. Zawężaliśmy też pewne listy wyboru, czy podpowiadaliśmy wartości wymiarów finansowych w dokumentach – wszystko to zapobiega błędnemu wprowadzaniu danych i minimalizuje pomyłki użytkowników.

Powody do zadowolenia

AX działa dopiero od dwóch miesięcy, więc za wcześnie, by całościowo oceniać efekty wdrożenia. Ale widać już zalety przejścia no nowy, zintegrowany system. - Wszystko jest na bieżąco robione w jednym systemie. Na pewno księgowość ma mniej pracy, bo nie musi robić importu z systemu handlowego. Dla mnie istotne jest, że pracuję na stabilnej bazie danych i stabilnym systemie. Że można go rozwijać i poprawiać - wylicza Robert Wesołowski. - Zresztą tak już się dzieje, bo mamy kolejne modyfikacje, które sprawdzamy i wdrażamy, poprawiając ergonomię i wydajność pracy z systemem.

Fakty o wdrożeniu

Co
Microsoft Dynamics AX (Finanse, Środki trwałe, Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, Formularze) - 27 licencji.

Gdzie
CD Projekt Sp. z o.o. - wydawca i dystrybutor gier na komputery PC oraz konsole oraz dystrybutor filmów DVD oraz Blu-ray wytwórni Walt Disney Studios Home Entertainment.

Kiedy
Listopad – grudzień 2011 - analiza potrzeb.
Styczeń - kwiecień 2012 - wdrożenie i modyfikacje systemu, integracja z dodatkowymi aplikacjami.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

  • Jeden zintegrowany system zamiast dwóch
  • Model danych przygotowany do analiz - umożliwi w kolejnych krokach wdrożenie systemu kontrolingowego
  • Bardziej szczegółowe i spójne dane
  • Większa możliwość dostosowania systemu do procesów w firmie

 

NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJONALNOŚCI MICROSOFT DYNAMICS AX DOSTOSOWANE DO POTRZEB CD PROJEKTU

  • Interfejsy do wymiany dokumentów z sieciami handlowymi (np. Auchan, Real)
  • Interfejs do komunikacji z operatorem logistycznym
  • Obsługa zwrotów
  • Obsługa korekt, w tym związanych z przecenami produktów w sklepach i korekt faktur ze starego systemu
  • Obsługa gratisów
  • Obsługa kolportażu i wypożyczalni